Понятие электронной почты. Программы Internet Mail и

4. Понятие электронной почты. Программы Internet Mail и

Outlook Express.

 

Оборудованный модемом компьютер легко превратить в многофункциональный коммуникационный центр. Основную роль здесь играют программы, которые позволяют имитировать необходимое устройство: телефон или факс-аппарат. Помимо традиционных средств связи, телефона и телефакса, в офисах фирм очень часто используют естественное для компьютерной техники средство – электронную почту.

Электронная почта – удобное и надежное средство общения, при котором надежное, что миллионы людей на визитных карточках рядом с номером телефона пишут свой e-mail.

В почтовую программу можно попасть несколькими способами. На панели инструментов браузера есть кнопка –список Почта, а в ее списке – строка Чтение почты. Выбрав ее, мы попадаем «на почту».

В Windows 95 с Internet Explorer 2 или 3 у нас в распоряжении будеи готовая почтовая программа Internet Mail. Окно ее разделено на две части – вверху список писем, внизу содержание выбранного письма. Кроме текста, письмо содержит заголовок, в котором находятся электронные адреса отправителя и получателя, а также тема. Маленькая скрепка слева от письма означает, что к письму приложен какой-то фал.

Если писем в верхнем окне много, а нам нужно найти какое-то определенное послание, можно их отсортировать по темам, отправителям или по дате получения. Для этого достаточно щелкнуть мышкой по заголовку того или иного столбца (От – от кого пришло, Получено – когда пришло, Тема – об чем базар). Письма сортируются по возрастанию. Еще щелчок – и произойдет обратная сортировка, по убыванию. Ненужное письмо можно выкинуть – встать на него в верхнем окне и нажать клавишу Del, при этом письмо сразу не стирается, а переносится в папку «Удаленные». И только удалив его оттуда, вы сотрете его.

Кроме папки «Удаленные» в этой программе есть еще три. Пришедшие к нам письма лежат в папке «Входящие». Написанные нами, но пока не отправленные письма попадают в папку «Исходящие». А в папке «Отправленные» мы можем почитать собственные письма.

Копировать и перемещать письма в любые папки можно через меню «Правка», а можно через контекстное меню письма. Так же можно копировать и перемещать целые папки. Все эти операции позволяют рационально хранить корреспонденцию.

Если на компьютере установлены ОС Windows и броузер Internet Explorer, то для работы с электронной почтой удобнее всего использовать программу Outlook Express

А устроено все довольно просто. Запускаем почтовую программу, пишем письмо в окошко, немного напоминающем окно текстового редактора, указываем в заголовке адрес получателя и отсылаем почтовому серверу своего провайдера, так называемому SMTP- серверу. Он находит в сети узел, к которому приписан наш адресат, и переправляет ему письмо, а уж тот передаст его по назначению.

Когда же приходит письмо для нас, то другой сервер нашего провайдера – РОР-сервер – принимает сообщение и хранит его на своем жестком диске до тех пор, пока мы его не прочтем. Как только оно скачано в компьютер, сервер стирает его со своего жесткого диска.

5. Создание и отправка сообщений

Создавать новые письма лучше, когда компьютер отключен от Интернета. Тому есть несколько причин. Во-первых, не тратится дорогостоящее время доступа к сети. Во-вторых, исключается возможность того, что кто-то получит доступ к компьютеру через Интернет-соединение в тот момент, когда внимание пользова­теля отвлечено. Поэтому в программах электронной почты производится едино­временная отправка писем по команде пользователя.

Для создания нового сообщения используется встроенный редактор, а само пись­мо может создаваться разными способами. В простейшем варианте оно представ­ляет собой обычный текст, но строится как Web-страница, то есть на основе эле­ментов HTML. Поэтому в письмо при желании можно добавить стандартные элементы оформления: фон, горизонтальные линии, рисунки, гиперссылки и т.д. Помимо этого письма можно создавать на основе готовых бланков: кнопка. Создать является еще и списком, позволяющим выбрать шаблон письма. Некоторые шаб­лоны весьма изящны.

К написанному письму можно присоединить дополнительный файл (attachment). Это очень удобно, если надо переслать большой объем информации или специа­лизированный документ: базу данных, электронные таблицы или что-то иное.

Пересылать дополнительные файлы желательно в виде архивов, то есть предва­рительно упаковав их специальной программой. Во-первых, это ускорит работу почтовой программы. Во-вторых, с пересылкой файлов, которые имеют размер более 400—500 Кбайт, могут возникнуть проблемы. В-третьих, архивация позво­ляет устранить возможные искажения передаваемого файла. Символ присоеди­ненного файла — скрепка, и для выбора файла служит кнопка с ее изображением.

Отправляемые сообщения могут быть помечены как срочные, и тогда у адресата они будут снабжены значком в виде восклицательного знака. Это ни к чему не обязывающая сервисная возможность, такая же, как строка «Тема», которая суще­ствует только для удобства. Обязательным в сообщении является только адрес получателя.

Созданное сообщение должно быть отправлено. Для этого служит кнопка «Отпра­вить». Ее нужно нажать до закрытия окна редактора сообщения. Если этого не сде­лать, то сообщение попадет не в папку Исходящие, а в папку Черновики, и отправить его уже будет нельзя. Физическая отправка выполняется для всех сообщений, находящихся в папке Исходящие, как уже упоминалось, после нажатия кнопки Доставить почту или автоматически.

Допустим, надо осуществить рассылку прайс-листов. Значит ли это, что прайс-лист должен создаваться в редакторе писем? Конечно, нет. Документ можно под­готовить заранее, а затем скопировать его в письмо через буфер обмена. Можно и присоединить готовый документ к письму, а само письмо выполнить в виде сопро­водительного текста. Главное — включить все документы в письмо до того, как будет нажата кнопка «Отправить», так как после изменить что-нибудь в письме уже не удастся.

Если сообщение не может быть доставлено в электронный почтовый ящик адре­сата (например, из-за того, что в адресе была допущена ошибка), то оно возвраща­ется тому, кто его отправил.