Роль секретаря при составлении протокола

3.1 Роль секретаря при составлении протокола

Очень важна роль секретаря, который с председателем выступает в роли хозяев, - они вместе встречают и приветствуют участников, представляют новых членов. Председатель ведет совещание, а секретарь - записи. Весьма существенны функции секретаря при подготовке совещания: выбор помещения, подбор и рассылка материалов к совещанию, контроль подготовки материалов участниками, составление и распространение протокола, забота об удобствах участников, обеспечение прохладительными напитками, контроль исправности демонстрационных средств и оргтехники (микрофон, трибуна, плакаты и графики, проектор для слайдов, компьютер, электронная почта, Интернет, доска, маркеры).

Обеспечение ясности решений, принятых в процессе совещания, и четкого их понимания присутствующими; отражение хода совещания в протоколах; обеспечение ответственного хранения протоколов совещания и их доступности для членов совещания. Важны навыки быстрого письма, оформления протокола. При записи выступлений участников требуется умение выделять главную мысль. Важно зафиксировать факты, цифры, предложения, решения. По итогам совещания секретарь оформляет и подписывает у председателя протокол.

4. Сроки хранения протоколов

В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, (утверждено Руководителем Росархива 6 октября 2000г.) образующихся в деятельности организаций, устанавливаются следующие

сроки хранения протоколов:

·           протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) — постоянно;

·           протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;

·           протоколы совещаний у руководителя организации — постоянно;

·           протоколы собраний трудовых коллективов организации — постоянно;

·           протоколы собраний структурных подразделений организации — 5 лет ЭПК;

·           протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

^{____________________________________}

¹Организация работы с документами./Под ред.проф. В.А. Кудряева. М., 2002. С. 368.

Заключение

На основе проведенной работы можно резюмировать следующее.

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы выполняют распорядительную функцию (в структуре протокола обязательно присутствует постановляющая часть).

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов - коллегий комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров.

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров).

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная или стенографическая, сокращенная и краткая.

Стенографический или полный протокол составляется на основе стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему.

Сокращенный протокол содержит достаточно полные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении это может быть учебный год).

Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.

Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит информацию об участниках заседания, о повестке дня. Основная часть содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей, начинающихся словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (печатаются без кавычек).

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают протокол председатель и секретарь.

Протокол традиционно относится к значимым для документооборота элементам. Протокол – отражение коллегиального способа принятия решений.

Список использованных источников и литературы

I. Источники

1.         Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2004.

2.         Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. N 72. - М.: Минтруда РФ, 1995.

3.         Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

4.         Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

5.         Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

6.         Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. №536.- М.: Ось-89, 2006.- 95с

II. Литература

7.         Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2003. – 208с.

8.         Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учебное пособие. – 6-е изд., исправ. и доп. – М-Новосибирск.: Инфра-М-Сибирское соглашение, 2008. – 367с.

9.         Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с.

10.       Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5]с.

11.       Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.- 592с.

12.       Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие:– М.: Проспект, 2008. – 240с.

13.       Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. – 240с.

14.       Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2004. – 384с.

15.       Стенюков М.В. Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков. – М.: А-ПРИОР, 2008. – 240с.

III. Справочные и информационные издания

16.       Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Приложение №1

ЗАО «Балтика»

ПРОТОКОЛ

20 января 2001 года № 1

Москва

Общего собрания акционеров

Об увеличении уставного капитала ЗАО «Балтика»

Председатель – генеральный директор ЗАО Петров Л.П.

Секретарь – зам. генерального директора ЗАО Ветрова Л.Н.

Присутствовали: акционеры ЗАО «Балтика» 70 человек. (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Доклад генерального директора ЗАО «Балтика» Петрова Л.П.

СЛУШАЛИ:

Петрова Л.П. об увеличении уставного капитала ЗАО «Балтика»

ВЫСТУПИЛИ:

Ладыгин П.А. – поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.

РЕШИЛИ:

Внести изменения в Устав ЗАО «Балтика» в части увеличения уставного капитала до 950000 (девятисот пятидесяти тысяч рублей) ответственный – главный бухгалтер Федорова Р.С. В голосовании приняли участие 70 акционеров. Решение принято единогласно.

Председатель Л.П. Петров

Секретарь Л.Н. Ветрова