Описание сформированных отчетов

4.4 Описание сформированных отчетов

Отчет «Студенты ВУЗа»

Отчет создан с помощью мастера.Выводится вся информация о студента ВУЗа: ФИО, домашний адрес, № зачетки, контактный телефон, пол, дата рождения, форма обучения, ФИО мамы, ФИО папы, контактная информация о матери и отца. Данный отчет состоит из 8 страниц. Вид отчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.1.

Студенты

ФИО Борисова Т.Н.

Дата рождения 12.12.1212

№Зачетки 08/222

Контактный телефон 8-093-672-65-23

Домашний адрес г.Донецк, ул. Пролетарская

Пол женский

Форма обучения очная

ФИО матери Пупкина О.Е.

ФИО отца Пупкин Б.А.

Контактная информация отца ОАО ДМЗ, автослесарь, 8-093-456-78-32

Контактная информация матери ОАО ДМЗ, бухгалтер, 8-067-678-09-87

Группа ИС07А

ФИО Вольмар П.Р.

Дата рождения 11.09.1990

№Зачетки 07/467

Контактный телефон 8-063-676-87-79

Домашний адрес г. Торез, ул. Берегового

Пол мужской

Форма обучения очная

ФИО матери Вольмар Е.Е.

ФИО отца Вольмар Р.Г.

Контактная информация отца НК "Garage", ди-джей,8-098-678-89-90

Контактная информация матери с/к "Красотка", парикмахер,8-050-012-45-

Группа ПО07А

23 января 2009 г.Страница 1 из 8

Рис. 4.4.1 – Отчет в режиме вид

Отчет «Заявление на поселение в общежитие»

Отчет создан с помощью конструктора. Выводится бланк, где можно написать заявление на поселение в общежитие.

Вид отчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.2.

Заявление на поселение в общежитие

Прошу поселить меня, ________________________________,

(Ф.И.О.)

проживающего(ую) в___________________________,

(домашний адрес)

в общежитие. С правилами проживания и размером оплаты ознакомлен. Обязуюсь их нарушать правила и своевременно вносить оплату.

____________ ____________

Дата подпись

Рис. 4.4.2 – Отчет в режиме вид

Отчет «Архив»

Отчет создан с помощью мастера.

Выводится вся информация о студентах, которым более 25 лет.

Вид отчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.3.

Рис. 4.4.3 – Отчет в режиме вид

4.5 Описание макросов

1) Макрос: «Печать отчета»

Название: Печать

Назначение: Печать отчета

Макрокоманда: Печать.

Функционирование макроса: при запуске макроса осуществляется печать отчёта.

2) Макрос: «Архивирование»

Назначение: Архивация устаревших данных.

Имя макроса: Заполнение архива.

Функционирование макроса: Запускается макрос «Архив» в результате чего происходит добавление в архив устаревших данных. Макрос основан на запросах «Заполнение архива» (добавление устаревших данных в Архив)

3) Макрос: «Архивирование»

Назначение: Архивация устаревших данных.

Имя макроса: Очистка архива.

Функционирование макроса: Запускается макрос «Архивирование» в результате чего происходит удаление информации из текущих таблиц. Макрос основан на запросах «Очистка архива» (удаление устаревших данных из текущих таблиц).

5) Макрос: «Autoexec»

При запуске Access автоматически запускается Главная форма.

5 Уровни доступа к СУБД

Описание групп пользователей

В разработанной СУБД выполнены три уровня доступа: гость, пользователь и администратор.

Гость может заходить в базу без пароля. Данный уровень доступа не позволяет вносить или редактировать какую-либо информацию. Доступными являются лишь просмотр информации.

Пользователь может зайти в базу лишь под паролем «1». Данный доступ отличается от предыдущего доступа тем, что пользователю позволяется вносить и корректировать изменения в базе, но «Архив» студентов остается закрытым.

Администратор может зайти в базу под паролем «2». Имеет полный доступ ко всей базе. Права администратора неограниченны. Он может редактировать структуры таблиц, изменять и удалять любые данные. Далее – более подробно о правах пользователей.

Гость

Как сказано ранее, этот пользователь заходит в базу без пароля и не имеет в ней никаких прав на изменение данных – лишь их просмотр и печать на принтере. На всех формах кнопки «Добавить запись», «Сохранить запись» и «Удалить запись» недоступны. Кнопки «Архив» в форме «Вход» так же недоступны. Область действий – просмотр данных из базы и распечатка их на принтере.

Пользователь

Для входа в базу под правами пользователя необходимо знать пароль. Права Пользователя отличаются от прав предыдущего пользователя лишь тем, что он имеет доступ к кнопке «Общежития.

Администратор

Для входа в базу под правами администратора необходимо знать пароль. Он не имеет никаких ограничений в: может изменять, добавлять и удалять любые данные в базе, изменять структуру таблиц и форм.

Выводы

За время создания курсового проекта и написания пояснительной записки была досконально изучена предметная область проекта; разработана концептуальная модель БД: объект-отношение; выбрана реляционная модель для создания эффективной БД

В БД была организована целостность данных посредством ввода каскадного удаления между некоторыми объектами. Была обеспечена защита данных посредством ввода различных групп пользователей и запроса пароля.

Разработка имеет интуитивно понятный графический интерфейс, позволяющий даже с минимальным знанием компьютера провести автоматизацию учета студентов в ВУЗе. Таким образом, система готова к эксплуатации. Она может обеспечить пользователю поступление необходимой информации, а также облегчить получение статистических наблюдений.

Разрабатываемая база позволяет получить всю необходимую информацию о студентах ВУЗа.

Приложение А

 

Техническое задание

А 1 Общие сведения

Полное наименование курсового проекта (КП) “База данных «Автоматизация учета студентов»”. Условное обозначение БД.

КП проектируется студенткой третьего курса Государственного университета информатики и искусственного интеллекта, факультета Автоматизированных систем управления (АСУ), группы САУ-06 Гололобовой Анастасией Сергеевной.

Задание выдано кафедрой программного обеспечения интеллектуальных систем (ПОИС) по дисциплине " Организация баз данных и знаний".

А.2 Этапы разработки и сроки выполнения

Сроки выполнения приведены в таблице А.1.

Таблица А.1 График выполнения курсового проекта

Вид работы	Сроки выполнения
Получение задания на разработку.	3.09.08
Постановка задачи: формулировка, исходные данные, результаты, определение требований к программному продукту	3.09.08-17.09.08
Подбор и изучение предметной области.	17.09.08-24.09.08
Определение структура базы данных.	24.09.08-8.10.08
Создание базы данных.	8.10.08-12.11.08
Отладка и тестирование.	12.11.08-19.11.08
Написание пояснительной записки.	19.11.08-10.12.08
Защита курсового проекта.	5.01.09

А 3 Назначение и цели создания проекта

БД разрабатывается для систематизации обработки данных о студентах, обучающихся в ВУЗе.

Целью создания базы данных является обеспечение целостности и компактности хранимых данных, увеличение скорости получения информации об интересующих студентах, понижение трудозатрат по обработке данных.

А 3.1 Сведения об объекте автоматизации

Объектом автоматизации данного курсового проекта является процесс анализа, обработки, поиска, удаления и учета информации о студентах в ВУЗе.

А 3.2 Сведения об условиях эксплуатации КП

Данная БД разрабатывается с использованием СУБД Access, которая оснащена инстинктивно понятным интерфейсом и может использоваться широким кругом пользователей нуждающихся в учете информации о студентах. Данной БД может пользоваться любой пользователь, умеющий пользоваться компьютером.

 

А 4 Требования к проекту

А 4.1 Требования к КП в целом

КП в целом должен:

- иметь обширную систему помощи, включающую сведения о КП в целом, руководство по использованию отдельных частей, корректные сообщения об ошибках пользователя, если таковые имеются; осуществлять добавление, изменение, удаление и поиск информации из имеющейся БД;

- обеспечить не избыточность, компактность, целостность хранимых данных.

А 4.2 Требования к задачам и функциям КП

Проектируемый программный продукт должен реализовывать следующие задачи:

- иметь систему помощи, т.е. выдавать корректные сообщения при ошибках, возникающих в процессе работы;

- позволять получать информацию по определённым запросам пользователя. (запросы на выборку, на добавление и удаление записей в архиве, запросы для создания пользовательских форм и отчетов). А так же:

-         хранить информацию о студентах;

-         хранить информацию о группе;

-         хранить информацию о специальности;

-         хранить информацию о факультете;

-         хранить информацию об общежитии;

-         хранить информацию о комнате;

-         корректный выбор информации по какой-либо характеристике;

-         поиск по ключевым словам.

А 4.3 Требования к видам обеспечения

А 4.3.1 Требования к программному обеспечению

К программному обеспечению (ПО) предъявляются следующие требования:

- монитор типа SVGA;

- операционная система- Microsoft Windows 98 и выше;

- установленная прикладная программа Access 2003 из программного пакета Microsoft Office.

А 4.3.2 Требования к техническому обеспечению

Техническое обеспечение должно удовлетворять следующим требованиям:

- тип компьютера- INTEL 5x 86;

- объем памяти RAM 16Мб;

А 4.3.3 Требования к организационному обеспечению

К программной документации предъявляются следующие требования:

- наличие технического задания;

- пояснительной записки, включающей приложения.

Приложение Б

ЗАПОЛНЕННЫЕ ТАБЛИЦЫ

 

Приложение В

 

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ

В.1 Инсталляция

Для установки приложения достаточно скопировать его файлы в любую папку на компьютере.

В.2 Начало работы с программой

В.2.1 Запуск приложения

После запуска приложения, первое окно которые вы видите - это форма входа в СУБД под названием «Вход», на которой расположены кнопки трех видов пользователей: Гость, Пользователь, Администратор.

После выбора одного из типа пользователя выводится форма пароля.

В.3 Руководство администратора

При входе в базу администратору необходимо ввести пароль «2». Если же пароль окажется неверным, система сообщит об ошибке и попросит повторить попытку или отменить выполнение действия и вернуться на предыдущую форму.

В.3.1 Возможности администратора

В СБД возможности администратора неограниченны. Он имеет право редактировать содержимое базы через пользовательский интерфейс, либо перейти к окну БД и вручную править содержимое таблиц.

Только администратор имеет права добавлять в БД новых врачей и выполнять архивацию и восстановление устаревших данных.

В.4 Редактирование содержимого базы

Из главного окна «Вход» можно попасть на форму "Главная".

В.4.1 Порядок внесения новых данных

Все данные в БД зависимы друг от друга (например, добавление студента осуществляется через добавление факультета, специальности, затем группы и только потом самого студента), и следовательно, необходимо выполнять следующую последовательность при внесении нового студента в базу:

1.                 Факультет

2.                 Специальность

3.                 Группа

4.                 Личная информация о студенте (ФИО, место проживания, № зачетки, год рождения и т.д.)

При добавлении все данные являются обязательными!

В.4.2 Редактирование данных

Редактирование данных можно осуществить только в окне БД в таблицах. Этим способом осуществляется и удаление.

Удалить с помощью форм можно лишь устаревшую информацию. Эту функцию осуществляет форма «Архив».

В.4.3 Архивация и восстановление данных

Для перехода к окну архивации выберите кнопку "Архив" в форме

«Главная». В открывшемся окне администратор может выбрать действие, которое ему необходимо выполнить:

1.                 Обновить архив

2.                 Просмотр архива

3.                 Очистить архив

При архивации в таблицу "АРХИВ" будут занесены все данные о студентах, которым более 25 лет. Очистка архива удаляет все данные без возможности восстановления!

 

В.5.Просмотр отчетов

Выбирая соответствующие кнопки на формах «Студенты ВУЗа», «Комнаты», а также некоторые другие связные формы можно осуществить просмотр и печать) отчетов.

 

В.5.1 Отчеты

База позволяет получить следующие отчеты:

1.    Заявление на поселение в общежитие

2.    Студенты ВУЗа

3.    Архив

Список использованных источников

1.       Михеева В., Харитонова И. Наиболее полное руководство Microsoft Access 2000 – СПб.: БВХ – Санкт-Петербург, 2000. – 1088с.:ил.

2.       Пасько В. Access 97 – К.: Издательская группа BHV, 2000. – 368с.

3.     Э. Феддема Эффективная работа: Microsoft Access 2002. – СПб.: Питер, 2003. –944 с.: ил.