Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Документоведение»

на тему:

«Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра»

 

Содержание

Введение

1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера

1.1 Назначение коммерческой переписки

1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

2 Особенности написания деловых писем

2.1 Язык и стиль делового письма

2.2 Основные части делового письма

2.3 Дополнительные части делового письма

2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами

3 Разновидности писем в деятельности организации

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Приложение № А

Приложение №Б

Приложение №В

Введение

Темой данной работы является: «Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера.

Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.

Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение видов служебной переписки с иностранными партнерами по коммерческой деятельности.

Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.

Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

-  изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;

-  изучения определения и области применения каждого письма;

-  описания хозяйственной ситуации;

-  составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;

-  написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:

 Письмо-просьба,

 Сопроводительное письмо,

 Письмо-подтверждение,

 Письмо-напоминание,

 Письмо-извещение,

 Гарантийное письмо,

 Письмо-запрос и ответ на него,

 Заказ и ответ на него,

 Оферта и ответ на нее.

В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.

1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера

 

1.1  Назначение коммерческой переписки

деловая коммерческая переписка иностранный партнер

Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредство которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов на различных этапах внешнеторговой сделки.

В коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки:

-  документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными документами);

-  документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;

-  коммерческие документы;

-  документы по платежно-банковским операциям (платежные или расчетные документы);

-  страховые документы;

-  транспортные и транспортно-экспедиторские документы;

-  таможенные документы.

Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки — от ее подготовки и заключения О завершения исполнения, отсюда тематическая широта коммерческой переписки — рекламного письма и письма-предложения до претензионного письма.

  1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.[1]

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

-  сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);

-  ссылки на документы отправителя и получателя;

-  дата;

-  адрес получателя письма;

-  указание на конкретное лицо;

-  вступительное обращение;

-  краткое содержание письма;

-  текст письма

-  заключительная формула вежливости;

-  подпись;

-  ссылка на приложение;

-  сведения о рассылке копий письма.

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе.

Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя к получателя составляют рёквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон 6iанка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd) — общество с ограниченнёй ответственностью, Inс. (Incorporated) — корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).

Ссылки на документы отправителя и получателя, как правило, указываются следующим образом:

Your reference: OR/75 Ваша ссылка: OR/75

Our reference: РL/112 Наша ссылка: РL/112

Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма — «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа краткое обозначение вида документа (например, OR order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.

Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты — британский (европейский) и американский.

Британский способ: 20 Мау 2002 или: 20 Мау, 2002

Американский способ: Мау 20 2002 или: Мау 20, 2002

В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты, например: 02.06.2002 (в одном случаё —2 июня 2002 г., в другом — 6 февраля 2002 г)

Адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается: кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:

номер дома или здания, название улицы;

название города;

страна.

Например:

Continental Company