Навигация
Требования к бланкам документов
10472
знака
0
таблиц
0
изображений
1.2. Требования к бланкам документов
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.
1.3. Правила машинописного оформления документов
Основные правила при оформлении документов:
– текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;
– первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;
– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
– реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;
– расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;
– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;
– точку в конце заголовка не ставят;
– в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;
– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
1.4. Подготовка и оформление основных видов документов
Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Организационными документами являются :
устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.
Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.
Распорядительными документами являются:
приказ, распоряжение, указание, инструкция.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.
Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Информационно - справочными документами являются:
протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
2. Технология работы с документами
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
– документы, поступающие из других организаций (входящие);
– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
– документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие на предприятие проходят:
– первичную обработку;
– предварительное рассмотрение;
– регистрацию;
– рассмотрение руководством;
– передачу на исполнение.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:
– постановку документа на контроль;
– проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
– проверку и регулирование хода исполнения;
– учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.
Заключение
В ходе практики были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.
В дальнейшем это позволит правильно оформлять документы при работе на предпри
Похожие работы
... работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления. 2. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, ...
... производительности труда Для того чтобы рассчитать рост производительности труда [31], необходимо вычислить производительность труда «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: (4) Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации [30] по формуле: , (5) где — ...
... и качественное исполнение, поиск документов; - Эффективная автоматизированная обработка документов. Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов ...
... 03 Отдел кадров 2 04 Бухгалтерия 5 05 Отдел работы с клиентами 8 Всего 67 Глава II. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам ...
0 комментариев