Организационная структура предприятия: функции отделов, служб, ведущих специалистов. Схема организационной структуры предприятия. Режим работы

2.2. Организационная структура предприятия: функции отделов, служб, ведущих специалистов. Схема организационной структуры предприятия. Режим работы.

Структура в широком смысле слова, есть совокупность составляющих систему элементов и устойчивых связей между ними. Альтернативные варианты формирования организационной структуры предприятия должна базироваться на стратегических планах, поскольку именно стратегия определяет структуру, а не наоборот. В этой связи под организационной структурой предприятия мы понимаем весь пакет взаимных договоренностей о разделении задач и полномочий внутри предприятия.

Схема организационной структуры предприятия

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Исполнительный директор

Руководитель отдела по маркетингу и сбыту продукции

Директор магазина

Главный экономист

Кассир

Администратор торгового зала

Продавцы оптовой торговли

 

 

Продавец розничной торговли

 Описание функций главных специалистов предприятия

Функции кассира и его должностная инструкция

Кассир, непосредственно подчиняется директору магазина и главному бухгалтеру. Дополнительные распоряжения может получать от генерального директора.

Кассир должен:

·   Уметь работать на кассовом аппарате

·   Знать правила заполнения документов бухгалтерской отчетности и кассовых операций

·   Знать правила приёма, выдачи, учёта и хранения денежных средств и ценных бумаг.

В своей деятельности кассир руководствуется:

·   Нормативными документами, относящимися к выполняемой работе

·   Правилами трудового распорядка

·   Приказами и распоряжениями непосредственного руководителя и директора предприятия

·   Должностной инструкцией

Цели кассира состоят в:

·   Осуществление внутрифирменных расчётов

·   Ведение рублёвой кассы

Кассир несет ответственность за:

·   Сохранность денежных сумм и своевременное информирование директора

·   Недостачи ежедневной выручки и общей кассы

·   Небрежное и халатное отношение к своим обязанностям

·   Ошибки при ведении кассовых операций

·   Несвоевременное и недоброкачественное выполнение порученных должностных обязанностей

·   Неправомерные действия с документами о деятельности предприятия, сохранять коммерческие тайны предприятия

·   В целях безопасности находится в кассовой комнате в течение всего рабочего дня, исключая перерывы на обед и в случае необходимости.

Функции главного бухгалтера и его должностная инструкция

Главный бухгалтер, непосредственно подчиняется исполнительному директору. Дополнительные распоряжения может получать от генерального директора.

Главный бухгалтер должен знать:

·   Законодательные акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность

·   Формы и методы бухгалтерского учета на предприятии

·   План счетов

·   Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета

·   Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств

·   Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия

·   Правила и нормы охраны труда

В своей деятельности бухгалтер руководствуется:

·   Законодательными и нормативными актами, касающимися выполняемой работы

·   Правилами внутреннего трудового распорядка

·   Приказами и распоряжениями непосредственного руководителя

·   Должностной инструкцией

Цели главного бухгалтера состоят в:

·   Ведение всей бухгалтерской отчетности предприятия

·   Оптимизация налогообложения деятельности компании

Функции должности:

·   Ведет бухгалтерский учёт

·   Своевременно подготавливает платежные поручения и передаёт их кассиру для оплаты внешним организациям

·   Оптимизирует налоги

·   Контролирует и несёт ответственность за наличие всех налоговых документов

·   Контролирует наличие всех приходных накладных на весь товар.

·   Работает с проверками различных государственных контролирующих организаций

·   Работает по смене формы собственности, перерегистрации и т.д.

Функции продавца розничного отдела

 и его должностная инструкция

Продавец розничного отдела, непосредственно директору магазина. Дополнительные распоряжения может получать от администратора торгового зала.

Продавец розничного отдела:

·   Ассортимент, классификацию, характеристику трикотажных изделий

·   Шкалу размеров, правила размещения товаров на витринах

·   Порядок определения брака в товаре, правила приёма бракованного товара

·   Методы изучения спроса покупателей

Цели должности:

·   Привлечение и удержание клиентов

·   Поддержание имиджа фирмы

·   Консультирование клиентов по товару

·   Качественное и быстрое обслуживание клиентов

Функции продавца розничного отдела:

·   Консультирование клиентов по товару фирмы;

·   Набор товаров клиентам;

·   Размещение товара в торговом зале и на витринах по видам, моделям, размерам и фасонам с учетом частоты спроса;

·   Оказывать помощь в разборе товара из прихода. Под руководством наставника участвовать в сортировке и маркировке товара;

·   Прикреплять ярлыки цен с указанием наименования, артикула, цены, размеров;

·   Встречать клиентов розничного отдела и консультировать их по ассортименту. Демонстрировать все виды моделей наименования;

·   Рекомендовать новые товары. При отсутствии в продаже отдельных изделий предлагать другие, близкие по свойствам товары;

·   Доводить до сведения директора магазина о спросе покупателей на отдельные товары;

·   Следить за наличием ценников, аккуратностью оформления витрин в розничном отделе, чистотой и порядком на рабочем месте. Раз в неделю переоформлять витрину (товара «на виду» и товара в плохо доступных местах для обозрения);

·   Соблюдать правила трудовой дисциплины, установленной в фирме.

·   Изучает новый ассортимент

·   Осуществляет размещение товаров на складах

·   При выборе товара клиентом производит выписку , где указывается текущая дата, краткое наименование товара, количество единиц товара и цены. Проверяет чек на купленный товар и вместе с выпиской отдаёт товар клиенту

·   Принимает товар по накладным, расписывается во втором экземпляре и передает его директору магазина

·   Заносит накладные в Тетрадь регистрации накладных, где записывается: №№ накладных, сумма и подпись продавца и администратора торгового зала

·   Каждую выписку заносит Тетрадь регистрации выписок и в конце дня подводит итоговую сумму продаж, выделяя отдельно розничный и бракованный товар. Данные передаются оператору ПК. В конце дня производит сверку цен и суммы по компьютеру и контрольному чеку.

·   Доводит до директора оптовой торговли информацию о спросе покупателей на отдельные товары

·   Выявляет в процессе обслуживания клиентов их пожелания к обслуживанию и ассортименту и доводит информацию до сведения директора магазина

·   Наблюдает за сохранностью товара в отделе. В случаях попытки кражи немедленно сообщает директору магазина и охраннику.

·   Своевременно отслеживает переоценку нереализованного бракованного товара, составляет накладную, подписывает ее у заместителя директора магазина

·   Обзванивает клиентов во время прихода товара и проведения рекламных акций

·   Выполняет разовые поручения администрации

·   Под руководством директора магазина участвует в учете товара на складах и в розничном отделе

·   Соблюдает правила трудовой дисциплины, установленные в фирме

Продавец розничного отдела несет ответственность за несвоевременное и недоброкачественное выполнение порученных должностных обязанностей

 

Должностная инструкция главного экономиста

Общие положения

1.         Заместитель директора по общим экономическим вопросам осуществляет руководство организацией и совершенствованием экономической деятельности предприятия, направленной на достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

2.         На должность заместителя директора по экономическим вопросам назначают лицо с высшим экономическим или инженерно-экономическим образованием и стажем экономической работы на руководящих должностях не менее лет.

Обязанности

1.   Методическое руководство и координация деятельности предприятия по разработке перспективных и текущих планов, а также мероприятий по совершенствованию хозяйственного механизма, экономической работы, выявлению и использованию внутрихозяйственных резервов.

2.         Проведение работы по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, по созданию и улучшению нормативов трудовых затрат.

3.         Обеспечение контроля за ходом выполнения договорных заданий, соблюдение финансовой дисциплины, хозяйственного расчета, организация проведения комплексного экономического анализа.

4.         Руководство проведения анализа конкурентоспособности предприятия, внедрение передового опыта в области экономической работы.

5.         Организация разработки статистической и бухгалтерской отчетности и контроль за отчетностью.

Права

1.       Представлять предприятие во всех государственных и общественных организациях по вопросам экономики и организации производства

2.       Осуществлять проверку деятельности всех подразделений предприятия в области экономики и организации производства, давать им соответствующие указания, направленные на повышение его эффективности.

3.         Требовать от подразделений предприятия представления материалов, необходимых для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Положением.

Ответственность

Заместитель директора по экономическим вопросам несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящим Положением обязанностей.

 

Должностная инструкция руководителя отдела по маркетингу и сбыту продукции.

Общие положения.

1.Руководитель подразделения по маркетингу и сбыту продукции относится к категории руководителей специализированных подразделений предприятий оптовой и розничной торговли.

2.Основными задачами руководителей подразделений по маркетингу и сбыту продукции является осуществление руководства деятельностью по изучению рынков сбыта с целью получения наибольшей прибыли при реализации товаров, организации процесса сбыта продукции,

3.         На должность руководителя по маркетингу и сбыту назначаются лица, имеющие высшее образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 3-х лет.

Должностные обязанности.

1.    Определение постановка задач и целей, связанных с маркетингом и сбытом продукции

2.    Организация проведения маркетинговых исследований

3.    Разработка и организация планов по сбыту продукции

4.    Определение цен на товары и услуги

5.    Подготовка предложений по приобретению того или иного вида продукции

6.    Разработка прогнозов продаж

7.    Осуществление контроля за распределением и рациональным использованием ресурсов в процессе сбыта продукции

Права

1.   Руководитель отдела по маркетингу и сбыту продукции имеет право подготавливать документы по направлению деятельности отдела и направлять их на рассмотрение и утверждение руководству.

2.   Издавать приказы и распоряжения об установлении работникам отдела должностных окладов, надбавок к заработанной плате и вопросы премирования, рассматриваются и согласовываются с руководителем отдела по маркетингу и сбыту продукции.

Ответственность за:

1.   Небрежное, халатное отношение к своим обязанностям

2.   Нетактичное отношение к подчиненным

3.   Организацию работы отдела по маркетингу и сбыту продукции

4.   Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей предусмотренных настоящей инструкцией

5.   Неправильные действия с документами и информацией о деятельности предприятия.

6.   Дисциплинарная и материальная ответственность руководителя отдела маркетинга и сбыта определяется в соответствии с действующим законодательством.

Режим работы

Согласно ст. 42 КЗоТ нормальная продолжительность рабочего времени работников на предприятии, в учреждениях, организациях не может превышать 40 часов в неделю. Законодательством регулируется рабочее время работников всех предприятий, независимо от их форм собственности.

Рабочим считается время, в течение, которого работник в соответствие с коллективными и индивидуальным договором, а также правилами внутреннего распорядка выполняет свои трудовые обязанности и распоряжения администрации.

Если для работника установлена 6-дневная рабочая неделя, то максимальная продолжительность рабочего дня не может быть более 7 часов, чтобы обеспечить соблюдение 40-часовой недельной нормы рабочего времени, в предвыходные дни рабочий день должен быть сокращен до 5часов. При 5-дневной рабочей наделе продолжительность работы в течение дня определяется согласно нормам.

Магазин «Интертекстиль» работает н основании следующего режима работы: ПН-ПТ 9.00-17.00, СБ, ВС – выходные дни.

40-часовой норматив продолжительности установленный КзоТ соблюдается. На обед магазин не закрывается, каждому продавцу в течении всего рабочего дня предоставляется 30 минут на обед.

Все сотрудники каждый день собираются на оперативное собрание к 8.45, где рассматриваются основные планы и цели рабочего дня.

А после закрытия магазина (В17.00) в течении 15-ти минут сотрудники должны привести в порядок свои рабочие места.

2.3.        Оценка и предложения по изменению организационной структуры режима работы.

В магазине «Интертекстиль» соблюдается 40-часовая продолжительность рабочей недели согласно ст. 42 КЗоТ.

Для наиболее эффективной работы магазина следует предложить некоторые изменения: Увеличить количество рабочих дней, уменьшить продолжительность рабочего времени, также рекомендуется создать две рабочие смены в день либо создать недельные смены.

С появлением рабочих смен и увеличением количества рабочих дней мы можем увеличить прибыль, т.к. не у всех есть возможность совершать покупки в те дни, когда работает наш магазин. Также мы можем уменьшить число конкурентов, за счет увеличения продолжительности рабочей недели.