Навигация
Автоматизированная (электронная) форма
43248
знаков
9
таблиц
3
изображения
1.3.3. Автоматизированная (электронная) форма
регистрации документов
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональные компьютеры (или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о документе вводится в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
· Быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
· Автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
· Автоматический контроль за исполнением документа;
· Возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
· Возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и др.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.
К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».
«Дело» поддерживает полный жизненный цикл документа, в том числе и автоматизирует регистрацию. При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.
При регистрации файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК системы «Дело». Для документов, которые готовятся в MS Word, реализованная упрощенная процедура регистрации из среды текстового процессора, а при большом объеме документооборота можно использовать опцию «Поточное сканирование», позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Регистрационно-контрольная карточка входящего документа
1 – Закладка «Основные реквизиты»;
2 – Закладка «Дополнительные реквизиты», содержащая при необходимости набор дополнительных реквизитов для конкретного вида документов;
3 – Панель инструментов;
4 – Поля, содержащие информацию о корреспонденте (или корреспондентах);
5 – Дополнительные разделы «Сопроводительные документы», «Адресаты» и «Журнал передачи»;
6 – Файлы, прикрепленные к РК;
7 – Поручение.
Регистрационно-контрольная карточка входящего документа
и окно с информацией об организации-корреспонденте
1 – Кнопка открывающая окно, содержащее пробную информацию об организации-корреспонденте
С целью сокращения времени, затрачиваемого на заполнение РК, в часть полей информация вносится выбором значений из справочников. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры. В системе «Дело» существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры.
Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически (по умолчанию).
Регистрационная карточка исходящего документа
с открытым окном «Выбор текста из списка стандартных текстов»
Система «Дело» позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные на основе проектов.
Существует возможность создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.
К РК могут прикрепляться файлы документов (как текстовые файлы, так и образцы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц выполняющих содержательную работу по исполнению документов.
Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.
Похожие работы
... труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения. 1.4 Схема ДОУ службы делопроизводства 2. Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов 2.1 Правила учёта документов на предприятии Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
... акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, ...
... . Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984. 6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера» 7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000. 8.Квалифицированный справочник должностей ...
0 комментариев