Навигация
1.4. Факс
В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь Если вы не в состоянии выслать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат — это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.
Недорогие и потому самые распространенные модели телефаксов
используют рулонную термобумагу. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и
посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа. Так как термобумага выпускается в рулонах, то и распечатанный документ скручивается что делает работу с ним не совсем удобной. Такой документ необходимо оберегать от солнца, нагревательных приборов, так как от нагрева термобумага темнеет. Контрастность и читаемость такой бумаги ухудшается и при длительном хранении. Во многих современных моделях факсов используется более плотная "супертермобумага", которая меньше скручивается, выдерживает более сильный нагрев и позволяет получить более яркую копию
После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях
Многие телефаксы, особенно сложные и дорогие модели, обеспечивают множество дополнительных функций, таких как:
- вывод документа на обычную бумагу,
- режим коррекции ошибок (факс запрашивает повторную передачу строки, в которой обнаружена ошибка),
- отложенная передача, которая позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже,
- память на несколько десятков страниц, в которую принимаются факсы, если бумага вынута или закончилась, с последующей распечаткой, в эту же память можно загрузить документы для последующей их передачи в указанное вами время или рассылки нескольким адресатам,
- отклонение ненужных вызовов - игнорирование вызовов, сделанных с телефонов, не содержащихся в памяти быстрого набора
В качестве примера такого "супертелефакса" можно привести последние модели фирмы "XEROX" Эти аппараты с лазерным печатающим устройством, использующим обычную бумагу, имеют все описанные выше возможности, а также множество других Память вмещает 35 страниц с возможностью расширения до 180 Лоток на 250 листов практически исключает возможность израсходования всей бумаги даже при большом объеме поступивших факсов Кроме того, можно заложить в память для отложенной рассылки до восьми различных документов, каждый со своим списком рассылки
При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и принимающем аппарате должны быть идентификационные коды для предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной информации Если коды передающего и принимающего аппаратов не совпадают, передача не состоится. В факсах используется также функ-ция опроса (Polling), которая позволяет вызвать передачу сообщения с другого аппарата путем простого звонка ему. Функция защищенного опроса обеспечит конфиденциальность при приеме документов: чтобы получить документ с другого аппарата, требуется знание его кода.
Заслуживает внимания многофункциональное устройство "MEDLEY", состоящее из цветного принтера, сканера и факсимильного аппарата. Такой факс/сканер/принтер сконструирован для подключения! к персональному компьютеру, с тем чтобы весь набор офисных процедур (сканирование, печать, копирование, хранение в памяти ПК и передачу документов) осуществлять с помощью одного устройства. Интересными для пользователя могут быть мопиры (mopier) HP OfficeJet 590, сочетающие возможности передачи факсимильных сообщений, копирования документов, их сканирования с возможностями цветного струйного принтера
1.5. Копировальные устройства
Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы "XEROX", хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами
Работа на ксероксе не вызывает особых затруднений Если аппарат не включен, включите его и дайте время на его прогрев В зависимости от марки аппарата оно может быть от 20 секунд до 1 - 2 минут. Затем необходимо:
- поднять крышку, положить оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло. Оригинал формата А4 кладется, как правило, в левый верхний угол стекла,
- проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1.1 или 100%;
- убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий;
- нажмите зеленую кнопку <|>,
- возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.
Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки "СТОП".
Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя способами: выбором одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в процентах.
Чтобы использовать один из фиксированных коэффициентов масштабирования, выберите его, нажимая кнопку, расположенную под рядом этих коэффициентов. Можно задать нужную вам степень увеличения/уменьшения и нажатиями кнопок "вниз" и "вверх", расположенных под индикатором масштабирования. При изготовлении увеличенных (или уменьшенных) копий оригинал и лист бумаги, подаваемые в аппарат, обязательно должны быть ориентированы одинаково. Если вы хотите на листе формата А4 сделать копию с листа формата A3, вы должны использовать обходной лоток и расположить лист для копии горизонтально.
Все шире используются ксероксы, которые могут делать цветные копии. Недостатком таких копиров является не всегда удовлетворительное совмещение цветных изображений.
В сфере малого бизнеса используются портативные копировальные аппараты фирмы "CANON", которые отличаются высоким качеством и надежностью.
Копиры Canon FC 210 и FC 230 достаточно легкие (вес - 7, 6 кг) и очень компактные аппараты, имеющие специальную ручку для переноски. Они не требуют предварительного нагрева и имеют автоматическое отключение. Скорость работы - 4 копии в минуту. Оригиналами могут быть листы, книги, альбомы формата не более А4. Копии выполняются на бумаге плотностью до 128 г/м2, кальке, почтовой открытке, пленке для диапроекторов, предназначенной для презентации.
Аппарат FC 230 имеет не только ручную, но и автоматическую подачу бумаги из стопки до 50 листов, а также автоматическое управление насыщенностью копий.
Более мощные копиры модели FC 770 работают со скоростью 12 копий в минуту. Автоматическая подача бумага производится из стопки до 250 листов. Возможно увеличение и уменьшение копии от 70% до 141%.
Похожие работы
... смерти Петра 1 кабинет был упразднен. Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1. С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. 2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине 2. У императрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: ...
... совершенствования деятельности секретаря является повышение квалификации секретаря, совершенствование условий труда (техническое оснащение рабочего стола, автоматизации ДОУ), и т.п. ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПИК «ИДЕЛ-ПРЕСС» 3.1 Повышение квалификации секретаря Одно из перспективных направлений совершенствования деятельности секретаря - ...
... силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, ...
... службу ДОУ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника. [1] 5. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, ...
0 комментариев