Создание схемы базы данных

3.   Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список – сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список – поле Код, в таблице Группы – поле Учебная группа.

4.   Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы:

Задание 1. Создание таблицы Группы.

Порядок работы:

·     Выберем закладку Таблица, если находимся в другом окне.

·    

Щелкнем мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис.1.

Рисунок 1.

·     Оставим Режим таблицы и щелкнем по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

·     Переименуем Поле 1. Для этого поставим курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполним команду Формат – Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введем название поля Учебная группа и нажмем клавишу Enter.

·     Переименуйте Поле 2. Для этого поставим курсор в любую ячейку столбца Поле 2. Выполним команду Формат – Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введем название поля Преподаватель и нажмем клавишу Enter. Рисунок 2.

Рисунок 2.

·     Сохраним таблицу с именем Группы, щелкнуть по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответим отрицательно.

·     Перейдем в режим Конструктор, щелкнув по кнопке

И посмотрим, как заданы поля. Сделаем поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке – Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задаем числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.

·     Щелкнем по кнопке – Сохранить. Закроем таблицу.

Задание 2. Создание таблицы Список.

Порядок работы:

·     Выберем закладку Таблица, если находимся в другом окне.

·     Щелкнем мышкой по кнопке Создать.

·     Появится окно, в котором оставим Режим таблицы, и щелкнем мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

·     Переименуем поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат – Переименовать поле. Данные возьмем из таблицы № 1.

Таблица № 1.

Старое название	Новое назвавние
Поле 1	Код
Поле 2	Фамилия
Поле 3	Имя
Поле 4	Отвество
Поле 5	Год рождения
Поле 6	Школа
Поле 7	Класс
Поле 8	Учебная группа

·     Сохраним таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответим отрицательно.

·     Перейдем в режим Конструктор и посмотрим, как заданы поля. Сделаем поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку – Ключевое поле. Тип поля Код – счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество – текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа – числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип – числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значение этого поля надо не набивать в ручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберем вкладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы. Получим значения элементов, как показано на рисунке 3.

Рисунок 3.

·     Закроем таблицу.

В результате этой работы мы получим две не связанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 3. Создание схемы данных.

Порядок работы:

·     Щелкнем по кнопке – Схема данных.

·     В появившемся окне Добавление таблицы выделим таблицу Группы и щелкнем по кнопке Добавить. Выделим таблицу Список и щелкнем по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкнем по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

·     Увеличим окно таблицы Список, так чтобы были видны все поля.

·     Поставим мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащим ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустим мышку. Появится диалоговое окно Связи пред

ставленное на рисунке 4.

Рисунок 4.

·     Включим значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

·     Включим значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

·     Включим значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.

·    

Щелкнем по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рисунке 5.

Рисунок 5

·     закрыть схему данных, ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 4. Заполнение таблицы Группы значениями.

Порядок работы:

·     Открыть таблицу Группы в режиме таблицы.

·     Заполнить ее записями из таблицы 2.

Таблица № 2.

Учебная группа	Преподаватель
101	Верзляков С.А.
102	Белоусов А.И.
103	Масалова В.А.
104	Новикова Е.В.
105	Зачесова Т.П.

·     Сохранить таблицу и закрыть ее.

Задание 5. Создание формы для ввода данных.

Порядок работы:

·     Выбрать закладку Формы.

·     Щелкнуть по кнопке Создать.

·    

Появится диалоговое окно (рис.6), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных – Список.

Рисунок 6

·     Щелкнем по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, представленная на рис.7.

Рисунок 7.

Задание 6. Добавление в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

·     Заполнить базу данными, представленными в таблице 3.

Таблица 3

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс	Учебная группа
1.	Чернова	Кристина	Ивановна	1984	1	9	101
2.	Терещенко	Инна	Алексеевна	1983	3	10	103
3.	Истратов	Максим	Владимирович	1984	5	9	101
4.	Бондарь	Ольга	Петровна	1983	1	10	104
5.	Новоселов	Алексей	Иванович	1984	3	9	105

·     Сохранить введенные данные. Имя формы – Список. Закрыть форму.

·     Перейти в окно Таблицы. Открыть таблицу Список.

·     Убедимся, что в таблице появились новые записи.

·     Щелкнув по кнопке Сохранить, сохраним текущую таблицу.

·     Щелкнув по нижней кнопке Закрыть в правом верхнем углу, закроем таблицу.

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА:

1.   Информатика (теория) под редакцией профессора Макаровой Н.В. Москва «Финансы и статистика» 2000г.

2.   Информатика (практикум) под редакцией профессора Макаровой Н.В. Москва «Финансы и статистика» 2000г.

3.   Практикум по Access. Золотова С.И. Москва «Финансы и статистика» 2000г.