Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы

5. Чтобы результат вычислений появился в активной ячейке, необходимо выйти из режима ввода формулы.

·           <Enter> завершает ввод формулы, и переводит курсор в следующую ячейку.

·           “Зеленая галочка” на панели ввода формулы завершает ввод формулы, и оставляют курсор в той же ячейке.

Рис. 4. Ввод формулы.

Например, если в ячейке D2 должна помещаться разность чисел из ячеек B2 и C2, то после установки курсора на D5 следует указать мышью на B2, ввести с клавиатуры знак “-”, указать мышью на C2 и нажать <Enter> или “зеленую галочку”.

В формулах можно использовать числовые константы (-4,5), ссылки на блоки (D4), (A3:D8), знаки арифметических операций, встроенные функции (СУММ, МАКС, SIN и т.д.)

Таблица 2.

Операция	Обозначение в формуле	Пример
Возведение в степень Умножение Деление Сложение Вычитание Равно	^ * / + - =	=3^2 =А8*С6 =D4/N5 =B2+5 =9-G6
Меньше Больше Меньше или равно Больше или равно Не равно Диапазон Объединение диапазонов Максимум Минимум	< > <= >= <> : ; МАКС МИН	=СУММ(А1:С10) =СУММ(А1;А2;А6) =МАКС(А3:С5) =МИН(Е2:Р7)

3.2 Редактирование данных

При вводе данных Вы можете ошибиться и должны уметь исправлять ошибки. Конечно, Вы можете просто ввести в ячейку с ошибочными данными новое правильное значение, но если исправить требуется один - два символа, то целесообразнее отредактировать содержимое ячейки.

Отредактировать данные Вы можете различными способами, но курсор ЭТ должен стоять на редактируемой ячейке.

1. Перейдите в режим редактирования содержимого ячейки. Это можно сделать одним из следующих способов:

·           Щелкнете левой клавишей мыши в строке формул.

·           Нажмите <F2>.

·           Дважды щелкните мышью на ячейке.

2. Текстовый курсор поставьте перед неверным символом, исправьте данные.

3. Нажмите <Enter> или “зеленую галочку” на панели инструментов, чтобы выйти из режима редактирования.

Неверный формат ячейки может быть изменен только выбором другого формата в меню Формат / Ячейка.

Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.

Например, Вы хотели ввести число 410. Интерпретация некоторых возможных при вводе ошибок приводится в таблице 19.

Таблица 3.

Ошибочный ввод	Распознанный формат	Изображение на экране
4:10 4.10 410.	время дата текст	текст 4:10 4.Окт. 410.

Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню Формат / Ячейка / Число.

Если при вводе формул Вы забыли поставить знак “=”, то все, что было набрано, запишется в ячейку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока она не будет исправлена. Некоторые ошибки, которые могут быть допущены при вводе формулы, приведены в таблице 4.

Таблица 4.

Изображение на экране	Тип ошибки
b1*b2	нет знака =
#ИМЯ?	адрес ячейки введен с клавиатуры в режиме кириллицы
открывается диалоговое окно	введено два знака операции подряд
#ЗНАЧ!	в одной из ячеек, входящих в формулу, находится не числовое значение
#ДЕЛ/0!	значение знаменателя =0 , делить на 0 нельзя

  3.3 Копирование формул

В электронных таблицах часто требуется проводить операции не просто над двумя переменными (ячейками), но и над массивами (столбцами или строками) ячеек. Т.е. все формулы результирующего массива аналогичны и отличаются друг от друга только адресом строк или столбцов.

От проведения однотипных действий в каждой ячейки строки (или столбца) избавляет следующий прием копирования формулы:

1. Убедитесь, что активна (выделена курсорной рамкой) именно та ячейка, в которой находится предназначенная для копирования формула.

2. Не нажимая на кнопки мыши, подведите указатель мыши к нижнему правому углу курсорной рамки (этот угол специально выделен).

3. Отыщите положение, при котором указатель мыши превращается в тонкий черный крестик.

4. Нажмите на левую кнопку мыши и, удерживая ее, выделяйте диапазон ниже (при копировании по строкам) или правее (при копировании по столбцам) до тех пор, пока не выделятся все ячейки, в которые вы хотите скопировать данную формулу.

5. Отпустите левую кнопку мыши.

Таблица 5.

Типы указателей мыши

	Копирование содержимого выделенной ячейки, или блока ячеек.
	Перенос блока ячеек с одного места рабочего листа на другое. При нажатой клавише <Ctrl> произойдет не перенос, а копирование.
	Выделение блока ячеек.

3.4 Относительная и абсолютная адресация

Одно из преимуществ электронных таблиц в том, что в формулах можно использовать не только конкретные числовые значения (константы), но переменные - ссылки на другие ячейки таблицы (адреса ячеек). В тот момент, когда Вы нажимаете клавишу <Enter>, в формулу вместо адреса ячейки подставляется число, находящееся в данный момент в указанной ячейке.

Другое достоинство в том, что при копировании формул входящие в них ссылки изменяются (относительная адресация).

Однако иногда при решении задач требуется, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-либо ячейку не изменялась. Для этого используется абсолютная адресация, или абсолютные ссылки.

При копировании приведенным выше способом адреса ячеек в формуле изменялись относительно.

Если необходимо, чтобы при копировании или перемещении данных адрес какой-либо ячейки в формуле не мог изменяться (например, при умножении всего столбца данных на значение одной и той же ячейки), нужно зафиксировать положение этой ячейки в формуле до того, как вы будете копировать или перемещать данные.

Для фиксации адреса ячейки используется знак “$”.

Координата строки и координата столбца в адресе ячейки могут фиксироваться раздельно.

Чтобы относительный адрес ячейки в формуле стал абсолютным, после ввода в формулу адреса этой ячейки нажмите <F4>.

Таблица 6.

Адресация		По строке
		Относительная	Абсолютная
По столбцу	Относительная	B1	B$1
	Абсолютная	$B1	$B$1

Изменение адреса ячейки в формуле, при ее копировании.

Таблица 7.

Значение адреса в исходной формуле	Вниз	Вправо
B1	B2	C1
$B1	$B2	$B1
B$1	B$1	C$1
$B$1	$B$1	$B$1

  3.5 Построение диаграмм

Одним из самых впечатляющих достоинств MS Ехсеl является способность превращать абстрактные ряды и столбцы чисел в привлекательные, информативные графики и диаграммы. Ехсеl поддерживает 14 типов различных стандартных двух- и трехмерных диаграмм. При создании новой диаграммы по умолчанию в Excel установлена гистограмма.

Диаграммы - это удобное средство графического представления данных. Они позволяют оценить имеющиеся величины лучше, чем самое внимательное изучение каждой ячейки рабочего листа. Диаграмма может помочь обнаружить ошибку в данных.

Для того чтобы можно было построить диаграмму, необходимо иметь, по крайней мере, один ряд данных. Источником данных для диаграммы выступает таблица Excel.

Специальные термины, применяемые при построении диаграмм:

·           Ось X называется осью категорий и значения, откладываемые на этой оси, называются категориями.

·           Значения отображаемых в диаграмме функций и гистограмм составляют ряды данных. Ряд данных – последовательность числовых значений. При построении диаграммы могут использоваться несколько рядов данных. Все ряды должны иметь одну и туже размерность.

·           Легенда – расшифровка обозначений рядов данных на диаграмме.

Тип диаграммы влияет на ее структуру и предъявляет определенные требования к рядам данных. Так, для построения круговой диаграммы всегда используется только один ряд данных.

Рис. 5. Создание диаграммы.

Последовательность действий, при построении диаграммы

1. Выделите в таблице диапазон данных, по которым будет строиться диаграмма, включая, если это возможно, и диапазоны подписей к этим данным по строкам и столбцам.

2. Для того чтобы выделить несколько несмежных диапазонов данных, производите выделение, удерживая клавишу <Ctrl>.

3. Вызовите мастера построения диаграмм (пункт меню Вставка/ Диаграмма или кнопка на стандартной панели инструментов).

4. Внимательно читая все закладки диалогового окна мастера построения диаграмм на каждом шаге, дойдите до конца (выбирайте “Далее”, если эта кнопка активна) и в итоге нажмите “Готово”.

После построения диаграммы можно изменить:

·           размеры диаграммы, потянув за габаритные обозначения, которые появляются тогда, когда диаграмма выделена;

·           положение диаграммы на листе, путем перетаскивания объекта диаграммы мышью;

·           шрифт, цвет, положение любого элемента диаграммы, дважды щелкнув по этому элементу левой кнопкой мыши;

·           тип диаграммы, исходные данные, параметры диаграммы, выбрав соответствующие пункты из контекстного меню (правая кнопка мыши).

Диаграмму можно удалить: выделить и нажать <Delete>.

Диаграмму, как текст и любые другие объекты в MS Office, можно копировать в буфер обмена и вставлять в любой другой документ.

4. Профессиональное оформление

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора.

Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.

5. Обмен данными

Во всех программах, написанных для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться ее буфером обмена (Clipboard), он представляет особую область памяти, представляемой операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню Правка - Копировать, либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

5.1 Текстовый редактор Word для Windows

Из буфера обмена данные поступают в Word для Windows в виде таблицы. Эта программа понимает все форматы Excel. Гарнитура и размеры шрифта также сохраняются в неизменном виде. Используя меню обработки таблиц текстового редактора можно обрабатывать в нем данные.

5.2 Экспорт

Excel может хранить рабочие листы в памяти в различных форматах. Чтобы задать свой формат, нужно выбрать команду меню Файл - Сохранить как, где есть поле Тип файла. Там имеется список форматов, в которые Excel может преобразовать свои файлы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, SuperCalc, ставился на счётные функции. Сегодня положение другое. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки.

 В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.   А.Л. Алейников . MS Excel 7.0 за 1 час. - М.: Финансы и статистика, 1997.

2.   А.В. Фpолов, Г.В. Фpолов. Пакет MS Excel и его возможности. - М.: Диалог-МИФИ

3.   «КомпьюТерра» Компьютерный еженедельник №3 за 1997 год.

4.   http://www.klyaksa.net/htm/kopilka/uchp/p9.htm