Навигация
Правила подготовки и оформления документов
32152
знака
0
таблиц
0
изображений
Содержание
Введение
1.Документирование управленческой деятельности
1.1 Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков
1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
1.3 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов
2. Тираж документов
3. Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее – инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.
Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.
Организация и совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.
При оформлении служебных документов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работникам.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 ( для оформления табличных материалов), 13, 14,15 через 1-2 интервала.
1.Документирование управленческой деятельности
1.. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной технике – на машинном языке.
.2. Правила оформления документов на бумажных носителях, а также правила оформления реквизитов документов определяются ГОСТ Р 6.30-2003.
1.1Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков
1.1.1 Гербовые бланки являются полиграфической продукцией подлежащей учету.
1.1.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной вида продукции на должностном качественном уровне.
1.1.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографическим способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков: наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации- поставщика гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
1.1.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
1.1.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
1.1.6. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, начинаются распорядительным документом руководителя организации.
1.1.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.
Похожие работы
... любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют ...
... ; – не должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т.д., т.е. написание сокращений должно быть унифицировано. 2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов 2.1 Общие положения Для осуществления управленческой деятельности предприятие, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает ...
... // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24. 49. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996. Приложение 1 ЗАО «Строительная Компания «Технолига» ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству ___________№_______ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ...
... вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»). 20 Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению. Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм ...
0 комментариев