РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ООО «ИЖЭЛЕКТРОСНАБ»

2 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ООО «ИЖЭЛЕКТРОСНАБ»

В ООО «Ижэлектроснаб» присутствует централизованная организационная форма работы с документами. Свези с этим, все операции связанные с регистрацией документов тоже выполняются централизованно секретарем. Исключение составляют бухгалтерские документы. При первичной обработке входящих документов, секретарь все документы, относящиеся к бухгалтерским документам (счета, накладные, счета-фактуры и т.д.), а так же конверты с пометкой «В бухгалтерию», сразу же передает бухгалтеру Организации.

В Организации функционируют в основном документы, относящиеся к бухгалтерской деятельности, которые составляют 70 % от общего объема документооборота организации (около 2500 документов в год): счета на оплату, товарные накладные, счета фактур, акты об оказании услуг и доверенности, оформленные с помощью программы «1С». Остальные 30 % (200-250 документов в год) - относятся к организационно-распорядительным документам: заявки, письма, приказы, акты, инструкции, а так же договора: с покупателями, с поставщиками и с организациями, предоставляющими услуги.

В ООО «Ижэлектроснаб» на полученном документе в правом нижнем углу первой страницы секретарем проставляется вручную регистрационный номер, дата, количество листов документа.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В Организации регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: приказы по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу и т.д.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно у секретаря в журналах регистрации, кроме бухгалтерских документов, учет которых ведет бухгалтер Организации, входящие документы он регистрирует в журналах регистрации, а исходящие и внутренние остаются в программе «1С». Что позволяет производить быстрый поиск и информационно-справочную работу по документам при значительном объеме бухгалтерских документов.

В ООО «Ижэлектроснаб» индексы приказов по личному составу состоят из порядковых арабских цифр с добавлением литера – л/с, а для остальных документов индексы состоят из порядковых арабских цифр, без добавления буквенных обозначений (1, 2, 3), не зависимо от вида документа, деятельности, автора и возрастают в пределах года (Приложение 5). Индексы служат для учета, поиска и систематизации документов.

В ООО «Ижэлектроснаб» ведется журнальная форма регистрации. Существуют следующие журналы:

·          Входящих документов;

·          Исходящих документов;

·          Внутренних документов;

·          Приказы по основной деятельности;

·          Приказы по финансовой деятельности;

·          Приказы по личному составу.

Журнал входящих документов в ООО «Ижэлектроснаб» указан в Приложении 6.

В ООО «Ижэлектроснаб» информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, ведется с помощью журналов регистрации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

В Организации «Ижэлектроснаб» ведется журнальная форма регистрации т.к. объем документооборота невелик (порядка 250 документов в год).

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Что касается регистрации документов в бухгалтерии, я бы посоветовала не экономить на бумаге и регистрировать внутренние и исходящие документы в той форме, которая была бы предпочтительнее для такого объема документов, присущих бухгалтерии. А так же передать функции по регистрации документов секретарю.

Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М. 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.

3. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.

4. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. – М. 2003

6. Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004.

7. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М. 2004.

8. Журнал «Делопроизводство»: № 1 2008.

9. Журнал «Делопроизводство»: № 3 2008.

10. Журнал «Секретарь-референт» № 11 2007.

11. Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/enc/index.php

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

организации

______ И.О.Фамилия

Дата

ПЕРЕЧЕНЬ

Нерегистрируемых документов

 

1.         Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);

2.         Рекламные извещения, плакаты, проспекты;

3.         Копии счетов на оплату;

4.         Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

5.         Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6.         Пригласительные билеты.

Приложение 2

 

Приложение 6 к ГСДОУ

утв. Приказом Главархива СССР

От 23.05.1985 № 33

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)

Реквизиты	Пояснения по заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится на РКФ: число, месяц, год.
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится на РКФ с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступления	Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа.
Индекс поступления	Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел и другими индексами по соответствующим классификаторам.
Заголовок документа или краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется исходя из основного содержания документа.
Резолюция	Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКФ.
Срок исполнения	Проставляется число, месяц, год, арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении	Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.
Дело номер	Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

Приложение 3

 

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата получения	Входящий регистрационный номер	Корреспондент	Номер и дата документа	Краткое содержание	Резолюция	Исполнитель

 

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата	Регистрационный номер	Корреспондент	Краткое содержание	Исполнитель	Количество листов	Номер дела

Форма журнала регистрации принятых факсограмм

Регистрационный номер	Корреспондент (автор), Ф.И.О., номер телефона	Краткое содержание	Принято			Направлено
			Дата и время	Количество листов	Ф.И.О.	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя	Дата и время направления

Приложение 4

 

Примеры регистрационно-контрольных карточек

 

Лицевая сторона РКК

1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.
Корреспондент
Дата поступления	Входящий №		Дата документа	№ документа
Краткое содержание
Резолюция
Срок исполнения		Исполнитель

 

Оборотная сторона РКК

Исполнитель	Дата	Исходящий №
Куда (кому?)		Количество листов
Кем подписан		№ дела
Краткое содержание
Ход исполнения		Отметка об исполнении

 

Лицевая сторона РКК с расширенным составом реквизитов

Корреспондент
Дата поступления	Входящий №	Дата документа		№ документа
Краткое содержание			Количество листов
Генеральный директор	Резолюция		Срок исполнения
Начальник отдела	Резолюция		Срок исполнения
Исполнитель		Дата

Оборотная сторона РКК с расширенным составом реквизитов

Исполнитель	Дата		Исходящий № (промежуточный ответ)
Исполнитель	Дата		Исходящий № (окончательный ответ)
Куда (кому?)			Количество листов
Кем подписан
Краткое содержание
Ход исполнения
Отметка об исполнении		№ дела