Класифікації електронних документів

9. Класифікації електронних документів

Підходи до класифікації електронних документів відрізняються методологічним, концептуальним поглядом на їх сутність: головне в них – технологічна чи змістовна компонента.

Найприйнятнішими є чотири види класифікації електронних документів:

-      за носієм інформації (на гнучких магнітних дисках, магнітооптичних дисках, оптичний дисках та магнітних стрічках);

-      за інформаційною технологією (різноманітні автоматизовані системи, банки і бази даних, інформаційно-пошукові та інформаційно-довідкові системи, текстові дані, програми та програмні засоби);

-      в залежності від комплектності (лише файли на машинному носії, файли на машинному носії плюс документація на паперовому чи іншому носії);

-      за видами діяльності організації (проектна, виробнича, комерційна, фінансова, управлінська тощо).

Крім того, серед електронних можна виокремити три групи документів:

- оцифровані електронні документи;

- сучасні електронні документи;

- електронні документи, що є продуктами різних безпаперових технологій (електронна пошта, цифрові фотографії, електронні записні книжки, електронні газеті тощо).

Оцифровані документи виокремлено в окремий вид електронних документів з огляду на тенденцію до перетворення традиційних документів в цифрову форму. Таким чином, оцифровані документи, хоча й є копіями традиційних документів, однак починають відігравати самостійну роль і набувають важливого значення в житті суспільства.

Оцифровані документи – це документи, отримані в результаті конверсії паперових чи технотронних документів в цифрову форму.

Така конверсія називається оцифровуванням. Оцифровування - це перетворення документа з традиційної властивої йому форми в цифрову (комп’ютерну). В комп’ютері оцифрований документ подається у вигляді файлу.

Найпростіша технологія оцифровування, поширена достатньо широко, - сканування. Сканування дозволяє перевести ілюстративні, графічні документи, фотографії в електронну форму – в файли.

Розроблені технології оцифровування звуку і відео. Прикладами оцифровування фоно- і відеодокументів є компакт-диски і лазерні відеодиски.

Сучасні електронні документи – це документи, що функціонують лише в цифровій формі. Такі електронні документи є інформаційними продуктами останніх інформаційних технологій: Інтернет-технологій, WWW-технологій, мультимедіа. Сучасні електронні документи – це інтеграція в єдиний документ:

- вербальної інформації;

- фото;

- відеофрагментів;

- звуку;

- анімації;

- графіки.

Поєднання кількох типів інформації (тексту, графіки тощо) означає багатосередовищність, тобто (буквально) мультимедіа. Мультимедійні продукти надають користувачу різноманітну інформацію зазначених видів, поєднану в єдине ціле певною метою. Інтерактивна система мультимедіа використовує комбінацію цих складових, однак додатково знаходиться під контролем користувача й організовує діалог користувач-система.

Мультимедіа продукти дуже поширені на сьогодні і з доступністю засобів обчислювальної техніки їх стає все більше. Найпоширенішими з них є мультимедійні ігри та енциклопедії.

Особливістю сучасних електронних документів є їх багатофайловість, тобто якщо для оцифрованих документів характерне оцифровування документа в один файл (як правило), то мультимедіа продукти містять деяку кількість комп’ютерних файлів. Ця властивість характерна й для Web-сторінок Інтернету.

Сучасні електронні документи мають великий обсяг і для свого зберігання вимагають носіїв великої місткості. Найпоширенішими носіями для мультимедіа продуктів є оптичні диски CD-ROM, CD-R.

Продуктом безпаперових технологій є, перш за все, електронна пошта. Електрона пошта – це пересилання повідомлень у вигляді файлів телекомунікаційними каналами. Файл може містити повідомлення (лист, статтю тощо), малюнок, фотографію, попередньо оцифровані, а також бази даних тощо.

На сьогодні електронна пошта – один з видів сервісу як в мережі Інтернет, так і в інших телекомунікаційних каналах, що найбільш широко використовується.

Документи такого виду швидко наповнюють архіви різних установ та організацій. Зберігання здійснюється на ZIP–дискетах та CD-R.

Іншим різновидом безпаперової технології є цифрове фотографування, що стає все більш популярним. В найближчому майбутньому можливе надходження таких дискет з цифровим фото на державне зберігання.

В якості класифікаційної моделі може бути представлене також ранжування електронних документів в залежності від комбінації метаданих:

- однорангові електронні документи: документ складається з одного типу даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл певного формату;

- дворангові електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл певного формату бази даних, документи, що складаються з геометричних обєктів;

- трирангові: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в один файл певного формату;

- чотирирангові: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в кілька файлів спільного формату;

- пятирангові електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в кілька файлів різних.

Всередині кожного рангу документи можна поділяти за конкретними технологіями, в межах яких вони були створені: текстовим чи графічними процесором, типами СУБД, гіпертекстовими системами тощо.

Використана література

1.         Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" // Вісн. ДКАУ. - 2003. -№ 1. - 150 с

2.         Закон України "Про інформацію" // Голос України. - 1992. – 13 листопада.№ 6.-125 с

3.         Закон України "Про науково-технічну інформацію" // Голос України. - 1993.-23 липня.

4.         ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-07. - К.: Держстандарт України, 1994.-35с.

5.         ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. -158с.

6.         Асеев, Г.Г. Электронный документооборот[Текст]: Учеб. для студентов вузов культуры и искусств / Харьк. гос. акад. культуры. - X.: ХГАК, 2000. - 470с.

7.         Баласанян, В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием // Управление персоналом. [Текст] - 2002. - № 2. - 20 с.

8.         Кушнаренко, Н.Н. Документоведение[Текст]: Учебник. - 3-е изд., стер. - К.: О-во «Знання», КОО, 2001. - 460с. - (Высшее образование XXI века).

9.         Мешков, Д.Ю. Електронний документ[Текст]: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти. Досвід ФРН (1990-2000) // Архіви України.-2001.

10.      Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство[Текст]: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Прибор, 1995.-246с.

11.      Пріб, Г.А. Патентознавство[Текст]: Навч.посібник для дистанційного навчання / За наук. Ред. С.І. Табачнікова.- К.: Університет «Україна», 2007