Шляхи вдосконалення обліку грошових коштів в касі

3. Шляхи вдосконалення обліку грошових коштів в касі

Облік процесу руху готівки потребує значного спрощення, вдосконалення облікових регістрів та, особливо, зменшення та уніфікації журналів-ордерів.

Необхідно відмітити, що в НДС “Семичи” первинний облік організований не у відповідності з останніми вимогами ведення бухгалтерського обліку. В багатьох первинних документах проставляються не всі реквізити, що значно ускладнює подальший облік та збільшує трудові витрати на його ведення.

При переході до ринкових умов суттєво змінились канали надходження та витрат готівки. Якщо раніше чинне місце за значенням посідав продаж продукції та заробітна плата, то зараз цей основний канал перетворився в використання готівки на підзвітні витрати, що має в собі ціль зменшення витрат підприємства (використовується підприємством для збільшення витрат і, як слідство, зменшення прибутку). Відповідно до нових умов виділяють інші надходження до каси та витрати готівки, такі як:

- видача натуральної оплати;

- видача натури по розрахунках за оренду майнових та земельних паїв, тощо.

Вдосконалення системи обліку перш за все повинно торкнутися первинної документації. Вдосконалення облікової документації і докуцентообороту має здійснюватись в слідуючи напрямках:

-  підвищення оперативності оформлення та обробки інформації процесу реалізації;

-  підвищення рівня об'єктивності аналітичної інформації, що міститься в документації;

-  підвищення контролю по обліку вибуття готівки;

-  економія витрат ресурсів та праці документування та обробку документів.

В цьому напрямку перш за все слід визначити наступні моменти. Замість виписування ордерів доцільніше було б оформляти єдину відомість на рух готівки, яку потрібно виписувати в двох примірниках під копірку (за умови, що операції по касі не автоматизовані). Вона повинна об'єднати основні реквізити тих документів, які вона заміняє, а саме: найменування, місце знаходження і банківські реквізити, підстава сума, тобто ті реквізити, що містить як прибутковий, так і видатковий ордер.

Багато часу витрачається на облікову обробку документів, тому, що вони містять ряд непотрібних для обліку реквізитів. Необхідно ліквідувати ці недоліки в типових формах.

Аналізуючи вищенаведене, ми вважаємо, що приділення уваги вдосконаленню типових форм - важлива річ, так як ці документи є основними при русі готівки.

У відповідності з Законом України “Про бухгалтерський облік і звітність в Україні” який набув чинності з 1 січня 2000 року, бухгалтерський облік на підприємстві необхідно вести у відповідності до міжнародних стандартів бухгалтерського обліку. Бухгалтерський облік ґрунтується на таких основних принципах: обачність, повне висвітлення, автономність, послідовність, безперервність, нарахування і відповідність доходів і витрат, фактична собівартість, єдиний грошовий вимірник, періодичність. Ці принципи відносять як в цілому до ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, так і до окремих підрозділів

Зміцненню грошового обігу сприяє більш повне задоволення попиту населення на товари, ріст товарообігу й обсягу платних послуг для населення. Розміри платоспроможного попиту населення визначаються як отриманими прибутками, так і системою ціноутворення. Велике значення для організації грошового обігу має притягнення тимчасово вільних засобів населення.

Таким чином, кількість грошей в обігу обумовлюється емісією Національного банки України. Наявність його активів, незалежно від напрямку росту, неминуче веде до збільшення грошової маси, що у свою чергу, через ефект мультиплікатора призводить до розширення грошової маси.

В умовах розвитої ринкової економіки основними інструментами політики і, зокрема, державного регулювання грошової маси виступає бюджетна і грошово- кредитна політика.

В умовах незбалансованого Державного бюджету і використання емісії для покриття дефіциту саме бюджетна політика обумовлює обсяг грошової маси і рівень інфляції, тобто виступає інструментом регулювання грошової маси.

Одним з перших питань вдосконалення обліку і контролю грошових коштів в досліджуємому підприємттві було б рішення про автоматизоване ведення касової книги та опрацювання касових документів.

Для цього необхідно: по-перше - придбання необхідної комп’ютерної техніки і встановлення її не лише в бухгалтерії, а і в касі; по-друге - придбання необхідного програмного забезпечення для ведення обліку згідно нової "Інструкції про застосування Плану бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій і зав'язати її локальною мережею з бухгалтерією.

А доти, поки не буде придбана програма, ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових документів можна вести в програмі Місгоsoft Ехcеl.

4. Автоматизація операцій по касі в НДС “Семичи”

Задача “Облік грошових коштів в касі” вирішуються в бухгалтерії та торговому відділі НДС “Семичи” і не є автоматизованою. Оскільки методика бухгалтерського обліку єдина і стандартизована, вибір шляху розв’язку даної задачі зводиться до вибору програмного середовища, в якому доцільніше її розв’язувати. Тут можливі два альтернативні напрямки – встановлення готової спеціалізованої бухгалтерської системи і розробка власної. З спеціалізованих систем можна виділити російський “1С” та вітчизняний “X-Door” Запорізької фірми “SoftTaxi”. Ці обидва пакети є досить потужними і гнучкими (особливо “1С”). Зокрема, одним із шляхів вирішення проблеми міг би бути вибір компонента “1С” – “1С: Бухгалтерія”, який можна додатково налаштувати на виконання деяких функцій оперативного обліку. Але на сьогодні всі спеціалізовані системи, які варті уваги, мають один суттєвий недолік – відносно високу вартість (в першу чергу це стосується сільськогосподарських підприємств). Очевидно, що якщо підприємство має на меті одержання прибутку, то так чи інакше всі управлінські рішення повинні бути економічно обґрунтованими. А для обґрунтування такого рішення, як вибір системи комп’ютеризованого обліку повинні враховуватись такі фактори, як економічна ефективність та ціна системи, і на основі аналізу цих факторів вже повинен робитись висновок про доцільність тієї чи іншої системи.

Вагомим аргументом на користь створення власної системи (наприклад, засобами Visual FoxPro) також є те, що в такій системі можна передбачити всі тонкощі і особливості, які пов’язані з обігом готівки, для здійснення оперативного обліку і елементів аналізу.

Облік руху готівки стосується бухгалтерських операцій не тільки з рахунком 30, але й з рахунками 36, 70, 63, 37 тощо. Практично задача вирішується шляхом виконання наступних дій.

На першому етапі ведеться облік надходження готівки в касу підприємства. Облік вибуття здійснюється на основі видаткових ордерів, шляхом записів в журналі операцій відповідних бухгалтерських проведень, що відображається по дебету і кредиту рахунка 30. Проведення містить дані про відповідного партнера, суму і дату здійснення операції. Надходження грошей фіксується на дебеті рахунка 30 в кореспонденції з 70. При цьому проведення також містить інформацію про суму, яку проплачено і дату здійснення операції.

Другий етап включає в себе формування звітних документів, а саме: оборотно-сальдової відомості і журналу-ордеру. Вони формуються на основі журналу операцій. Оборотно-сальдова відомість містить інформацію про сальдо (залишок) на рахунку 30 на початок і кінець місяця по дебету, кредиту, та згорнуте. Журнал-ордер містить інформацію про суми обороту по дебету і кредиту рахунку 30 в розрізі рахунків, і загальні суми обороту по дебету і кредиту.

Рішення даної задачі вимагає аналізу великої кількості паперової інформації і включає в себе видачу різноманітних звітів. При цьому дуже висока ймовірність допущення помилки, яку важко відшукати. Це вимагає надзвичайних витрат робочого часу та ручної праці, що не може забезпечити високої продуктивності. До того ж, ручна обробка інформації у вирішенні задач такого типу є морально застарілим підходом.

Тому доцільно реалізувати задачу обліку реалізації на ЕОМ, щоб спростити та прискорити її розв’язання.

Щодо вибору конкретного інструментарію для створення системи, він цілком виправдано падає на Microsoft Visual FoxPro, оскільки на підприємстві на даний момент вже працюють дві системи обліку (“Реалізація. Розрахунки з покупцями” та “Розрахунки з постачальниками”), які створені на основі цієї програми. Це створить можливість для інтеграції всіх компонентів в єдину систему, модернізації існуючих та створення нових компонентів по мірі розвитку підприємства. І що немаловажно – зекономить кошти підприємства.

Для розгляду структури розроблюваної системи обліку і аналізу та взаємозв’язку із зовнішніми об’єктами зручно представити систему у вигляді DFD-діаграм. Для даної системи можна умовно виділити три зовнішні об’єкти: покупець (постачальник), банк і бухгалтерія НДС “Семичи”. В процесі роботи системи формуються наступні результатні документи:

-  оборотні відомості;

-  узагальнені оборотні відомості;

-  сальдові відомості;

-  узагальнені сальдові відомості;

-  журнал-ордер;

-  акт звірки.

Всі ці документи надходять до бухгалтерії підприємства для здійснення оперативного, синтетичного обліку, проведення аналізу тощо.

Можна виділити наступні процеси:

-  ведення журналу операцій (процес 1);

-  формування результатних документів (процес 2);

-  друк і передача результатних документів (процес 3).

Для процесу 1 “Ведення журналу операцій” вхідними є дані, отримані з касових ордерів, що надходять від або до НДС “Семичи”, виписки, які надходять з банку. В результаті ведення журналу операцій утворюються дані про операції, які є вхідними для процесу 2 “Формуванння результатних документів”. Цей процес також використовує вхідні дані для процесу 1 для звірки і виявлення помилок. На виході процесу 2 формуються в електронному вигляді ті ж самі документи, які будуть вихідними документами для всієї системи. За допомогою процесу 3 ці документи роздруковуються і передаються в бухгалтерію підприємства.

Розглянемо детальніше процес 1 “Ведення журналу операцій”. Даний процес складається з наступних дрібніших процесів:

-  ввід і контроль інформації (процес 1.1);

-  запис на магнітний носій (процес 1.2);

-  звірка і корекція БД (процес 1.3).

Інформація з касових ордерів є вхідною для процесів 1.1 “Ввід і контроль інформації” та 1.3 “Звірка і корекція БД”. Після процесу 1.1 введена інформація про операції записується на магнітний носій (вінчестер) в файл операцій. Записана інформація використовується в процесі 1.3 при звірці і корекції БД. На виході процесу 1.3 (і всього процесу 1) – дані про операції.

В результаті декомпозиції даного процесу 2 “Формування результатних документів” одержуємо наступні дрібніші процеси:

-  формування оборотних відомостей (процес 2.1);

-  формування узагальнених оборотних відомостей (процес 2.2);

-  формування сальдових відомостей (процес 2.3);

-  формування узагальнених сальдових відомостей (процес 2.4);

-  формування журнала-ордера (процес 2.5);

-  формування акту звірки (процес 2.6).

Дані про операції є вхідними для процесів 2.1, 2.3, 2.5 та 2.6, на виході яких формуються відповідно оборотні відомості, сальдові відомості, журнал-ордер та акт звірки. Оборотні і сальдові відомості є вхідними даними відповідно для процесів 2.2 та 2.4, в яких формуються узагальнені відомості.

Процес 3 “Друк і передача результатних документів” не вимагає деталізації.

Для висвітлення технології рішення даної задачі у системі, що проектується і для порівняння її з існуючою технологією, систему зручно представити у вигляді техпроцесу. При оприбуткуванні грошей дані з прибуткового ордеру вводяться в пам’ять ЕОМ. В процесі введення даних відбувається їх перевірка на правильність, повідомлення про помилки (якщо вони виявлені) виводяться на екран монітора, і процедура вводу повторюється. Після того, як дані введені і перевірені, вони записуються на жорсткий диск ЕОМ в наступні файли: “Журнал операцій”, “Партнер” та “Сума”.

Аналогічно здійснюється ввід даних видаткових ордерів і корекція помилок. В цьому випадку дані записуються на жорсткий диск ЕОМ у файли “Журнал операцій” і “Зміст оперції”.

В результаті наступних етапів формуються результатні документи, для чого використовується інформація з файлу “Журнал операцій”. Це етапи: “Формування журнала-ордера”, “Формування оборотно-сальдових відомостей” і “Аналіз оплати і оприбуткування”.

Висновки та пропозиції

У даній курсовій роботі нами були розглянуті порядок документального оформлення та обліку одержання та використання грошових коштів, ознайомились зі станом бухгалтерського обліку грошових коштів на підприємстві. В результаті проведеного дослідження можна зробити висновок, що в цілому бухгалтерський облік ведеться у відповідності з вимогами, але нами виявлені недоліки щодо порядку заповнення окремих документів.: в касових ордерах відсутні записи окремих реквізитів, допускаються виправлення помилок не бухгалтерськими способами. Це, можливо, пов’язано з великою кількістю операцій з грошовими коштами. Тому, на мою думку, необхідно автоматизувати розрахунки по касі.

Підприємство самостійно обирає облікову політику, затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації.

Разом з тим можна визначити основні напрямки вдосконалення бухгалтерського обліку на Науково-дослідній станції “Семичи”:

впровадження прогресивних форм і методів обліку з застосуванням ЕОМ;

підготовка та підвищення кваліфікації облікового апарату;

застосування передбачених нормативними документами облікових реєстрів;

удосконалення умов праці працівників.

Використання ЕОМ дозволить мати:

-вищий рівень механізації і автоматизації облікового процесу;

-безперервність обробки інформації;

-поліпшується точність розрахунків, підвищується оперативність зведеної інформації;

-покращується взаємозв”язок планової, нормативної і фактичної інформації;

-підвищується продуктивність праці облікових працівників;

-скорочується документооборот.

В Сумській науково-дослідній станції “Семичи” облік грошових коштів ведеться згідно інструкцій та нормативних документів.

Оскільки кошти є найбільш ліквідними активами, вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки.

Визнаючи грошові потоки, слід також враховувати галузеві особливості діяльності підприємства. Сумська науково-дослідна станція “Семичи”, як промислове підприємство, має значно вищій показник грошових потоків, ніж торгівельні, збутові та інші підприємства. Це обумовлено передусім тим, що торгівельні, збутові та інші підприємства, як правило, здійснюють невеликі капіталовкладення в основні фонди.

Значення показника грошових потоків може достовірно відображати фінансовий стан лише за умови врахування стратегії його розвитку.

Список використаної літератури

1.  Закон України. Про банки і банківську діяльність - Відомості Верховної Ради України.-2001.-N25.

2.  Інструкція про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України. -К., 2005.

3.  Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм по регулюванню оберту готівки» у редакції Указу Президента України від 11.05.99 р. № 491/99.

4.  Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджений постановою Правління Національного банки України від 02.02.95 р. № 21, у редакції постанови Правління Національного банку України від 13.10.97 р. № 334, із змінами і доповненнями.

5.  Інструкція від 20.06.95 р. № 4 «Про організацію роботи з готівкового обороту установами банків України», затверджена постановою Правління Національного банку України від 20.06.95 р. № 149, із змінами і доповненнями.

6.  Інструкція від 30.11.99 р. № 291 «Про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, 30бов'язань і господарських операцій підприємств і організацій» затверджена нака30м Міністерства фінансів України.

7.  Закон України № 185/94 від 23.09.94 р. "Про порядок здійснення розрахунків в іноземній валюті".

8.  Указ Президента України "Про здійснення валютного регулювання" № 457 від 22.08.94 р. 101

9.  Постанова Верховної Ради "Про концепцію проекту закону України про валютне регулювання" від 31.10.95

10.  Інструкція НБУ №3 "Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті", затверджена постановою Правління Національного банку України від 27.05.96р. № 121.

11.  Наказ Міністерства Статистики України від 15.02.96 р. № 51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій".

12.  Інструкція № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України", затверджена постановою Правління Національного банку України № 204 від 02.08.96 р.

13.  Долан З.Дж. Деньги, банковское дело й денежно -кредитная политика. -Санкт - Петербург,- 2004.

14.  Драгун Н.И. О некоторих аспектах обращения денежной наличности. -Финансовая Украйна, 17 апреля 2006.

15.  Маркова С.М., Сарова М.С., Сидоров В.Й. Коммерческие банки и их операции.- М., 2005.

16.  Морозов А.М. Управління грошовим обігом. - Фінанси України.-2006.- N10.

17.  Общая теория денег й кредита - под ред. Е.Ф.Жукова М., 2005.

18.  Поляков В.П., Московкин П.А. Основы денежного обращения и кредита. -М., 2005.

19.  Ткаченко Н.М. Бухгалтерский облік на підприємствах України з різними формами власності,- К.: А.С.К., 2008.

20.  Кириленко С. Учет й аудит кассовмх операмий - Бухгалтерский учет й аудит. -2006. -№6.-с. б

21.  Жила В.Г. Ревізія та аудит: Навч. Посібник.-К.:МАУП, 2008.-96с-

22.  Білик М.Д., Полятикіна Л.І. Основи аудиту. - Суми: Видавництво "Слобожанщина". - 2009.- 296с.

23.  Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник/ За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - Житомир: ЖІТІ, 2000.-608 с.