Методы информационных технологий в делопроизводстве

Оглавление

Введение

1. Технологии обработки информации, компьютерные коммуникации

2. Преимущества применения информационных технологий

3. Программные средства автоматизированного рабочего места

3.1 Системы управления документооборотом на основе Web-технологий

3.1.1 Использование электронной почты

3.2 Система корпоративного электронного архива

3.4 Телекоммуникационные технологии

4. Методы информационных технологий в делопроизводстве

Заключение

Введение

Цель настоящей работы состоит в исследовании системы современного документооборота предприятия.

Актуальность темы обуславливается тем, что XXI век – это век компьютерных и информационных технологий, которые остаются незаменимыми в делопроизводстве, для обработки, хранения, преобразования, защиты, передачи и получения информации.

Приступая к изучению курса, прежде всего нужно ознакомиться с важнейшими понятиями, для того, чтобы иметь представление о чем идет речь.

Технология (гр. techne – мастерство, logos – учение, учение о мастерстве) – совокупность знаний о способах и средствах проведения производственных процессов, при которых происходит необходимое качественное изменение обрабатываемых объектов.

Информационные технологии – это широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

1. Технологии обработки информации, компьютерные коммуникации

Информационные технологии – это совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. [1]

Совершенствование информационных компьютерных технологий продолжается и сегодня. Основу любой информационной технологии составляют:

Ø средства автоматизации (прежде всего компьютеры);

Ø программное обеспечение;

Ø развитые средства связи (телекоммуникации);

Ø учет эргономических требований к комплексу технических средств и программному обеспечению со стороны человека;

Ø предварительная подготовка и обучение пользователей.

Можно выделить следующие виды информационных технологий:

Ø обработки документов;

Ø обработки табличной информации;

Ø баз данных;

Ø разработки интеллектуальных систем;

Ø мультимедиа;

Ø сетевые и коммуникационные.

В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники.

Современные офисные средства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры и корпоративные компьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы «Apple».

Корпоративные компьютеры – это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяются большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса.

Обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие объемной электронной справочной книги, содержащей разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.

Существуют компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном, позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

2. Преимущества применения информационных технологий

1) В первую очередь это касается создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2) Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3) Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4) Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (единая государственная система документационного обеспечения управления)http://www.mdi.ru/library/office-work/klassif.ru.html - Задача делопроизводственных с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5) Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов.