1.   Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.

2.   Письменное свидетельство каких либо исторических событий.»[1]

А Поль Отле в книге «Руководство к администрированию», изданной в 1924 г. дает такую формулировку: «Документ- все то, что служит для регистрации, передачи или сохранения воспоминаний.»

Так или иначе с появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сейчас принято называть делопроизводством.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию происхождению, по сокам хранения и т.д.. Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограниченно. Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. Правила составления и оформления реквизитов изложены в ГОСТе 6.38- 90, где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Я хочу обратиться к докладным запискам.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка:

наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.


создание шаблона докладной записки

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.

Так, на пример в текстовом процессоре Microsoft Word существует такое понятие, как шаблоны.

Шаблоны – образцы или модели документов. Они представляют собой план текста, графики и форматирования документа. При создании документа используя шаблоны, все, что нужно пользователю – впечатать текст, т.к. стандартные элементы шаблона включаются в документ автоматически.

Шаблоны имеют фундаментальное значение, дают пользователю больше возможности по их применению. Шаблоны можно использовать в их первоначальном виде, изменять или брать за основу при создании новых шаблонов.

Шаблоны определяют вид документа в целом, а стили форматирования – внешний вид отдельных символов и абзацев.

Каждый документ, создаваемый в текстовом процессоре Microsoft Word, базируется на определенном шаблоне, основу которого составляют текст и графика.

Создание шаблона

В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл).

Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

1 Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK.

2 Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

3 Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.

4 По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

5 Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

6 Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

7 Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

8 Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.[2]

Примечание. Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Обычный.


Пример оформления внешней докладной записки:

Министерство общего

и профессионального

образования РФ

Генеральному директору

Завода точного

машиностроения

Петрову И.И.

Новосибирское областное

управление народного

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.97 №15

г. Новосибирск

О проверке технического

состояния жилых помещений

базы отдыха для детей.

Согласно поручения главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1997 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещения базы отдыха вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо Подпись Н.И. Пирогова


Заключение

При написании курсовой работы я изучила шаблоны и их составляющие, освоила работу по созданию, изменению шаблонов, а также оформлению документов, в частности договоров, на основе шаблонов. Я освоила копирование элементов различных шаблонов через диалог Организатор.

В курсовой работе я столкнулась с рассмотрением задач, которые решает делопроизводство. И теперь, подводя итоги, могу сказать с полной уверенностью, что компьютер облегчает и упрощает решение делопроизводственных задач: увеличивает скорость создания и обработки документации, а также поиска документов.

Очень жаль, что этот «помощник» становится частью нашей жизни так поздно. Но я надеюсь, что следующие поколения не будут лишены возможности работать с компьютером с детства и до старости, и что он существенно облегчит решение тех нелегких задач, которые будут поставлены перед ними.


Литература:

1.   Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе .- Санкт-Петербург: BVH, 1997.

2.   Головач А.С. Оформление документов .- Киев- Донецк: Вища школа, 1983.

3.   Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере .- М. Приор, 1997.

4.   Практическое пособие по предпринимательской деятельности./ коллектив авторов .- Запорожье: Украинская полиграфическая индустрия, 1995.

5.   Дашков Л.П. Комерційний договір: від укладення до виконання .- К.: А.Л.Д., 1996.

6.   Машинопись и основы делопроизводства/ Сост. А.П. Корнеева и А.М. Ашелина.- М.: Просвещение, 1987.

7.   Рассел Борланд. Running Microsoft Word 6 для Windows в 2т./Пер. с англ.- М.: Издательский отдел «Русская редакция» ТОО «Channel Trading Ltd» - 1995.

8.   Денисов В. Word 97 c самого начала .-СПб: Питер, 1997.

9.   Веселов П-В. Современное деловое письмо и промышленности. — М-. 1990.

10.       Демидова А,К., Смирнов Э.Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.


[1] Толковый словарь русского языка/

С.И. Ожегов.- М.: Азбуковник, 1997.- С. 172

[2] Справка по текстовому процессору Microsoft Word


Информация о работе «Создание шаблонов организационно-распорядительной документации»
Раздел: Валютные отношения
Количество знаков с пробелами: 41308
Количество таблиц: 2
Количество изображений: 10

Похожие работы

Скачать
214735
1
0

... », 2005. 56.  Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф. В.А.Кудряева. 2-е изд. М., 2002. 57.  Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Новый стандарт. Образцы документов. Правила оформления. – Издательский центр «МарТ». М.-Ростов-на-Дону. 2004. 58.  Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский ...

Скачать
145713
11
3

... путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): ·          Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря ...

Скачать
87896
8
1

... , а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определены Уставом ВГТРК. Рисунок 2.1 – Схема организационно-функциональной структуры телерадиовещательной компании «Дальневосточная» В своей деятельности администрация ГТРК «Дальневосточная» руководствуется Конституцией РФ, Федеральным законом №131-ФЗ от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в ...

Скачать
150824
0
0

... председателя и секретаря заседания, список присутствующих, повестка заседания, фамилии выступавших и текст принятого решения. Полный протокол, кроме этого содержит запись текстов докладов, выступлений, вопросов и ответов докладчиков. Составляется на основе записей, которые ведет секретарь во время заседания. Оформляется на общем бланке. Датой является дата заседания (или даты начала и окончания ...

0 комментариев


Наверх