Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ТЕЛЕРАДИОКОМПАНИЯ «ЕВРАЗИЯ»

Введение

В России за последние годы проведена определенная работа по становлению института аудиторства. Принятие Федерального закона «Об аудиторской деятельности» №307-ФЗ от 30.12.2008 г. подтверждает окончательное становление российского аудита и открывает перспективы его дальнейшего развития.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования данной работы является процесс проведения аудиторской проверки на предприятии в современных условиях. Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

1.  Рассмотреть нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

2.  Раскрыть источники информации для проверки

3.  Рассмотреть вопросы для составления плана и программы проверки

4.  Описать аудиторские процедуры, применяемые при проверке расчетов с подотчетными лицами

5.  Провести аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Телерадиокомпания «Евразия»

6.  Обобщить результаты аудита и разработать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на ООО «Телерадиокомпания «Евразия»

1. Теоретические аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами

 

1.1  Законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки

Основные нормативные документы

1.  План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (приказ Минфина РФ №94н от 31.10.2000 г.);

2.  Налоговый кодекс РФ. (гл 21,23,24,25)

3.  Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г.;

4.  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ №34н от 29.07.1998 г.).

5.  Положение о порядке покупки и выдаче ин. валюты для оплаты командировок (Приказ ЦБ России №62 от 25 июня 1997 г.) (редакция от 20 август 2002 г.)

6.  Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ (Приказ Минфина РФ №49н от 6 июля 2001 г.) ред. №91 от 9 ноября 2001 г.

7.  Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран (приказ Минфина №64Н от 02.08.2004 г.);

8.  О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу (письмо Минтруда РФ, Минфина РФ №1037-ИХ от 17.05.1996 г.);

9.  Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (решение совета директоров Банка России №40 от 22.09.1993 г.);

10.  О служебных командировках в пределах СССР (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС №62 от 07.04.1988 г.);

11.  Унифицированные формы первичной учетной документации (постановления Госкомстата РФ №55 от 01.08.2001 г., №26 от 06.04.2001 г.).

12.  Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995 г.);

1.2  Источники информации для проверки

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть, произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

1.  приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

2.  оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных Средств;

3.  расходы на командировки по территории РФ и за границу;

4.  представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.».

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

1.  авансовые отчеты;

2.  журнал регистрации авансовых отчетов;

3.  приказы о направлении сотрудников в командировку;

4.  список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

5.  сметы представительских расходов;

6.  приказы об утверждении смет представительских расходов. Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

7.  баланс предприятия (ф. №1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

8.  отчет о движении денежных средств (ф. №4);

9.  Главная книга;

10.  журнал-ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

1.3  Вопросы для составления плана и программы проверки

Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

1.  отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

2.  несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, полу чающих наличные деньги в кассе под отчет;

3.  отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

4.  несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

5.  задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

6.  списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

7.  отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

8.  отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

9.  отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

10.  выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник таблица 1.1.

Таблица 1.1. Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п\п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер вывода
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды.	«Подотчет 1.1.1»	1
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет Да	Журнал-ордер №1	«Подотчет 1.1.2»	2
3	Оформляется ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Нет Да	Письменные распоряжения руководителя	«Подотчет 2.1.2»	3
4	Облагаются ли суточные сверх норм, возмещаемые по решению предприятия	Нет Да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»	4
5	Организован ли аналит. учеткомандировочных расходов в пределах и сверх нормдля целей налогообложения	Нет Да		«Подотчет 2.1.5»	5
6	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет Да		«Подотчет 4.1.2»	6

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику таблица 1.1. аудитор может «сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен, отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.

5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и к норм не ведется.

8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяет аудитору сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен. Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

1.  если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций» то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

2.  если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.