Навигация
Основные подсистемы СЭД и их функции
20470
знаков
0
таблиц
0
изображений
2. Основные подсистемы СЭД и их функции
Построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.
Рассмотрим подробнее основные подсистемы интеграции СЭД.
2.1 Системы автоматизации делопроизводства и документооборота
Функции автоматизации делопроизводства и документооборота в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции САДД не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учёта и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, а в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Помимо учёта и поиска документов базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчётов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
Система должна развиваться последовательно. Так, например, при переходе к электронному хранилищу документов, база данных системы делопроизводства должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива. При использовании средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определение текущего местоположения документа и так далее.
Преимущество САДД состоит в том, что они ориентированы на отечественные стандарты делопроизводства.
2.2 Архивы документов
Архив документов – это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. В начале 90-х появились два новых подхода к интеграции существующих данных и приложений: технология хранилищ данных и системы планирования ресурсов предприятия (EPR – enterprise resource planning). Каждый из них решал проблему интеграции, но лишь частично. Технология хранилищ данных была ориентирована на интеграцию данных, их анализ, не обеспечивая при этом интеграции приложений при проведении транзакций. Очевидное преимущество хранилищ данных в том, что они могут быть построены «вокруг» унаследованных приложений. Иными словами, эта технология не требует переписывания старых приложений, а позволяет пользоваться данными, полученными уже существующими программами. Ещё одно преимущество хранилищ данных – поэтапность их построения, повышающая отдачу от их внедрения. Следующим шагом после хранилищ данных стало создание механизмов обработки и анализа корпоративной информации. При этом работа может вестись как со структурированными данными (например, производственные и финансовые показатели деятельности компании), так и неструктурированными (ленты информационных агентств, организационные регламенты и т.д.).
Помимо собственно хранения документов, технология хранилищ данных должна обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. В отличие от поиска по атрибутам документов, архивы документов должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.
В отличие от САДД, в архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определённого в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или паролей.
Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.
Ещё одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.
К сервисным функциям архива относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеет дело архивная система, архивы подразделяют на следующие типы:
1. Статистические архивы (либо просто архивы) – системы, которые имеют дело только с опубликованными документами.
2. Динамические архивы документов (либо системы управления документами) - системы, имеющие дело как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.
2.3 Системы управления документами
EDMS-системы работают, преимущественно, на распределённых архитектурах и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. В ряде EDMS-систем реализованы ещё более мощные возможности хранения за счёт установления связей между документами (причём эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).
Любому документу в EDMS-системе присущ определённый набор атрибутов, который может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он остаётся неизменным). В EDMS-системах атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создаётся шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в EDMS-систему берётся необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.
Большинство EDMS-систем могут осуществлять поиск документов в локальных и глобальных сетях, не заостряя внимания пользователя на деталях. Это значительно увеличивает эффективность поиска файлов, которые могут принадлежать разным томам или даже располагаться на разных серверах в локальной или глобальной сети.
Большинство продуктов EDMS берут на себя всю работу по проверке прав доступа, установлению связи и пересылке файлов в сетевой среде с несколькими серверами. В EDMS-системах реализованы надёжные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам.
Можно сделать вывод, что EDMS-системы решают любые задачи делопроизводства и документооборота. Они более универсальны и осуществляют управление большими объёмами электронных документов.
Похожие работы
... , удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании. ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА 3.1 Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных ...
... документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и ...
... все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства. 2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой ...
... , а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 ...
0 комментариев