Понятие эффективности и методы определения эффективности единовременных затрат на создание ИЭС

2. Понятие эффективности и методы определения эффективности единовременных затрат на создание ИЭС.

Показатель эффективности является относительной величиной, сравнивающей результаты с затратами.

Эффективность единовременных затрат рассчитывается как отношение разности между текущими затратами базового и предполагаемого вариантов к сумме единовременных затрат предполагаемого варианта и выражается формулой:

К_э – коэффициент эффективности единовременных затрат.

Поскольку (С₀ – С₁) представляет экономию (прибыль) от изменения текущих материальных затрат, то коэффициент эффективности можно рассматривать как отношение полученной прибыли от внедрения ИЭС к объёму единовременных затрат на её создание.

Внедрение новой информационной системы можно считать эффективным, если К_э > 0,12 – 0,15, то есть если фактическая эффективность больше нормативной.

Следует иметь в виду, что ряд экономистов считают, что нормативный коэффициент эффективности в размере 0,12 – 0,15 был хорош для советской экономики, развивавшейся в условиях стабильности и предсказуемости. В условиях же современной рыночной экономики в каждой сфере бизнеса устанавливается своя величина нормы прибыли (коэффициента эффективности), размеры которой устанавливаются в размере больше банковской ставки и потому не является величиной постоянной.

3. Срок окупаемости единовременных затрат.

Большое значение имеет определение времени, в течение которого полностью окупятся все единовременные затраты, связанные с созданием того или иного варианта ИЭС. Срок окупаемости является обратной величиной коэффициента эффективности.

Поэтому для определения срока окупаемости предложенного варианта ИЭС можно использовать следующие методы расчёта:

Т_ок – срок окупаемости, выраженный в годах;

К_э – коэффициент эффективности единовременных затрат на создание ИЭС (коэффициент эффективности создания ИЭС);

К – капитальные вложения на создание ИЭС;

(С₀ – С₁) – экономия на текущих затратах при новом варианте ИЭС или прибыль от внедрения ИЭС.

Размеры нормативного коэффициента эффективности (Е_н) тесно связан со сроком окупаемости единовременных затрат.

При Е_н = 0,12 срок окупаемости 8,3 года (1/0,12).

При Е_н = 0,15 срок окупаемости 6,7 года (1/0,15).

Таким образом, по предлагаемой методике если срок окупаемости ИЭС окажется меньше 6,7 – 8,3 лет, то этот вариант внедрения ИЭС следует считать эффективным.

Для сравнения: при величине банковского процента 0,04 (4% годовых), используемого в качестве критерия для определения коэффициента эффективности в новых условиях, срок окупаемости составит 25 лет (1/0,04).

Министерство общего и профессионального образования РФ

Московский государственный Университет Пищевых Производств

Кафедра Менеджмента и учета на предприятии.

Отчет по практике

Руководитель	Александров Н.А. и Козина Т.А.
Студентка	Василишина О.С.
Группа	98 – э - 20

Москва 2002 г.

Содержание:

Технико-экономическая характеристика объекта.

О компании.

Услуги компании.

Предоставление телефонных номеров цифровой сети

Местная, междугородная и международная телефонная связь

Телефонные карты предварительной оплаты MAGIC PHONE

Видеоконференцсвязь

Подключение через ISDN

Подключение через Frame Relay

Доступ в сеть Интернет

Разработка оптимальных технических решений телефонизации офисов

Дополнительные услуги

Организационная структура предприятия.

Описание подразделения, в котором проходила практика.

Общие положения об отделе.

Основные задачи отдела.

Описание предметной области и реализация поставленной задачи.

Назначение и функции подсистемы автоматизации финансовой службы (ФС).

Функции модуля «База данных Финансовой службы (ФС)».

Автоматизация операций по регистрации, акцептованию расходных документов (документов для начислений):

Автоматизация процедуры бюджетных начислений по расходным документам:

Автоматизация процедур регистрации, оформления, акцептования платежных документов:

Автоматизация процедуры планирования и движения денежных средств:

Получение отчетов об исполнении бюджета и движении денежных средств:

Формирование информации об остатках на расчетных счетах.

Ведение и просмотр базы данных справочников:

Заключение.

Литература

Приложение

1. Технико-экономическая характеристика объекта. 1.1. О компании.

Компания "Телмос" создана в апреле 1993 года Московской Городской Телефонной Сетью (МГТС) и крупнейшей американской телекоммуникационной компанией American Telephone & Telegraph International Incorporated (AT&T). В 1995 году в состав учредителей Телмос вошел крупнейший международный оператор России Ростелеком.

Компания "Телмос" предоставляет полный спектр высококачественных услуг связи в Москве, Московской области и регионах России.

Качество услуг компании "Телмос" подтверждено сертификатами качества Центра Сертификации Центрального Региона России и сертификатами соответствия системы добровольной сертификации "Интерэкомс".

В 1999 году компания "Телмос" стала победителем конкурса Минсвязи РФ в области качества связи в номинации "Операторы электросвязи".

1.2. Услуги компании.

Спектр услуг компании «ТЕЛМОС» соответствует высоким запросам и ожиданиям Клиентов и опирается на мировые стандарты и новейшие технологии.

Сегодня «ТЕЛМОС» предлагает:

1.2.1. Предоставление телефонных номеров цифровой сети

Более 700 км собственной волоконно-оптической сети и использование современных технологий позволяют компании «Телмос» предоставлять своим Клиентам полный спектр высококачественных услуг связи.

Важным достоинством компании «Телмос» является форма расчетов за переговоры. В то время как обычным для отечественных операторов является округление продолжительности телефонного разговора до 1 минуты в сторону повышения, компания «Телмос» округляет время переговоров до 10 секунд. Таким образом, разговор продолжительностью 5 мин 3 сек прочие операторы округляют до 6 мин, а ЗАО «Телмос» выставит счет всего на 5 мин 10 сек. Это позволяет клиентам компании «Телмос» существенно экономить свои средства, особенно при большом объеме международных и междугородных переговоров.

1.2.2. Местная, междугородная и международная телефонная связь

Компания «Телмос» предоставляет услуги местной, междугородной и международной телефонной связи как по аналоговой (PSTN), так и по цифровой (ISDN) сетям коммутации.

Существует возможность оптимизации маршрутов соединения с абонентами московской городской сети, наличие независимых соединений с большинством коммерческих операторов Москвы, а также приоритетный выход на международные линии Ростелекома.

1.2.3. Телефонные карты предварительной оплаты MAGIC PHONE

Существуют карточки трех номиналов: 10, 25, 50 телефонных единиц.

Преимущества телефонных карт MAGIC PHONE:

Использование любого телефонного аппарата.

Возможность пользоваться для международной и междугородной связи любым телефонным аппаратом, в том числе аппаратом старого образца (с дисковым номеронабирателем) или обычным уличным таксофоном. Личный пароль в международной и междугородной связи (PIN-код) находится на оборотной стороне карты MAGIC PHONE.

Личный контроль международных и междугородних переговоров.

1.2.4. Видеоконференцсвязь

Компания «ТЕЛМОС» предлагает услугу видеоконференцсвязи, реализованную на базе технологии ISDN.

Для проведения сеансов видеоконференцсвязи компания «ТЕЛМОС» располагает двумя комфортабельными студиями, оборудованными самыми современными системами видеоконференцсвязи. Используются системы таких всемирно известных производителей, как Picture Tel и POLYSPAN.

Студии «ТЕЛМОС», рассчитаны на размещение от 1 до 50 участников. Сеансы видеоконференцсвязи могут проводиться на скоростях от 64 до 512 кбит/с как в режиме «точка-точка», так и в многоточечном режиме, когда возможно объединение до 4 участников, находящихся в различных городах.

В настоящее время возможна организация сеансов видеоконференцсвязи с 60 зарубежными странами и большинством крупных городов России. Количество стран и городов, доступных для видеоконференцсвязи из студий «ТЕЛМОС» постоянно увеличивается.

«ТЕЛМОС» оказывает помощь в подборе студий видеоконференцсвязи в других городах и странах.

Компания «ТЕЛМОС» предоставляет Клиентам возможность бесплатно использовать дополнительное оборудование, которое может понадобиться в ходе сеанса видеоконференцсвязи:

документальную камеру, предназначенную для демонстрации документов, иллюстраций, слайдов, рентгеновских снимков, а также трехмерных объектов. При необходимости это устройство можно использовать в качестве дополнительной камеры;

специальный адаптер, позволяющий подключить портативный компьютер клиента к системе видеоконференцсвязи и в ходе сеанса показывать противоположной стороне то, что находится на экране компьютера в каждый конкретный момент;

мультисистемный видеомагнитофон, на который можно записать ход всего сеанса видеоконференцсвязи;

мультимедийный проектор, к которому при необходимости можно подключить систему видеоконференцсвязи и проецировать сеанс видеоконференцсвязи на большой настенный экран;

проектор OVERHEAD, который также может быть полезен в ходе видеосеминаров и совещаний.

Для Клиентов «ТЕЛМОС», имеющих ISDN линии, компания готова предоставить возможность проведения сеансов видеоконференцсвязи в их офисах.

Области применения видеоконференцсвязи:

Проведение корпоративных совещаний и встреч

Проведение переговоров с партнерами в других городах России и за рубежом

Дистанционное обучение

Организация дистанционных интервью при подборе кадров

Телемедицина

Юриспруденция

Передача данных

1.2.5. Подключение через ISDN

Технология ISDN (Integrated Service Digital Network) предоставляет возможность обеспечить полностью цифровой доступ к услугам телефонной связи и передачи данных. Такой доступ организуется по обычной медной паре (к которой, правда, предъявляются более высокие требования по затуханию). При организации абонентского (базового-BRA) доступа в распоряжении пользователя одновременно имеются два канала по 64Кбит/с.

Преимущества ISDN доступа:

Появляется возможность одновременно разговаривать по телефону и передавать данные.

Скорость передачи данных всегда стабильна и составляет 64 или 128 Кбит/с.

ISDN-соединение устанавливается практически мгновенно.

Это более экономичное решение для передачи данных, чем выделенный канал. А если ISDN соединение установлено постоянно, то оно вообще ничем не отличается от выделенного канала.

После установки ISDN-BRA линии появляется несколько различных возможностей ее применения. Используя ISDN адаптер (модем) с аналоговым портом можно подключить к нему свой телефон и компьютер, получая возможность одновременно разговаривать по телефону и работать в Интернете. Если же работает только компьютер, то скорость доступа не 64, а 128 Кбит/с.

В том случае, если необходимо подключить к Интернету локальную сеть, то вместо ISDN-адаптера следует установить ISDN-маршрутизатор, который имеет один или несколько портов Ethernet. Это решение можно, также использовать для объединения локальных сетей двух офисов.

При наличии оборудования для видеоконференций появляется возможность проводить сеансы видеоконференцсвязи. Для этих же целей можно использовать и видеотелефон.

Если офис только создается, то можно установить не аналоговые, а ISDN-телефоны, которые имеют расширенный набор дополнительных услуг (например, обмен текстовыми сообщениями между пользователями).

Благодаря использованию абонентской линии ISDN, появляется возможность неограниченно долгого пользования Интернетом, в то же время принимая и совершая телефонные звонки по той же линии.

1.2.6. Подключение через Frame Relay

Технология Frame Relay - это технология пакетной передачи, которая предполагает установку логического соединения (т.н. DLCI PVC) в физическом канале. Один физический канал может содержать несколько DLCI PVC.

Основным параметром каждого соединения является согласованная информационная скорость (CIR) - минимально допустимая гарантированная поставщиком услуг скорость передачи. Арендная плата за услугу Frame Relay определяется платой за канал (чем больше CIR, тем больше оплата) и платой за порт доступа (зависит от физической пропускной способности порта).

В каких случаях имеет смысл заказывать Frame Relay?

Применение Frame Relay становится выгодным, когда необходимо объединить несколько офисов. Затраты на установку и арендная плата будут ниже, чем при организации аналогичной схемы связи с использованием выделенных каналов. Это объясняется экономией канальных ресурсов и необходимостью выделения только одного порта для каждого офиса. Чем больше офисов необходимо объединить, тем значительнее экономия.

Доступ в Интернет по Frame Relay также обойдется дешевле, чем по выделенной линии.

Если ожидается низкая загруженность канала в течение суток, то будет более выгодно применить технологию Frame Relay. В этом случае можно заказать небольшую CIR (или даже CIR=0); при этом арендная плата за канал (т.е., фактически за CIR) будет минимальна.

И при аренде выделенных каналов, и при Frame Relay доступе для решения «последней мили», можно использовать как оптический, так и медный кабель, в зависимости от пожеланий и возможностей клиента.

1.2.7. Доступ в сеть Интернет

Сегодня миллионы людей во всех странах используют глобальную сеть Интернет, объединяющую множество компьютеров и позволяющую получать различную информацию и осуществлять общение между людьми. Интернет предоставляет широкие возможности для бизнеса, становясь его неотъемлемой частью. ЗАО «Телмос» предоставляет своим Клиентам следующие услуги доступа в глобальную сеть Интернет:

Услуги коммутируемого доступа по аналоговой абонентской линии;

Коммутируемое соединение по цифровой абонентской линии ISDN;

Постоянное соединение по выделенному каналу;

Подключение к Интернет-провайдеру на скорости 64-128 Кбит/с;

Постоянное виртуальное соединение с использованием протокола «ретрансляции кадров» - Frame Relay;

Услуги размещения персональных страниц;

Услуги хостинга (размещения сайтов);

Регистрация доменных имен;

Предоставление IP-адресов;

Почтовый сервис (предоставление почтовых ящиков).

1.2.8. Разработка оптимальных технических решений телефонизации офисов

В зависимости от месторасположения офиса и наличии необходимых коммуникаций «ТЕЛМОС» может предложить различные решения по телефонизации:

Если необходимо несколько телефонных номеров, то это могут быть стандартные телефонные линии.

Если количество медных пар ограничено, можно установить аппаратуру уплотнения, позволяющую передать по одной медной паре до 4-х телефонных номеров.

Если офис находится далеко от абонентских окончаний, то организуется их удлинение по оптическому или по медному кабелю и предоставляется столько линий, сколько необходимо.

Предоставленные по абонентским линиям телефонные номера можно объединить в логическую группу (т.н. бизнес-группу) так, что для сотрудников это будет выглядеть как отдельная учрежденческая АТС (с возможностью сокращенного набора номера для внутриофисной связи и множества других услуг).

Если число необходимых телефонных номеров достаточно велико, то организуется подключение УАТС по оптическому или медному кабелю;

В случае если необходимо не только разговаривать по телефону, но и обмениваться данными или иметь выход в Интернет по одной медной паре, то наиболее эффективным и недорогим решением является базовый ISDN-доступ.

1.2.9. Дополнительные услуги

ТЕЛМОС предлагает услуги международной связи по передаче данных на базе протоколов Frame Relay, X.25 и TCP/IP, доступ к SWIFT, к системам Reuters и Bloomberg, в сети Internet.

Помимо этого, ТЕЛМОС поставляет оконечное оборудование: мультиплексоры, системы передач, телефонные аппараты, оптические модемы, а также производит интеграцию компьютерных и телефонных сетей.

Таким образом, абонент, подключенный к сети ТЕЛМОС, имеет на первый взгляд обычный семизначный московский номер, пользуясь при этом всеми возможностями связи мирового уровня, и, что немаловажно, за весьма умеренную плату.

В зависимости от нужд клиента, возможна разработка оптимального технического решения телефонизации офисов: от установки одной абонентской линии до создания межкорпоративных сетей связи.

1.3. Организационная структура предприятия.

В компании «ТЕЛМОС» в настоящее время насчитывается 216 сотрудников. Компания разбита на Службы и Департаменты, которые, в свою очередь разбиты на отделы, отделы на группы. Во главе компании стоит Президент и Совет Директоров. Ниже представлена укрупненная организационная структура предприятия:

Аппарат Президента

Секретариат

Юридический отдел

Отдел кадров

Административная служба

Коммерческая служба

Отдел продаж

Отдел сопровождения существующих клиентов

Отдел продаж новых услуг

Отдел маркетинга и рекламы

Административная группа

Бухгалтерия

Отдел бухгалтерских операций

Департамент работы с клиентами

Отдел работы с клиентами

Отдел обслуживания клиентов

Финансовая служба

Департамент финансов

Отдел планирования и анализа

Отдел текущих операций

Департамент внутреннего аудита

Отдел лицензий и протокола

Экспертно – договорной отдел

Отдел управления качеством

Техническая служба

Отдел станционных сооружений

Группа по организации строительства станционных сооружений

Группа по подготовке технических решений

Отдел линейных сооружений

Группа по организации строительства линейных сооружений

Группа текущего развития

Служба эксплуатации

Департамент эксплуатации сети

Абонентский отдел

Отдел эксплуатации 5ESS

Отдел эксплуатации SDH

Отдел эксплуатации систем ПД

Отдел технической поддержки и ремонта

Департамент информационных технологий и систем

Отдел разработки и сопровождения программных систем

Отдел системного администрирования

Служба развития бизнеса

Отдел перспективного планирования

Группа разработки новых технических решений

Отдел новых технологий и услуг

1.4. Описание подразделения, в котором проходила практика.

Я проходила практику в Департаменте информационных технологий и систем в отделе разработки и сопровождения программных систем (далее ОРСПС).

1.4.1. Общие положения об отделе.

ОРСПС является структурным подразделением Департамента информационных технологий и систем ЗАО «Телмос», а его начальник подчиняется руководителю Департамента информационных технологий и систем Компании.

В своей деятельности ОРСПС руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом Компании, приказами и указаниями Президента компании, утвержденным в компании «Положением о персонале», а также другими нормативными актами.

1.4.2. Основные задачи отдела.

Выработка политики Компании в области разработки и внедрения современных информационных технологий в интересах повышения эффективности процессов управления компанией и функционирования ее подразделений.

Совместно с Руководством ЗАО «Телмос» и руководителями подразделений разработка руководящих и инструктивных документов для оптимальной организации информационных потоков между подразделениями компании.

Участие в проектировании программных систем в интересах подразделений Компании.

Разработка и внедрение программных систем, входящих в состав корпоративной информационной системы (КИС) с использованием современных средств разработки.

Программное и техническое сопровождение, развитие информационных, расчетных, бухгалтерских и других программных систем, используемых в компании.

Обеспечение интеграции программных систем КИС и используемых программных систем других фирм.

Обеспечение оформления (переоформления) сертификатов соответствия на используемые программные системы.

Администрирование пользователей КИС, разграничение доступа к информации, обеспечение безопасности информации в КИС.

Организация и проведение консультаций по информационным технологиям, используемым в компании, и обучение пользователей работе с программными системами.

2. Описание предметной области и реализация поставленной задачи.

Департамент информационных технологий и систем совместно с Департаментом финансов на основе Корпоративной информационной системы ЗАО «Телмос» разработали Подсистему автоматизации Финансовой службы. Это было сделано на основе средств MS Access на языке SQL. В данный момент система находится на стадии внедрения и требуется детальное описание ее возможностей. Целью моей практики было изучение этой информационной системы и создание Руководства пользователя.

2.1. Назначение и функции подсистемы автоматизации финансовой службы (ФС).

Подсистема автоматизации ФС предназначена для автоматизации бизнес-процессов подразделений ФС и обеспечивает автоматизацию взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками, планирования и учета движения денежных средств, планирование и учет исполнения бюджета.

Подсистема автоматизации ФС реализует следующие функции:

Автоматизация операций по регистрации, акцептованию расходных документов (документов для начислений);

Автоматизация процедуры бюджетных начислений по расходным документам;

Автоматизация процедур регистрации, оформления, акцептования платежных документов;

Автоматизация процедуры планирования бюджета и движения денежных средств;

Автоматизация процедур финансового контроля;

Получение отчетов об исполнении бюджета и движении денежных средств.

В состав подсистемы автоматизации ФС включены следующие модули:

База данных ФС (SQL_BOSS)

2.2. Функции модуля «База данных Финансовой службы (ФС)».

Модуль «БДФС» обеспечивает выполнение исследующих функций:

2.2.1. Автоматизация операций по регистрации, акцептованию расходных документов (документов для начислений):

Формирование и регистрация расходных документов

Акцептование расходных документов

Осуществление поиска расходных документов

2.2.2. Автоматизация процедуры бюджетных начислений по расходным документам:

Формирование распределения по начислениям суммы платежа, приходящегося на расходный документ

Осуществление поиска, отбора, изменения бюджетных начислений

2.2.3. Автоматизация процедур регистрации, оформления, акцептования платежных документов:

Формирование и регистрация платежного документа на основании расходного документа

Акцептование документа руководителем финансового департамента

Акцептование документа главным бухгалтером или президентом

Оформление отметки об оплате документа

Установление связи между платежным и расходным документом

2.2.4. Автоматизация процедуры планирования и движения денежных средств:

Ведение иерархического справочника расчетных статей бюджета

Автоматизация заполнения бюджетных заявок от подразделений

Формирование плана бюджета на год

Формирование прогноза исполнения бюджета

Обеспечение просмотра расходных, платежных документов и начислений по статьям бюджета

Формирование плана движения денежных средств на год

Формирование оперативного (пятидневки) плана движения денежных средств

2.2.5. Получение отчетов об исполнении бюджета и движении денежных средств:

Формирование отчетов по исполнению бюджета и остаткам бюджетных средств

Формирование отчетов об исполнении планов движения денежных средств

2.2.6.Формирование информации об остатках на расчетных счетах. 2.2.7.Ведение и просмотр базы данных справочников:

Справочник статей расчетов

Справочник видов финансовых отчетов

Справочник статусов отчетов

Справочник типов расходных документов

Справочник счетов и реквизитов

Справочник способов оплаты

Справочник типов платежа

Справочник статусов платежа

Результаты работы представлены в приложении.

3. Заключение.

В результате внедрения подсистемы автоматизации Финансовой службы SQL_BOSS значительно усовершенствовался документооборот и достигнуты следующие цели:

Полное и своевременное отражение информации о планируемом и фактическом выполнении работ/услуг, оплате работ/услуг.

Совершенствование системы бюджетного контроля.

Распределение полномочий и ответственности между Президентом, Финансовым директором и ответственным за исполнение бюджета в процессе бюджетного контроля.

Так как система находится на стадии внедрения и постоянной доработки, не исключены и дальнейшие положительные изменения в работе Компании.

4. Литература.

Все материалы для отчета – рабочие документы, предоставленные руководством и сотрудниками ЗАО «Телмос»

5. Приложение.

Результатом моей практики стала Справка по «SQL_BOSS», часть которой и представлена в данном приложении.

4. Планирование бюджета и движения денежных средств.

Планирование бюджета осуществляется, на основании заявок от подразделений, финансовой службой.

4.1. Формирование бюджетных заявок от подразделений.

Для ввода заявки необходимо:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Бюджет»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Бюджетная заявка»

Появляется следующая форма «Выберите период и подразделение»:

В форме заполнить поля и нажать «Выбрать»

Появляется соответствующая форма. Например, «Бюджетная заявка: «Финансовая служба» на Июль 2002»

Заполнение необходимо производить, начиная с «неделимых» (нижних) подстатей, вышестоящие статьи – это автоматическая сумма нижестоящих. Чтобы заполнить строки надо нажать правую клавишу мыши и выбрать «Добавить запись» или «Изменить запись».

4.2. Формирование плана бюджета на год.

На основании заявок от подразделений составляется годовой бюджет предприятия, который утверждается Советом директоров. Планирует его Финансовая служба. Для просмотра бюджетного плана необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Бюджет»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Утвержденный план на год»

Появляется следующая форма «Утвержденный план бюджета на … год»:

В этой форме статьи, помеченные «+» могут быть детализированы на более мелкие подстатьи. Для детализации статьи надо дважды щелкнуть левой клавишей мыши на «+».

Если необходима более подробная информация о заполнении той или иной статьи, то надо дважды щелкнуть левой клавишей мыши в начале строки. Появится следующая форма, в которой, перемещаясь по закладкам, можно детально рассмотреть каждую статью:

Из этой формы можно попасть в Документ для начислений, дважды щелкнув левой клавишей мыши в начале строки. Подробнее о работе с формами рассказано в разделе 4.3. Формирование прогноза исполнения бюджета.

4.3. Формирование прогноза исполнения бюджета.

Заполненная заявка от подразделений попадает в общий свод, в таблицу, которая открывается следующим образом:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Бюджет»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Прогноз исполнения бюджета»

Появляется следующая форма «Прогноз исполнения бюджета и ДДС на … год»:

→

(вернуться)

В этой форме данные представлены по месяцам, причем для каждого месяца отведены 2 столбца голубого и белого цветов. В столбце белого цвета отражены фактические начисления (из заявок подразделений), которые необязательно должны быть оплачены в указанном месяце, а в столбце голубого цвета (с буквой Д) отражена фактическая оплата счетов. В голубом столбце в сумму включен НДС.

Данные автоматически суммируются поквартально и за год.

Статья может быть откорректирована. Для этого необходимо:

Установить курсор мыши на соответствующую статью

Нажать правую клавишу мыши

Из предложенного списка выбрать нужное действие.

Иногда необходима более полная информация о том, каким образом получились те или иные цифры. В этом случае возможен подробный просмотр заполнения отдельных статей по месяцам или наоборот – заполнение всех статей за 1 месяц.

Для просмотра заполнения статьи по месяцам необходимо выполнить следующие действия:

Установить мышь в начале строки с соответствующей статьей ( → ).

Два раза щелкнуть левой клавишей мыши.

Получаем следующую форму, где более детально рассматривается заполнение соответствующей статьи:

→

Появляется форма с закладками (Расходные документы, плановые платежи, Фактические платежи, Исполнение, Плановые начисления, Фактические начисления). Просмотрев все закладки можно выявить ошибки или неточности, допущенные при заполнении Первичных документов. Выйти в Первичный документ можно, дважды щелкнув в начале интересующей строки ( → ).

Для просмотра заполнения всех статей за месяц необходимо выполнить следующие действия:

Установить мышь вверху столбца соответствующего месяца ( → ).

Два раза щелкнуть левой клавишей мыши.

Получаем следующую форму, где более детально рассматривается заполнение соответствующей статьи:

↓

Работа с появившейся формой аналогична работе с формой для просмотра заполнения статьи по месяцам (см. выше).

4.4. Формирование плана ДДС на год.

Составление плана по ДДС аналогично составлению плана по Бюджету. Форма «Утвержденный план ДДС на год» выглядит точно так же, как форма «Утвержденный план бюджета на год», с той лишь разницей, что в План по ДДС включен НДС, т.к. это реально выплачиваемые деньги. Составлением Плана по ДДС занимается финансовая служба. Чтобы просмотреть «Утвержденный план ДДС на год», необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Ден. Ср-ва»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Утвержденный план на год»

Появляется следующая форма «Утвержденный план ДДС на … год»:

4.5. Контроль разноски платежей.

Проконтролировать платежи можно, перемещаясь по нижеприведенным формам. Таким образом можно проследить за каждым видом платежей.

Для контроля разноски платежей необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Ден. Ср-ва»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Контроль учета ДДС»

Появляется следующая форма «Контроль корректности разноски платежей по дням»:

Из этой формы двойным нажатием левой клавиши мыши в начале строки можно попасть в форму «Контроль разноски платежей за …»

Далее из этой формы двойным нажатием левой клавиши мыши в начале строки можно попасть в форму «Платеж»:

Нажав кнопку «Открыть расходный документ», попадаем в Документ для начислений. Нажав кнопку «Просмотреть распределение» попадаем в форму «Распределение расходного документа», в которой можно нажать и попасть в форму «Фиксация суммы распределения». Обе эти формы представлены ниже.

Таким образом можно проследить за каждым платежом, выявить ошибки и неточности и внести необходимые корректировки.

5. Формирование отчетов об исполнении бюджета и ДДС. 5.1. Формирование отчетов по исполнению бюджета и остаткам бюджетных средств.

Для контроля за исполнением бюджета по подразделениям необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Бюджет»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Исполнение бюджета»

В «выпадающем» меню выбрать «За год» («За квартал», …) и нажать левую клавишу мыши.

Появляется следующая форма «Исполнение бюджета за … год (поквартально)»:

Просмотреть информацию об остатках бюджетных средств можно следующим образом:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Бюджет»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Остаток бюджетных средств»

Появляется следующая форма «Остаток бюджетных средств на …»:

Работа с этой формой аналогична работе с формами, описанными выше.

5.2. Формирование отчетов об исполнении планов ДДС.

Для получения отчета по ДДС необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Ден. Ср-ва»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Отчет о движении денежных средств»

В «выпадающем» меню выбрать «За год» («За квартал», …) и нажать левую клавишу мыши.

Появляется следующая форма «Отчет о движении денежных средств за … год (поквартально)»:

Эта форма абсолютно аналогична форме «Исполнение бюджета за … год (поквартально)», но отличается на величину НДС.

Просмотреть информацию об остатках денежных средств можно следующим образом:

Выбрать в верхней строке меню раздел «Ден. Ср-ва»

В «выпадающем» меню выбрать раздел «Остаток денежных средств»

Появляется следующая форма «Остаток денежных средств на …»:

Из этой формы можно попасть в форму с более детальным рассмотрением остатков, а оттуда в Документ для начислений (алгоритм см. выше). Информацию об остатках денежных средств формирует финансовая служба.

Красным цветом отмечены данные, непредусмотренные в плане.

Положение о департаменте экономики и финансов

Департамент экономики и финансов является структурным подразделением ЗАО «Телмос», возглавляется Руководителем Департамента и находится в подчинении Финансового директора.

В состав Департамента входят следующие подразделения:

отдел планирования и анализа;

отдел текущих операций

Основные задачи и направления деятельности

Организация и руководство планово-экономической и финансовой деятельностью в ЗАО «Телмос»

Организация процесса финансового планирования в ЗАО «Телмос»:

Участие в процессе формирования стратегии развития ЗАО «Телмос»; мониторинг и анализ результатов выполнения утвержденной стратегии развития;

Разработка и поддержка финансово-экономической модели с целью определения источников финансирования, выработанной стратегии развития и оценки влияния внешних и внутренних факторов на деятельность ЗАО «Телмос»;

Сбор, обобщение и анализ заявок структурных подразделений ЗАО «Телмос» по формированию годового бюджета ЗАО «Телмос»;

Формирование на основе собранной информации годового бюджета, эксплуатационных расходов, инвестиционного бюджета, бюджета финансовых операций; согласование с руководителями структурных подразделений и руководством ЗАО «Телмос»;

В рамках согласованного и утвержденного годового бюджета ЗАО «Телмос» формирование и утверждение бюджета движения денежных средств;

В рамках утвержденного плана движения денежных средств формирование ежедневного платежного графика по всем направлениям текущей деятельности;

Организация бюджетного контроля в ЗАО «Телмос»:

Контроль исполнения утвержденного бюджета ЗАО «Телмос» по доходам от основной деятельности, операционным расходам предприятия и себестоимости продаж;

Контроль выполнения прогноза поступления денежных средств от услуги связи; выявления и анализ причин невыполнения прогнозных значений;

Контроль исполнения плана движения денежных средств;

Контроль поступающих от структурных подразделений расходных документов в части их соответствия утвержденному графику платежей; визирование указанных документов и их регистрация в КБД ЭДО;

Взаимодействие со сторонними организациями в рамках деятельности департамента:

Взаимодействие с банками, осуществляющими кредитное обслуживание и принимающими платежи за услуги связи ЗАО «Телмос»;

Взаимодействие с кредитными и лизинговыми организациями, организация процесса сбора и подготовки материалов, необходимых для предоставления кредитов и лизинга;

Взаимодействие со страховыми компаниями по вопросам страхования основных средств ЗАО «Телмос»;

Текущие взаимодействия с ГНИ №4; выверка правильности и своевременности платежей в адрес налоговой инспекции, выверка состояния и контроль остатков лицевого и налогового счета в ГНИ, сдача ежемесячных налоговых расчетов и оформление корреспонденции в адрес налоговой инспекции;

Ежедневный мониторинг наличия денежных средств на счетах ЗАО «Телмос»; анализ достаточности денежных средств для финансирования текущей деятельности Компании;

Контроль за своевременным и правильным исполнением налогового календаря;

Организация процесса подготовки и контроль за своевременным представлением отчетов для руководства и акционеров ЗАО «Телмос», регулирующих органов:

Подготовка аналитических материалов и отчетов для руководства ЗАО «Телмос»;

Подготовка отчета эмитента для ФКЦБ РФ;

Подготовка ежеквартальных отчетов о результатах финансово-хозяйственной деятельности для АО «МГТС» и АО «Система Телеком»;

Ежемесячное формирование отчета о фактическом поступлении и использовании денежных средств Компании;

Подготовка финансовой отчетности в соответствии с US GAAP, перекладка российской документации согласно западным форматам;

Подготовка и предоставление необходимой финансовой информации в периоды проведения внешних аудиторских проверок;

Анализ финансовых условий и визирование хозяйственных и клиентских договоров;

Оценка и дальнейший контроль за финансово-экономической обоснованностью долгосрочных финансовых вложений (инвестиционный анализ);

Анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Телмос»;

Осуществление мероприятий по совершенствованию текущей деятельности Департамента:

Разработка и постановка раздельного учета затрат по видам услуг; анализ себестоимости услуг;

Совершенствование системы бюджетирования ЗАО «Телмос»;

Постановка задач для разработки и совершенствования интегрированной корпоративной сети;

Участие в формировании учетной политики ЗАО «Телмос».

3

Раздаточные материалы к дипломному проекту на тему: «Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы ЗАО «Телмос»
Выполнила студентка группы 98 – Э – 5

Василишина О. С.

Руководитель доц. Кусмарцева Н. В.

Функциональное моделирование процесса бюджетного управления

Бизнес – процесс бюджетного управления предприятием

Формирование бюджета предприятия

Формирование бюджетов подразделений

Информационно – логическое моделирование Примеры форм БД ACCESS

«Утвержденный план бюджета на год»

«Исполнение бюджета за год»

«Бюджетная заявка подразделения»

«Пример поискового окна»

«Таблица счетов»

Экономическая эффективность

Показатель	В настоящее время	После усовершенствования системы бюджетирования
Время, затрачиваемое сотрудниками ФС на формирование планового бюджета (мес.)	2,4	2,1
Время, затрачиваемое сотрудниками ФС на бюджетное управление в течении остальных 9 месяцев (мес.)	4,5	3,6
Средняя заработная плата всех сотрудников финансовой службы (ФС) долл/мес.	10 000	10 000
Заработная плата, выплаченная сотрудникам ФС на бюджетное управление долл/год.	69 000	57 000
Время, затрачиваемое подразделениями на формирование планового бюджета (мес.)	1,2	1
Время, затрачиваемое подразделениями на бюджетное управление в течение остальных 10 месяцев (мес.)	0,8	0,7
Средняя заработная плата руководителей подразделений долл/мес.	3 000	3 000
Средняя заработная плата сотрудников подразделений долл/мес.	1 100	1 100
Заработная плата, выплаченная подразделениям на бюджетное управление долл/год.	90 200	76 670
Экономический эффект долл/год (С0-С1)		25 530
Единовременные некапитальные затраты на разработку проекта бюджетного управления ЗАО «Телмос» долл/год (К)		7 000
Эффективность затрат		3,65
Срок окупаемости (лет)		0,27 г. (3 мес. 1 неделя)