Организация отправки документов

2.   Организация отправки документов.

Обработка и отправка исходящих документов так же, как прием и обработка входящих, проводятся обычно централизовано или секретарем, или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

-              наличие подписи;

-              наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

-              наличие заголовка;

-              правильность адресования;

-              если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

-              наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертируется. Документы отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применение специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

3. Практические задания:

1.   Составить служебное письмо конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов.

а) Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов:

ООО «Климат-Сервис»

Россия,

600000, г. Владимир,

ул. Ильича 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

________№________

На №_____ от _____

[  ]

б) Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов:

ООО «Климат-Сервис»

Россия,

600000, г. Владимир,

ул. Ильича 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

________№________

Владимир

[ ]

2.   Оформить личное заявление о приеме на работу и приказ по нему.

 

Директору ООО «Климат-Сервис»

Пронькову М.А.

От Сидорова Александра Ивановича

Проживающего, г. Владимир,

Ул. Северная д.45, кв. 5

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу на должность инженера с 21.01.2001г.

20.01.2001г. Сидоров А.И.

ООО «Климат-Сервис»

ПРИКАЗ

12.01.2001г. № 7 л/с

Владимир

По личному составу

1.   Принять:

1.1.     Сидорова Александра Ивановича на должность инженера с 21.01.2001г. с окладом 10.000 руб. в месяц, согласно личного заявления.

Основание: личное заявление от 20.01.2001г.

С приказом ознакомлен: Сидоров А.И.

Директор ООО «Климат-Сервис» Проньков М.А.

Виды согласования

Заинтересованных

Должностных лиц

В дело 12-23

3.   Оформить справку, протокол.

ООО «Климат-Сервис»

Россия,

600000, г. Владимир,

ул. Ильича 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

СПРАВКА

№ 31

13.01.2001г.

Орлов Игорь Николаевич работает инженером по эксплуатации технического отдела ООО «Климат – Сервис» с окладом 3500 рублей.

 

Директор подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

М.П.

ООО «Климат-Сервис»

ПРОТОКОЛ

№ 31

13.01.2001г.

заседания Совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: И.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.

Повестка дня:

1.              Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.

2.              …

1.   СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1              Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)

1.2              Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)

2.   СЛУШАЛИ:

(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)

Председатель подпись А.Р. Серов

Секретарь подпись И.В. Розова

4.   Оформить решение (распоряжение, указание) по конкретным вопросам.

ООО «Климат-Сервис»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

№ 31

13.01.2001г.

О перераспределении

служебных помещений

В связи с производственной необходимостью:

1.                    Отделу маркетинга переместить сотрудников из комнаты № 17 в комнату № 21.

Ответственный – нач. отдела Смирнов А.И.

Срок исполнения - 15.01.2001г.

2. Отделу рекламы освободить комнату № 21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.

Ответственный – нач. отдела Антонов В.И.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Директор подпись И.О. Фамилия.

5.   Оформить протокол проведения собрания, сделать выписку из него.

ООО «Климат-Сервис»

ПРОТОКОЛ

№ 31

13.01.2001г.

заседания Совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: И.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.

Повестка дня:

3.              Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.

4.              …

3.   СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

3.1              Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)

3.2              Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)

4.   СЛУШАЛИ:

(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)

Председатель подпись А.Р. Серов

Секретарь подпись И.В. Розова

6.   Составить акт о выделении дел к уничтожению.

	ООО «Климат-Сервис» ПРОТОКОЛ № 31 13.01.2001г.		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка Подписи Дата

 

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

Название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда № ______________

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номеру дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________ дел за ___________________ годы

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________

(протокол от __________ № __________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Дата Подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От __________ № _________

3.   Литература:

1.”Деньги и кредит”, №6/1996, А.Ю.Симановский, статья “Государственный долг: бремя цивилизации”

2.“Рынок ценных бумаг”, №12/1995, Алексей Грабаров, статья “Новые инструменты на рынке государственного долга”

3.”Финансы”, №7/1995, Г.П.Рыбалко, статья “О внешних заимствованиях России”

4. Страховое дело. Учебник под редакцией профессора Рейтмана Л. И. М., 1992 г.

5. Страховой портфель. Рубина Ю. Б., Солдаткин В. И. - М. : “СОМИНТЕК”, 1994 г.

6. Федеральный закон РФ от 27.11.1992 г. № 4015-1 “О страховании”