Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации

Министерство образования и науки РФ ГОУ ВПО «Кемеровский государственный университет» Экономический факультет Кафедра общей и региональной экономики

Контрольная работа

по документированию управленческой деятельности

на тему:

"Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации"

Кемерово 2008

Содержание

Введение

1. Основные положения по документированию управленческой деятельностью

1.1 Организационно-правовые документы. Основные понятия и виды

1.2 Язык и стиль

2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов

2.1 Общие положения

2.2 Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов

2.3 Порядок подготовки и оформления приказа

2.4 Требования к составлению и оформлению протоколов

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии – на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне – на пальмовых листьях, в Египте – на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде – на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Основная цель работы заключается в изучении и анализе работы с организационно-распорядительными документами, способствующими совершенствованию и правильной организации труда. Работа определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает единые требования к документам, их оформлению на предприятии и его структурных подразделений, единые требования к учету, использованию и хранению документов.

1. Основные положения по документированию управленческой деятельностью

1.1 Организационно-правовые документы. Основные понятия и виды

Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией управляющей компанией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей обособленных подразделений и управляющей компании. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению документов по установленным правилам.

Все документы делятся на 2-е большие группы:

– первая – документы по общим вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений компании;

– вторая – документы по функциям управления, которые готовятся функциональными подразделениями обособленными подразделениями.

Управленческие документы делятся на организационные и распорядительные.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделений предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

Распорядительные документы – документы, решающие важнейшие вопросы управления и отражающие как результат коллегиальной деятельности компании, так и принятые в порядке единоначалия.

Организационные и распорядительные документы классифицируются по наименованиям:

– постановления;

– распоряжения;

– деловые, служебные письма, решения, протоколы;

– приказы, инструкции, поручения;

– акты и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, в т.ч. вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности структурных подразделений администрации.

Документы классифицируются также:

– по месту составления (внутренние и внешние);

– по форме (индивидуальные, трафаретные и типовые);

– по срокам исполнения (срочные и несрочные);

– по происхождению (служебные и личные);

– по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.