Організація праці менеджера

Міжрегіональна Академія управління персоналом

Волинський інститут ім.В.Липинського

Індекс групи ІН7-10-2005 СзМФМ(3.0дс)

П.І.Б. Царюк Юрій Миколайович

 Домашня адреса м.Ківерці,вул.Комунальна11,кв.2

 

 

Реферат

на тему

Організація праці менеджера

Луцьк 2007

Зміст

1.  Менеджмент часу

2.  Особливості проведення нарад і засідань

1. Менеджмент часу

Для багатьох людей розподіл часу є проблемою. Час рухається вперед. Його не можна зупинити. У менеджера час – це капітал. Від того, як він уміє використовувати наданий час, залежить успіх на його робочому місці, у його області діяльності і на фірмі, де він є керівником.

Однією з умов ефективної роботи менеджера є ґрунтовний менеджмент особистого часу. У людини в щоденному житті є три області діяльності, де вона повинна розпоряджатися часом:

- потрібно розподілити область часу на виконання трудових

обов’язків;

- потрібно розподілити час на домашні або сімейні обов’язки;

- потрібно розподілити час на себе (відпочинок, розваги).

На які цілі менеджер затрачає робочий час?

- на дорогу (під час відряджень або на шляху до різних місць

ділових зустрічей);

- на телефонні розмови (він активно дзвонить або йому дзвонять);

- на засідання (у рамках менеджменту або з підлеглими, або з

клієнтами, або з партнерами);

- для творчої діяльності (підготовка ухвалення рішення);

- підвищення кваліфікації (вивчення інформації, літератури,

відвідування конференцій і виставок або курсів підвищення

кваліфікації);

- реалізація стандартних дій (поставити підписи, написати

стандартні листи).

Менеджмент особистого часу залежить від характеру людини і від уміння правильно розподілити час по визначених діях.

Менеджер повинен знати свій характер стосовно використання часу.

Потрібно визначити свої слабкі риси характеру, щоб цілеспрямовано їх підкріпити.

Уміння правильно розподілити час по потрібних діях можна здобути. За багатьма діями менеджера розроблені правила.

Розглянемо ситуацію з телефоном і з засіданнями.

Правила ведення телефонних розмов:

- Можна заощаджувати час, коли заздалегідь підготовлено

головні пункти змісту і максимальний час розмови.

- Можна концентрувати головні телефонні розмови на

визначений час дня, коли ви упевнені, що партнер відповість.

- Визначте собі час дня без телефону, щоб спокійно реалізувати

завдання.

- Коли Вам дзвонять, третя особа (секретар) повинна зняти

телефонну трубку і визначити важливість дзвінка за Вашими

інструкціями. Можна також включити автовідповідач.

- Дайте номер Вашого мобільного телефону тільки окремим

партнерам, що телефонуватимуть при важливих обставинах.

- Коли ви зайняті, скажіть про це людині, що вам дзвонить.

Домовтеся на інший час.

Керівництва фірм проводять засідання традиційно у визначений час і у визначеному колі. При цьому часто звертають увагу не на зміст порядку денного. Менеджер повинний подумати про своє особисте відношення до різних засідань. Пропонують наступні правила стосовно засідань:

- перед кожним засіданням учасники повинні одержати порядок денний, за яким потрібно проводити засідання;

- коли у вас є великий об’єм роботи і зміст порядку денного не торкається вашої діяльності, вибачтеся в голови, і не приймайте участі в засіданні;

- коли, на вашу думку, на засіданні нічого важливого не розглядається, запропонуйте його скасувати і заощадити усім час;

- з метою поширення інформації потрібно використовувати пошту, або комп’ютерну мережу. Поширення інформації не повинне бути предметом засідання менеджменту;

- коли ви хочете заощадити час, намагайтеся організувати засідання стоячи. Коли учасники дискусії стоять, вони коротше і швидше викладають свої аргументи.

- Організація засідання має передбачити обставини, що унеможливлюють участь деяких членів менеджменту. Їм потрібно дати шанс на письмовий виклад своїх аргументів за або проти пропонованого ухвалення рішення.

Бувають менеджери, що організують план дня в усній формі. Але вони часто щось забувають або діють не за найефективнішим методом або раціональній послідовності. Тому багато керівників мають списки з завданнями на визначений день або записну книгу для планування робочого дня.

Менеджмент часу дає наступні важливі поради:

1) складайте щоденний робочий план (лист, календарна книжка);

2) щодня потрібно працювати з таким планом (і аналізувати причини, коли щось не вийшло);

3) час від часу подумати про майбутнє (особистий план просування по службі, про підвищення кваліфікації, про перебування на більш цікавому робочому місці);

4) плануйте важливі справи на цілий рік (листок таблиці по місяцях, календарна книжка)

5) плануйте достатньо часу для підготовки об’ємної роботи (проект, ділова пропозиція партнерській фірмі);

6) спробуйте себе оцінювати при роботі для економії часу або більш ефективного використання робочого часу (використовувати списки з питаннями або список констатації);

7) у планування часу потрібно також включити спілкування з колегами і із шефом.