Основные возможности Microsoft Оffice Outlook

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО–ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» Контрольная работа

по дисциплине: Программные средства офисного назначения.

на тему: «Основные возможности Microsoft office Outlook »

 

Выполнил:

Студент 2 курса

Заочной (на базе ВПО) сокращенной формы обучения

Волосова Анна Константиновна

г. Волгоград 2009г.

Содержание

Введение

1.  Время и информация под контролем

1.1 Быстрый поиск нужной информации 1.2 Средства для планирования повседневной работы

2. Связь без границ

2.1 Предоставление только требуемой информации

2.2 Совместное использование информации

3. Безопасность и управляемость

3.1 Эффективный контроль поступающих сообщений электронной почты

3.2 Сохранность личной информации и информации организации

3.3 Предотвращение потери данных в рабочих файлах

3.4 Исправление ошибок в отправляемых сообщениях

Заключение

Список использованных источников

 

Введение

 

Outlook является самым «офисным» из всех приложений Microsoft Office. Даже его простейшие функции позволяют решать целый ряд разнообразных офисных задач, в целом же его возможности практически неисчерпаемы. Но отнюдь не все пользователи и далеко не всегда используют их в полной мере. Рядовые служащие при работе с Microsoft Outlook чаще всего выполняют следующие действия:

·  имеют дело с электронной почтой: создают, отправляют, получают и печатают сообщения, работают с почтовыми папками, подписывают сообщения, устанавливают правила обработки сообщений;

·  планируют свое рабочее время: создают записи о встречах и событиях в календаре, настраивают оповещения, просматривают календарь;

·  ведут контакты: добавляют и просматривают записи;

·  работают с задачами: создают задачи и отслеживают их выполнение;

·  пользуются заметками: создают, редактируют, оформляют и удаляют их.

По сравнению с другими основными приложениями Microsoft Office 2007, внешне Outlook 2007 менее всего отличается от своих предыдущих версий. Однако в нем появились и новые возможности, и новые команды, и… новые проблемы.

1. Время и информация под контролем

 

Чтобы улучшить управление временем и информацией, программа Office Outlook 2007 предоставляет ряд новых и расширенных возможностей, начиная с быстрого поиска и заканчивая интеграцией задач в календаре. Эти средства облегчают решение задач поиска, управления, сортировки и обработки огромных объемов данных, с которыми пользователь сталкивается каждый день.

 

1.1 Быстрый поиск нужной информации

 

·  Мгновенный поиск. Office Outlook 2007 предоставляет новый быстрый способ поиска сведений независимо от того, в какой папке они находится. Теперь Outlook использует ту же технологию поиска, что и Microsoft Windows, и обеспечивает быстрое получение результатов независимо от размера почтового ящика. Кроме того, была улучшена структура визуального отображения. Теперь как только отдельный результат поиска становится доступен, он сразу же отображается на экране, а поиск в это время продолжает выполняться. Процедура поиска теперь отображается в одном и том же месте независимо от целей применения Outlook. Можно также переслать запрос поиска в службу поиска на рабочем столе Windows и выполнить поиск в любом месте на компьютере.

·  Цветовые категории. Новая возможность «Цветовые категории» позволяет быстро и наглядно настраивать элементы и делать их непохожими друг на друга, что облегчает поиск нужной информации. Предположим, что требуется назначить цветовую категорию всем элементам определенного проекта. Назначение одной и той же цветовой категории сообщениям электронной почты, календарям и задачам поможет визуально определить все элементы данного проекта. При необходимости в дальнейшем можно будет выполнить поиск и сортировку по цветовым категориям. Дополнительные сведения см. в статье «Назначение цветовой категории сообщению электронной почты».

·  Роуминг цветовых категорий. По умолчанию цветовые категории сохраняются теперь в файле данных, а не в реестре Windows. При использовании учетной записи Microsoft Exchange категории будут доступны на всех задействованных компьютерах.

·  Пользовательский интерфейс, ориентированный на результат. Программа Office Outlook 2007 имеет новый, более понятный и интуитивный интерфейс, что облегчает создание, форматирование и обработку электронной почты. Теперь имеется доступ ко всему разнообразию функций и возможностей Outlook из одного и того же места в сообщении электронной почты.

·  Просмотр вложений. Используя новое средство, вложения можно просматривать в области чтения при помощи одного щелчка мышью. Это существенно экономит время и позволяет просматривать вложения в контексте сообщения электронной почты.

·  Свернутая область переходов. Для увеличения рабочей области теперь можно уменьшить область переходов до вертикальной панели кнопок, сохраняя при этом быстрый доступ к избранным папкам и другим представлениям. Дополнительные сведения см. в статье «Свертывание и развертывание области переходов».

·  Имена Yomi. Программа Office Outlook 2007 поддерживает японские имена Yomi в разделе «Контакты».

·  В календаре изменилось представление «Неделя». В программе Office Outlook 2007 введено новое представление недели. Прежняя структура в виде двух столбцов напоминала на обычный календарь. Новое представление похоже на представления рабочей недели предыдущих версий.

·  Уровень подробностей по умолчанию. Изменен уровень подробностей по умолчанию для представления «Месяц». Дополнительные сведения см. в статье «Изменение уровня детализации в представлениях календаря «Неделя» и «Месяц»».