1. Загальна характеристика існуючих методів обміну даними між компонентами MS Office, їх властивості та напрямки використання.
Формат даних, що вставляються з буфера обміну
Дані, що копіюються чи видаляються в буфер, вставляються в іншу програму, якщо можливо, у форматі, доступному для редагування програмою. Наприклад, дані з книг Microsoft Excel і запису з Microsoft Access вставляються в Word як таблиці Word, зі збереженням форматування тексту і ширини стовпців. Текст із документа Word, розділений знаками табуляції, вставляється в осередки рядків і стовпців Microsoft Excel, а запису Microsoft Access вставляються в лист Microsoft Excel як рядки, причому для кожного поля виділяється окремий стовпець.
Якщо прикладка не може редагувати дані, вона вставляє їх як впроваджений об'єкт. Для редагування впроваджених об'єктів варто використовувати вихідні програми. Якщо дані не удається вставити, вони вставляються у виді малюнка, недоступного для редагування.
Для керування вставкою даних використовуйте команду Специальная вставка (меню Правка).
Впроваджений об'єкт. Дані, вставлені у файл. Будучи впровадженим, об'єкт стає частиною файлу. При подвійному щиглику впроваджений об'єкт відкривається за допомогою програми, у якій він був створений. Усі внесені у впроваджений об'єкт зміни відображаються у файлі, що містить його.
Про зв'язані і впроваджені об'єкти
Можна використовувати зв'язний об'єкт чи впроваджений об'єкт для додавання усього чи частини файлу, створеного однієї з програм Office чи будь-якою програмою, що підтримує зв'язані і впроваджені об'єкти, в інший файл. Можливе створення нового впровадженого об'єкта чи зв'язаного об'єкта з існуючого файла. Якщо даний файл був створений у програмі, що не підтримує зв'язані і впроваджені об'єкти, можливі копіювання та вставка даних з файлу для сумісного їх використання декількома програмами.
Основна відмінність між зв'язаними і впровадженими об'єктами полягає в місці їхнього збереження, а також способі відновлення даних при їхньому розташуванні в кінцевий файл.
Зв'язаний об'єкт. У випадку зі зв'язаним об'єктом, відновлення даних відбувається тільки при зміні вихідного файлу. Зв'язані дані зберігаються у вихідному файлі. Кінцевий файл зберігає тільки зведення про місце розташування вихідного файлу і відображає представлення зв'язаних даних. Рекомендується використовувати зв'язані об'єкти, якщо важливий розмір файлу.
Впроваджений об'єкт. У випадку з впровадженим об'єктом, при зміні вихідного файлу кінцевий файл не зміниться. Впроваджені об'єкти стають частиною кінцевого файлу і, будучи один раз вставленими, більше не є частиною вихідного файлу. Двічі клацніть впроваджений об'єкт для його відкриття в програмі, що була використана для його створення.
Створення нового впровадженого об'єкта
· Клацніть у документі місце, куди варто помістити впроваджений об'єкт.
· Виберіть команду Объект у меню Вставка, а потім — вкладку Создание.
· У списку Тип объекта виберіть тип створюваного об'єкта.
· Для відображення впровадженого об'єкта у вигляді значка (це зручно, якщо документ призначений для перегляду в електронному виді) установите прапорець В виде значка.
Примітки
У списку Тип объекта відображаються тільки встановлені на даному комп'ютері програми, що підтримують зв'язані і впроваджені об'єкти. При виборі типу об'єкта Лист Microsoft Excel у документ уставляється вся книга. У документі одночасно відображається тільки один лист. Для відображення іншого листа двічі клацніть об'єкт Microsoft Excel, а потім виберіть потрібний лист.Створення зв'язаного чи впровадженого об'єкта з існуючого файлу
· Клацніть у документі місце, куди варто помістити зв'язний чи впроваджений об'єкт.
· Виберіть команду Объект у меню Вставка, а потім — вкладку Создание из файла.
· У поле Имя файла введіть ім'я файлу, з якого буде створений зв'язаний чи впроваджений об'єкт, чи натисніть кнопку Обзор для вибору файлу зі списку.
· Для створення зв'язаного об'єкта установите прапорець Связь с файлом.
· Якщо прапорець Связь с файлом не був установлений, буде створений впроваджений об'єкт.
· Для відображення зв'язаного об'єкта у виді значка встановіть прапорець В виде значка.
Примітки
Команду Объект (меню Вставка) не можна використовувати для вставки графічних і деяких інших типів файлів. Для вставки графічних файлів у Word призначена команда Рисунок (меню Вставка). При створенні впровадженого об'єкта з існуючої книги Microsoft Excel у документ уставляється вся книга. У документі одночасно відображається тільки один лист. Для відображення іншого листа двічі клацніть об'єкт Microsoft Excel, а потім виберіть потрібний лист.2. Відмінності у властивостях створених, впроваджених та вставлених даних
Створення зв'язаного чи впровадженого об'єкта на основі даних з існуючого файлу
· Виділіть дані для зв'язаного чи впровадженого об'єкта.
· Натисніть кнопку Копировать чи Вирезать.
· Перейдіть до файлу, у який будуть розташовані дані, а потім клацніть місце, куди їх варто помістити.
· Виберіть команду Специальная вставка в меню Правка.
· Щоб створити зв'язаний об'єкт, виберіть Связать.
Для створення впровадженого об'єкта виберіть Вставить. У списку Как виберіть значення, що містить слово “Объект”. Наприклад, якщо був скопійований текст із документа Word, виберіть Документ Microsoft Word Объект.
Примітка. При створенні впровадженого об'єкта, заснованого на даних з існуючої книги Microsoft Excel, у документ уставляється вся книга. У документі одночасно відображається тільки один лист. Для відображення іншого листа двічі клацніть об'єкт Microsoft Excel, а потім виберіть потрібний лист.
Способи спільного використання даних у Word
Існує безліч різних способів спільного використання даних програмами Office. Вибір конкретного способу залежить від того, як будуть відображатися дані в прикладці, чи потрібно обновляти дані при їхній зміні і разом з ким вони будуть використовуватися.
| Задача | Спосіб |
| Копіювання даних з однієї програми і вставка їх в іншу програму | Копіювання і вставка |
| Швидке копіювання чи переміщення даних з одного файлу в інший | Перетаскування |
| Використання файлу, створеного в інший програмі | Імпорт і експорт |
| Створення переходу до даних в одній прикладці, оформленого шляхом виділення кольором і підкреслення чи тексту малюнка | Гіперпосилання |
| Копіювання даних з іншого файлу і відновлення копії при зміні вихідних даних у вихідному файлі | Зв'язаний об'єкт |
| Копіювання даних з файлу, створеного іншою програмою, так, щоб можна було легко змінювати дані у вихідній програмі, залишаючись у поточному документі | Впроваджений об'єкт |
| Розміщення даних у загальнодоступному місці | Відправлення даних у загальну папку на сервері Microsoft Exchange |
| Використання файлу разом з іншими користувачами, що можуть переглядати його і вносити примітки | Розсилання файлу по електронній пошті |
| Відправлення файлу іншим користувачам | Відправлення файлу по електронній пошті |
| Спільне обговорення і робота з файлом декількох учасників під час зборів по мережі | Призначення зборів по мережі |
0 комментариев