Значение секретаря в начале 19 века

3. Значение секретаря в начале 19 века.

Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов.

19 век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от 18.

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

Выходили специальные журналы 1884 год — «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М. М. Сперанский, явившись на прием к генерал-прокурору во французском кафтане и завитках.

4. Октябрьский переворот 1917 года.

Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу — не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ».

В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.

Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.

Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника.

Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по престижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а другие — секретари-машинистки.

Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны НОТовского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами.

В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда.

Меняется престиж и повышается авторитет одной из самых распространенных профессий с координацией подготовки секретарей в России и Международной ассоциации профессиональных секретарей.

5. Статусы секретарей.

Говоря о статусе статс-секретарей, нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии.

С образованием государственного совета в 1810 году, в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретарь. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Советам, ясность их изложения, составления всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю.

О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствует высказывание министра внутренних дел П. А. Валуева, который писал: «Члены государственного совета — ничто, председатель — кое-что, государственный секретарь — все».

Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета.

Что же касается статс-секретарей и, прежде всего, исторического проявления этой должности, то здесь можно сказать лишь то, что она берет свое начало из второй половине 19 века, когда статс-секретари — особо доверенные лица Екатерины 2 выполняли ее личные поручения секретарского характера, а также работали с прошениями. Важной привилегией статс-секретаря было право личного доклада царю и объявление словесных повелений императора.

Рассказывая далее о статусах секретарей высокого уровня, нельзя не упомянуть об обер-секретарях в штате канцелярии департаментов Правительствующего Сената. Должность обер-секретаря Сената благополучно сохранилась, не изменив при этом как своего статуса, так и своих должностных обязанностей: старший секретарь, исполняющий контрольные функции.

6. Письмовники — сборники образцов документов.

Подводя итог, стоит отметить, что должность секретаря в царской России на всех уровнях классной и должностной иерархии ценилась достаточно высоко и была довольно распространена (так же, как и сейчас).

Используя опыт, накопленный ранее, современным секретарям стоит задуматься о том, какое важное значение имеет их работа в общей системе управления фирмой, предприятием, компанией.

Возвращаясь к исходной теме наших рассуждений, а именно письмовникам, издаваемым в конце 18 — начале 19 века следует отметить, что делопроизводство всегда имело свои источники «в законе и обычае»: лучшее из того, что было выработано обычаем, становилось законом, а закон, в свою очередь, оказывал влияние на обычай.

Мощный пласт делопроизводственной литературы, представляющий собой разного рода сборники образцов документов, непосредственно направленной на регламентацию состава документов, их формы и содержания и в целом — процессов документирования практически не изучен.

Как же обозначались сборники образцов документов, издаваемые в конце 18 — начале 20 века? Употреблялись разные термины: «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь» и другие.

Наиболее широкое распространение получил термин «письмовник», который обозначал сборник образцов писем разного содержания в том числе и деловых.

Письмовники включали образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять и писать разного рода письма, в котором давалось определение разновидностям писем, излагались требования к слову писем, их форме и структуре текста. Как правило, эти сборники содержали образцы личных писем неофициального характера. Образцы коммерческих писем, в том числе векселей, и разного рода документов, предназначенных для подачи в присутственные места: контрактов, паспортов, «верющих писем».

Выделяют важные аспекты, существенные при написании «бумаг».

Прежде всего, это тон. Тон бывает почтительный к старшим и влиятельным, шуточный — к равным себе и любезный — к низшим. Шаловливая игривость допускается только в переписке дружеской. В деловых же бумагах не может быть вопроса о тоне. Об руку с тоном, — отмечают авторы письмовников, — идет приличие, или крайняя степень благоразумия не выходить из границ вежливости и не вдаваться в дикую сальность и двусмысленность, присущие натурам испорченным привратным воспитанием и дурными манерами.

Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса. Самым подходящим они считали так называемый «молочный», так как в нем им виделась «вся чистота белого цвета, смягченного нежным оттенком и потому легкого для глаз».

Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата.

Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом.

Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

Заключение

Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу.

Список использованной литературы:

1. Журнал «Секретарское дело» №1, М., 1997 г.

2. Журнал «Секретарское дело» №2, М., 1997 г.

3. Журнал «Секретарское дело» №3, М., 1997 г.

4. Журнал «Секретарское дело» №4, М., 1997 г.

5. Половцов А. А. «Дневник государственного секретаря А. А. Половцова в 2-х томах, М., 1996