АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ
БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи
LanDocs, разработчик – компания Ланит
Гран-Док, разработчик - Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр»
ЕВФРАТ-Документооборот v.12, разработчик –
Модули системы
ESCOM.DOC v.1.5, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»
Навигация
АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ
Автоматизированные системы контроля за исполнением
65897
знаков
1
таблица
2
изображения
1.1. АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ
Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД [16] организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».
АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:
Руководителям:
- создавать (регистрировать) новые карточки документов,
- создавать (регистрировать) новые поручения,
- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,
- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,
- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,
- осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,
- фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),
- осуществлять поиск поручений по различным критериям,
- просматривать архив выполненных и закрытых поручений,
- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,
- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,
- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.
Исполнителям:
- получать новые поручения от руководства,
- контролировать сводное состояние своих текущих поручений,
- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,
- фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),
- осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,
- просматривать архив выполненных поручений,
- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,
- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.
Преимущества АСКИД:
1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства (рис.1 прил.1).
2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.
3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений
4. Обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов (рис.2 прил.1).
1.2. CompanyMedia, разработчик – компания АйТи
Система CompanyMedia [7, 15] состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:
- подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным пользователем, согласование и передача документов на регистрацию;
- регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних служебных документов, договоров, организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;
- планирование, подготовка и проведение заседаний, а также контроль исполнения принятых решений;
- создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
- автоматическая доставка электронных документов исполнителям;
- постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между инициатором задания и исполнителем;
- подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;
- создание списка штатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персоналом;
- сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.
Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства[1, 5].
CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.
Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства [11, 15, 31]. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».
Преимущества организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:
- сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;
- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;
- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;
- система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документ-напоминание.
Похожие работы
... исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. ...
... , повысить вероятность выявления дефектов и, с другой стороны, снизить различные технико-экономические затраты на проведение контроля. 2. Проектирование системы контроля знаний 2.1 Общая структура системы По своей логической структуре система состоит из трёх частей: - подсистемы конфигурирования теста; - подсистемы тестирования; - подсистема сервиса. ...
... управления осуществляется с помощью автоматизированного модуля верхнего уровня, который также отвечает за интерфейс на посту оператора. 3.1 Требования к структуре системы Автоматизированная система управления и контроля климата в тепличных хозяйствах выполнена на базе микропроцессорной техники. По иерархическому принципу АСУ ККТХ должна подразделяться на уровни: нижний уровень: - ...
... ; - отдельная пиктограмма для форматирования; - появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм. 4.6. Техническое обеспечение. Автоматизированная система бухгалтерского учета Министерства здравоохранения Республики Тыва может функционировать при следующей конфигурации аппаратных средств: IBM совместимый компьютер с процессором 80386 фирмы Intel, ...
0 комментариев