Создание и обработка баз данных в СУБД Access

Создание и обработка баз данных в СУБД Access

Общие сведения

 

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения данных и информации. Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

 

Объекты MS Access

 

Таблица - основной объект любой базы данных; в них хранятся все данные, имеющиеся в базе данных; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства)

Запросы – объект, служащий для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Формы – объект, служащий для отображения и ввода данных с помощью специальных средств оформления.

Отчеты – объект, предназначенный только для вывода данных на печатающее устройство.

Страницы – специальный объект базы данных, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Макросы и модули – эти категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, а также для создания новых функций путем программирования на языке Visual Basic.

Эти объекты хранятся в одном файле с расширением (.mdb).
Постановка задачи

Перед созданием реляционной базы данных Access пользователь должен спланировать очень подробно, из каких таблиц должна состоять база данных, какие данные автоматизируемой предметной области нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы.

Пусть необходимо построить базу данных, содержащую информацию об учебном процессе текущего семестра:

·  Списки студентов групп;

·  Перечень изучаемых предметов;

·  Преподавательский состав кафедр, обеспечивающих учебный процесс;

·  Сведения о лекционных и практических занятиях в каждой из групп;

·  Результаты сдачи экзаменов (зачетов) по каждому из проведенных занятий.

Создание файла базы данных Прежде, чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать Новая база данных - Создать.

После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных.

Это окно появляется, если в окне Сервис|Параметры|Вид|Отображать установлен флажок Окно запуска.

Упражнение 1

Алгоритм создания файла для новой базы данных:

1.  В диалоговом окне выберите переключатель Новая база данных - Создать

5. Сохранить как новое имя базы данных ДЕКАНАТ.

Оставьте в поле Тип файла значение по умолчанию - база данных Microsoft Access - (*.mdb).

  Создание таблицы базы данных

Создание таблицы базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

1 Этап: Создание структуры таблицы

Access предоставляет несколько способов создания таблицы:

·  Режим таблицы - создание таблицы в Режиме таблицы;

·  Конструктор - создание таблицы с помощью Конструктора таблиц;

·  Мастер таблиц - создание таблицы с помощью Мастера таблиц;

·  Импорт таблиц - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;

·  Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных.

Наиболее полно использовать все возможности системы позволяет Конструктор таблиц, с помощью которого можно в диалоговом режиме определить структуру таблицы и установить параметры всех ее элементов.

Начните создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме Конструктора таблиц.

1.  В окне Новая таблица выберите строку Конструктор.

В окне Конструктора таблиц надо ввести имена полей таблицы и выбрать их типы, на вкладке Общие надо изменить их характеристики (свойства) в соответствии с нижеследующей таблицей.

Описание свойств полей таблицы ГРУППА

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Размер, байт	Число десятичных знаков	Подпись	Условие на значение	Индексир.поле	Обязательное поле
						Сообщение об ошибке
НГ	текстовый	Да (см. стр.3)	3		Ном группы		Да(Сов. не доп)	Да
кол	числовой		байт		Кол. ст. в группе	>=0 AND <=35	нет	нет
						Кол.студентов больше допуст.
пбалл	числовой		с плавающей точкой (4 байт)	2	Прох.балл	>2 AND <5 OR 0 _______________ Ошибка в оценке	нет	нет
				Формат: Фиксиров

2.  Если структура таблицы была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Для сохранения структуры:

·  Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов или выберите команду Файл|Сохранить

·  В появившемся диалоговом окне введите имя таблицы (может состоять из 64 символов, кроме точки, восклицательного знака, квадратных скобок, кавычек и пробела в начале, надстрочного символа) ГРУППА

·  Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического создания счетчика ключа нажмите Да. В нашем примере поле НГ является ключевым.

·  Закройте таблицу

2. Этап: Ввод записей

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению базы данных осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или отметьте таблицу и нажмите кнопку Открыть.

Введите записи в таблицы в соответствии с их полями.

Данные таблицы ГРУППЫ

ном.группы	кол.ст. в группе	проходной балл
101	30	4,50
102	32	4,50
103	29	4,80
104	25	4,40
105	24	4,20
201	25	3,90
202	24	4,00
203	23	3,90
204	24	4,70
205	24	4,20

Установка первичного ключа

Для определения первичного ключа выделите поле НГ и нажмите на панели конструктора таблиц кнопку с изображением ключа или выберите команду Ключевое поле из меню Правка. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

счетчик, простой ключ и составной ключ.

Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа. При положительном ответе Access создаст ключевое поле типа счетчик с именем Код, в которое для каждого блока данных будет вводиться уникальный номер.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальное значение.

Ключевое поле не позволит вводить в таблицу повторяющиеся или пустые значения, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, создают составной ключ, состоящий из нескольких полей. Такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

В нашем примере при определении структуры таблицы СТУДЕНТ в Режиме конструктора выделите поля НГ и НС , щелкая кнопкой мыши на области маркировки поля при нажатой кнопке Ctrl . Затем нажмите кнопку панели инструментов Ключевое поле.

Сохранение данных

В Microsoft Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:

·  Переход к следующей записи

·  Закрытие режима таблицы или формы

Добавление и удаление записей

Для добавления данных в новую запись:

1.  Перейдите на пустое поле новой записи

2.  Введите новую группу с количеством студентов и проходным баллом, нажимая Tab или Enter для перехода к следующему полю

Для удаления записей:

1.  Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.

2.  Нажмите Del или выберите команду Правка|Удалить записи

Примечание:

Нельзя удалить данные из блокированного поля, вычисляемого поля или поля типа счетчик.

·  Введите в ключевое поле НГ значение, которое уже было использовано в одной из предыдущих записей, и убедитесь, что нельзя ввести запись с повторяющимся значением ключа. Отмените ввод неверных значений в поля нажатием Esc или командой Правка| Восстановить текущее поле или запись.

·  Убедитесь, что ключевое поле нельзя оставить пустым

·  Введите в поле КОЛ значение, не соответствующее заданным условиям на значение (например, 40). Access выдаст сообщение, заданное в свойстве Сообщение об ошибке.

Создание других таблиц для этой базы данных - аналогичное. Поэтому чтобы сэкономить время, можете остальные таблицы импортировать из файла Исходные таблицы, который находится в папке Мои документы. Содержимое этих таблиц - в Приложениях.

 

Алгоритм импортирования таблиц из другой базы данных

 

1.  Файл|Внешние данные|Импорт

2.  В окне Импорт найдите папку Мои документы и в ней отметьте файл Исходные таблицы

3.  Нажмите Импорт, в открывшемся окне Импорт объектов нажмите Выделить все|Ok.

Все отмеченные таблицы скопируются в вашу базу данных. Внимательно ознакомьтесь со структурой и содержанием импортированных таблиц.

Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Рассмотрим размещение объекта OLE на примере поля Фотография заведующего в таблице КАФЕДРА. Фотографии хранятся в формате графического редактора Paint в файлах с расширением .bmp.

1.  В окне базы данных установите курсор на таблице КАФЕДРА и нажмите кнопку Открыть

2.  Заполните строки (записи) открывшейся таблицы данными в соответствии с названиями столбцов (полей)

3.  Для размещения поля Фотография заведующего выполните внедрение объекта OLE в файл базы данных. Установите курсор в соответствующее поле таблицы. Выполните команду меню Вставка|Объект

4.  В окне Вставка объекта выберите тип объекта Paintbrush Picture и установите флажок Создать из файла

5.  В этом окне можно ввести имя файла, содержащего фотографию.

6.  Для просмотра внедренного объекта установите курсор в соответствующее поле и дважды щелкните кнопкой мыши

7.  Чтобы вернуться из программы Paint, выполните команду Файл|Выход и возврат к таблице КАФЕДРА.

Размещение данных типа МЕМО в таблице

В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР, которое будет содержать длинный текст – краткую программу курса. Для такого поля выберите тип данных Поле МЕМО.

Откройте таблицу ПРЕДМЕТ. Выполните ввод данных в поле ПРОГР непосредственно в таблице либо через область ввода, вызываемую нажатием Shift+F2.

Связывание таблиц

Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой. Это позволит автоматически выбирать связанные данные из таблиц, в отчетах, запросах и формах. При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой таблице, называют внешним ключом.

Установление связи между таблицами возможно только при следующих условиях:

·  Связываемые таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных и размером, причем имена полей могут быть различными;

·  Обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access.

От полей, указанных при определении связи, зависит тип создаваемой связи:

1.  Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми

2.  Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым. При таком отношении главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной таблицей. Связывающее поле в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является полем внешнего ключа.

3.  Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит из двух и более полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст «Не определено».

1.  Откройте окно Схема данных, нажав кнопку на панели инструментов

2.  В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблицы и, нажимая кнопку Добавить, разместите в окне Схема данных все ранее созданные таблицы базы данных, список которых будет отображен в диалоговом окне. Можно добавить все таблицы сразу, выделив 1-ую таблицу и нажав Shift - последнюю таблицу.