Использование макросов в MS Access 2000

Задание

Использование макросов в базе данных Microsoft Access

Исследовать возможности Access по созданию макросов

1. Введение

Использование макросов в базе данных  Microsoft Access

С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access. Существенной особенностью Access по сравнению с такими компонентами Microsoft Office, как Word и Excel, является возможность с помощью макросов и модулей VBA Определять реакцию приложения на различные события в формах и отчетах, такие как нажатие кнопок, изменения данных, открытие и закрытие форм и отчетов, получение формой или элементом управления формы фокуса и т. д.

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедура на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.

В Microsoft Access 2000 содержится список макрокоманд, сгруппированных по категориям: работа с данными в формах и отчетах; выполнение команд, макросов, процедур и запросов; работа с объектами; импорт/экспорт данных и объектов и прочие. В категорию ” ” собранны все макрокоманды, которые позволяют влиять на интерфейс приложения.

Действия, которые могут быть выполнены с помощью макросов, очень разнообразны. Даже если вы не будете исполь­зовать макросы в своих приложениях, имеет смысл изучить эти макро­команды, поскольку их можно использовать и в процедурах VBA.

Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Как будет показано в следующем разделе, для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows, такие как перетаскивание объектов из окна База данных в специальное окно – Конструктор макросов, выбор действия из списка и ввод выражений в ка­честве аргументов макрокоманды. Поэтому, если очень не хочется изучать синтаксис языка VBA или это представляется слишком трудным, смело применяйте макросы, и вы получите приложение с достаточно большими функциональными возможностями.

Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных, наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. д.

С помощью макросов можно создать удобные меню и панели инструментов для приложения.

Однако использование макросов имеет и некоторые недостатки:

-   Возможности макрокоманд ограничены по сравнению с возможностями языка VBA, поэтому в ряде случаев без программирования на VBA не обойтись, хотя сначала нужно быть уверенным, что эти дополнительные возможности действительно нужны. Язык VBA предоставляет более ши­рокие возможности для работы с данными, позволяет использовать меха­низм программирования объектов для связи с другими приложениями, вызывать функции из библиотек динамической загрузки (DLL) Windows и создавать собственные специализированные функции.

-   Макросы можно использовать практически везде, где используются про­цедуры VBA, однако процедуры VBA, как правило, выполняются быстрее.

-   Макросы являются объектами, существующими отдельно от форм и отче­тов, в которых они используются, поэтому, когда этих объектов стано­вится очень много, их поддержка становится достаточно затруднитель­ной. Процедуры обработки событий VBA, используемые в формах и от­четах, являются неотъемлемой частью этих форм и отчетов, и в этом есть свои преимущества. Например, при переносе форм и отчетов из одной базы данных в другую с ними автоматически переносятся связанные процедуры.

Тем не менее, во многих случаях использование макро­сов вполне оправдано, т. к. это существенно упрощает и ускоряет разработ­ку приложения. Их можно использовать при создании небольших однополь­зовательских приложений, хотя при создании многопользовательских или клиент-серверных приложений, где скорость работы приложения критична, лучше применять VBA.

2. Основная часть. 2.1. Создание макросов

В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов – Конструктор макросов. Рассмотрим процесс создания макроса с помощью Конструктора.

Конструктор макросов

Открыть окно Конструктор макросов для создания нового макроса можно двумя способами: