Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов.

4. Определение уникальных и особо ценных дел и документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.

В ведомственном архиве экспертиза ценности документов проводится при подготовке дел к передаче на государственное хранение и при выделении дел к уничтожению.

Для проведения экспертизы ценности в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов на каждом этапе. Взаимодействие экспертных органов представлено на рис. 4.

Рис. 4. Экспертные органы Российской Федерации

В любой организации, учреждении, предприятии независимо от формы собственности должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), методическое руководство которой осуществляет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архива или архивного учреждения.

В крупных организациях с большим объемом документооборота (в министерствах и ведомствах, например) создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и экспертные комиссии (ЭК) структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федеральной архивной службы.

ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек, один из которых является заведующим ведомственным архивом. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения о постоянно действующей экспертной комиссии, разработанного на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного Федеральной архивной службой в 1995 г.

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем - сотрудник службы ДОУ. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации. Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов ЭК, подготовка заседаний осуществляются секретарем.

ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству руководитель несет ответственность за сохранность документов.

Задачами ЭК является:

рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения; решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);

проверка правильности оформления комплексов документов (дел, единиц хранения на небумажных носителях) для постоянного и долговременного хранения и др.

Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов - системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть классифицированы на три большие группы:

критерии оценки происхождения документов;

критерии содержания документов;

критерии внешних особенностей документов.

Состав критериев экспертизы ценности документов представлен в табл. 4.

Кроме перечисленных общих критериев экспертизы ценности документов для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения вопроса (проблемы) и др.

Таблица 4

Критерии оценки происхождения документа	Критерии содержания документа	Критерии внешних особенностей документа
Значение учреждения или лица в жизни общества Значимость событий (явлений предмета), отраженных в документе Время и место образования документа	Значение имеющейся в документе информации Повторяемость документной информации Целевое значение документа Разновидность документа	Подлинность Наличие резолюций, виз, пометок на документе Внешний вид Форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности Физическое состояние документа

Таким образом, экспертиза ценности документов - сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документов еды.

В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.

Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет собой «систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения». Различают два типа перечней:

с указанием сроков хранения;

подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:

типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;

примерные для однородных организаций, например для коммерческих банков;

ведомственные - по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).

Типовой перечень унифицирует сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности. Такие типовые документы во всех учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения, например личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.

Однако в типовых перечнях невозможно привести все документы, отражающие специфические особенности той или иной отрасли. И только ведомственный перечень содержит полную информацию о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства (Госстандарта РФ, например) или одной отраслевой системы (например, отрасли социальной защиты населения). Такая информация систематизирована в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности всех учреждений, организаций, предприятий отрасли (ведомства) и для специфических документов разработаны свои сроки хранения. Типовая документация входит составной частью в такие перечни со сроками хранения, приведенными в типовом перечне. В настоящее время в нашей стране продолжает действовать принятый в 1989 г.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, который уже значительно устарел.

Перечни документов, подлежащих постоянному хранению, разработаны только одного вида - типовые. К ним в первую очередь относится Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, который ориентирован только на документы государственных учреждений и не отражает появление в стране организаций различных форм собственности, новых видов и разновидностей управленческих документов. Очень своевременным является появление нового перечня для негосударственных коммерческих предприятий, представляющего собой справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Этот перечень выпущен как в традиционной, так и в электронной форме - содержит на дискете программу просмотра и выбора статей для формирования перечня управленческих документов конкретной организации.

Любой перечень состоит из основной части и вспомогательного аппарата. Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и пронумерованных в порядке сквозной валовой нумерации.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

порядковый номер;

наименование видов и разновидностей документов;

сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня;

примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Классификационная схема - систематизированный список наименований отраслей, вопросов деятельности, отраженных в документах, - построена по функционально-отраслевому принципу.

Вспомогательный аппарат перечня включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов и др.

Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в дела разных организаций. Для того чтобы избежать поступления на архивное хранение одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях предусмотрены следующие звенья:

высшие органы государственной власти и управления;

центральные органы власти и управления;

органы власти и управления субъектов федерации;

учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).

В некоторых ведомственных перечнях в качестве приложений иногда включаются примерные списки учреждений ведомственной системы, сгруппированных по звеньям перечня.

Таким образом, перечни документов значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, позволяют избежать ошибок при установлении сроков хранения документов.

Контрольные вопросы и задания

1. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?

2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

3. Какие органы входят в систему экспертных органов?

4. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и каковы основные задачи этой комиссии?

5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.

6. Что представляют собой перечни документов с указанием сроков хранения? Какие действующие перечни документов с указанием сроков хранения вы знаете?

7. Чем типовой перечень отличается от ведомственного перечня?

8. Какой вспомогательный аппарат характерен для перечней документов с указанием сроков хранения?

ГЛАВА 13. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в ведомственный архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.)- Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

1) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

2) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Контрольные вопросы

1. В течение какого срока должны храниться по месту формирования законченные делопроизводством дела?

2. Каковы сроки хранения дел, подлежащих передаче в ведомственный архив организации?

3. Что предусматривает полное оформление дела при подготовке его к передаче на хранение в ведомственный архив?

160

4. В каких случаях составление внутренней описи дела обязательно?

5. Что означает пересистематизация документов в деле и почему она проводится только при подготовке дела к передаче на хранение?

6. Как нумеруются листы дела?

7. Всегда ли составляется заверительная надпись дела? Что в нее входит?

8. Каким образом подшиваются документы постоянного срока хранения в твердую обложку? Всегда ли дела переплетаются?

9. Как должны храниться особо ценные документы?

10. С какими целями производится полное оформление дел при их подготовке к передаче на хранение в архив организации?

ГЛАВА 14. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ОБ АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ

Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством РФ сроками - в зависимости от категории организации и вида документов:

для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств, республик в составе Российской Федерации, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе Российской Федерации) подчинения - 15 лет;

для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел -75 лет;

для научно-технической документации - до утраты практической значимости, но не более 25 лет;

для кинофильмов, киножурналов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, не более 3 лет;

для фотодокументов - 3 года;

для машинно-ориентированных документов - 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Федеральной архивной службой России (Росархивом) по согласованию с соответствующей организацией.

В течение установленных сроков государственные организации должны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов для передачи их на постоянное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Документы перечисленных выше организаций входят в государственную часть Архивного фонда России. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июня 1993 г. совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, образует Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Государственная часть Архивного фонда РФ хранится постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевыми фондами). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными и не входящих в Федеральную архивную службу. Подготовка и передача документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения формы собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в государственные архивы.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений с момента их официальной регистрации;

религиозных объединений и организаций;

негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

Федеральная архивная служба должна иметь информацию от собственников документов, необходимую для их государственного учета, а также информацию о смене собственника, о новом владельце и новом месте хранения и условиях хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой.

В случае ликвидации собственников документов негосударственной части или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. При необходимости документы могут передаваться на временное, депозитное хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки. При этом составляется договор, где оговариваются порядок и условия передачи.

Таким образом, юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов, однако запрещено создание тайных архивов. Согласно ГОСТ Р 51141-98 под архивом понимается совокупность архивных документов, а также «организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования».

Из определения следует, что даже если в структуре организации нет специального подразделения - архива, в штатном расписании нет должности архивного работника (архивариуса, архивиста, зав. архивом), архив как «совокупность документов» все равно существует. В этом случае для ведения архива приказом руководителя организации должен быть назначен один из работников организации, компетентный в вопросах делопроизводства и архивного дела, который будет подчиняться непосредственно руководителю организации. Если есть такое подразделение, то чаще всего употребляется термин «ведомственный архив».

Существуют следующие разновидности ведомственных архивов:

центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;

центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих научно-исследовательских институтов;

объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности, например архив Главмосстроя;

объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно продолжительны («до минования надобности», «до ликвидации организации»).

Ведомственные архивы передают документы, подлежащие государственному хранению, в государственные архивы - центральные, республиканские, областные (краевые), окружные городские и районные.

Федеральная архивная служба России в соответствии с Положением «О Федеральной архивной службе России», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562, «является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации».

Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:

организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;

анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;

развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;

контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела;

ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;

осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

В систему Росархива входят:

федеральные государственные архивы и центры хранения документации;

научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву;

органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

В течение всего установленного срока хранения документов в ведомственном архиве должна быть обеспечена организация их хранения в соответствии с установленными правилами, к которым можно отнести:

организацию учета документов ведомственного архива;

обеспечение сохранности документов ведомственного архива путем создания оптимальных условий хранения, рационального размещения документов, создания страхового фонда;

создание научно-справочного аппарата к документам ведомственного архива;

организацию использования документов ведомственного архива;

организацию передачи ведомственным архивом документов Государственного архивного фонда на государственное хранение.

Основным документом, регламентирующим работу ведомственного архива, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.

Указанным документом определены следующие основные виды учетных документов ведомственного архива:

опись как основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел;

книга учета поступлений и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

отчеты о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, формы которых утверждены Госкомстатом РФ;

акты, в которых фиксируются все изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния, формы которых утверждены Росархивом;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статистической отчетности и другие документы.

Сохранность документов ведомственного архива достигается прежде всего путем выполнения определенных требований к оборудованию архивохранилища, помещения которого должны быть отделены от рабочих комнат и защищены от доступа посторонних лиц. Двери должны быть дополнительно укреплены. На окна первого этажа архивохранилища устанавливаются решетки, которые открываются изнутри. На окнах должны быть или специальное остекление, или краска, или прочные шторы. В архивохранилище не должны проникать прямые солнечные лучи; светильники должны быть закрытого типа. Выключатели и предохранительные щиты должны быть вынесены из хранилища. Из-за повышенной пожароопасности архивохранилища должны быть оборудованы также различными средствами пожаротушения (в том числе песком и брезентом).

Для размещения дел в архивохранилищах используются определенные схемы расположения документов с различными сроками хранения, специальное оборудование (стационарные или передвижные стеллажи, стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением).

Все дела упаковываются в картонные коробки, контейнеры или в свертки, к которым приклеиваются или прикрепляются ярлыки с указанием данных, характеризующих состав коробки (контейнера, связки). В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - горизонтальный или вертикальный.

В архивохранилищах должен соблюдаться определенный температурно-влажностный режим, поэтому они комплектуются приборами для измерения температуры и влажности, в них проводятся регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, ведомственный архив создает научно-справочный аппарат к этим документам - описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рациональным является и создание базы данных по архивным документам с использованием ПЭВМ.

Использование документов, хранящихся в архивах (не только ведомственных), производится в политических, культурно-просветительских, учебных, юридических и иных целях. В государственных архивах формы использования документов разнообразнее, чем в ведомственных. К ним можно отнести и организацию выставок, подготовку публикаций, лекций, докладов, экскурсий, организацию работы читального зала и др. Некоторые формы использования документов присущи всем архивам без исключения. К ним в первую очередь относится выдача гражданам и организациям архивных справок, архивных копий документов, выписок из них социально-правового характера, необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан (сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии и др.). Порядок выдачи архивных справок четко регламентирован «Основными правилами» (разд. 10.2), так же как и организация работы читального зала.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое архив? Какие виды ведомственных архивов вам известны?

2. Как долго должны храниться документы организации в ведомственном архиве?

3. Каким документом регламентируется работа ведомственного архива?

4. Что должны обеспечить государственные организации во время хранения документов в ведомственном архиве?

5. Расскажите об Архивном фонде РФ. Из каких частей он состоит?

6. Что входит в негосударственную часть Архивного фонда РФ?

7. Могут ли меняться сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда РФ?

8. Какие виды учетных документов создаются ведомственным архивом?

9. Какие условия хранения должны быть созданы в ведомственном архиве? Каким образом в нем хранятся дела?

10. Расскажите о формах использования архивных документов.

И. Перечислите основные функции Государственной архивной службы России. Назовите, какие органы входят в систему Росархива.

ГЛАВА 15. КОДИФИКАЦИЯ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

Наличие значительного числа нормативных актов, регулирующих один и тот же вид общественных отношений, обладающих различным уровнем официальности, часто противоречащих друг другу и содержащих устаревшие нормы, требует согласования и приведения этих актов в соответствие между собой, создания единого нормативного акта. Осуществлению этой задачи служит систематизация нормативных актов - деятельность государственных органов и должностных лиц по упорядочению и совершенствованию и приведению нормативных актов в определенную внутренне согласованную систему.

Существуют три вида систематизации: инкорпорация, консолидация и кодификация.

Инкорпорация представляет собой приведение нормативных актов в систему путем объединения нормативного материала без изменения его содержания. При инкорпорации нормативно-правовые акты подвергаются только внешней обработке и размещаются в определенном порядке - алфавитном, хронологическом, систематическом (предметном) в единых сборниках и других изданиях.

Консолидацией называют приведение нормативных актов в систему путем объединения нескольких близких по содержанию нормативных актов в единый укрупненный акт, который заменяет вошедшие в него акты. Последние после проведенной консолидации утрачивают силу, а вместо них действует вновь созданный нормативный акт, имеющий собственные реквизиты (наименование, дату принятия, номер и подпись должностного лица). Консолидация занимает промежуточное положение между инкорпорацией и кодификацией.

Кодификация представляет собой систематизацию, проводимую путем объединения нормативных актов с изменением их содержания в единый, логически цельный акт. Кодификация может быть всеобщей (когда переработке подвергается значительная часть законодательства), отраслевой (когда перерабатываются нормы определенной сферы законодательства) и специальной (когда перерабатываются нормы какого-либо правового института).

Для кодификации характерны следующие черты:

1) представляет собой наиболее сложную, трудоемкую и вместе с тем совершенную форму систематизации;

2) является особым видом правотворчества;

3) осуществляется только компетентными государственными органами на основании конституционных или иных законных полномочий;

4) ее результаты рассчитаны на длительный срок;

5) итоговым результатом является создание единого кодифицированного акта, который отличается юридической и логической целостностью, сводным характером (т.е. объединяет не утратившие своего значения нормативные предписания), сложным строением, главенствующим положением среди других отраслевых актов.

Существует несколько видов кодифицированных актов: Основы законодательства, кодексы, уставы, положения, правила.

Основы законодательства - это отраслевые нормативные акты, которые содержат основополагающие нормы, регулирующие ту или иную область сходных общественных отношений, вследствие чего являются юридической базой для развития законодательства в сфере совместного ведения Российской Федерации, республик в ее составе и других субъектов федерации.

Кодексами называют нормативные акты, которые содержат правовые нормы, направленные на регулирование качественно близких общественных отношений: гражданских, брачно-семейных, уголовных и др.

Уставы представляют собой нормативные акты, которые регулируют определенную сферу государственной деятельности, работу железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положения - это нормативные акты специального действия, которые детально регулируют статус либо организацию деятельности государственных органов, организации и учреждении. Таково, например, Положение о службе в органах внутренних дел.

Под правилами понимаются нормативные акты, определяющие порядок организации какого-либо рода деятельности.

Работа по поведению кодификации проходит в несколько этапов. Сначала разрабатываются общий план систематизации действующего законодательства и рабочий план кодификации в каждой отрасли права. В этих планах устанавливаются цель предполагаемой работы и ее основные этапы, определяются сроки проведения кодификации и необходимые для этого средства.

Следующим этапом является определение объема того нормативного материала, который подлежит обработке. Отбор тех или иных нормативно-правовых актов зависит от предполагаемой цели кодификации, а также от характера и значения самого правового материала.

После определения объема правового материала, подлежащего кодификационной обработке, его собирают воедино и регистрируют. Как правило, основной формой регистрации правовых актов является карточная регистрация, позволяющая создать полное хронологическое собрание законодательного материала по соответствующему вопросу.

Следующий этап кодификационного процесса - выявление актов, официально отмененных соответствующими органами, а также актов об отмене других актов, не устанавливающих новых правовых норм. Итогом проведения данной операции является существенное сокращение объема законодательного материала, подлежащего дальнейшей обработке. На этом же этапе кодификатор освобождается от актов с определенными в них сроками действия, уже истекшими и непродленными.

Затем происходит исключение из собранного материала актов, хотя формально пока и не отмененных, но фактически утративших силу в связи с последующим развитием законодательства. Вопрос о том, какие из актов фактически утратили силу, решается совместно с государственными организациями, их принявшими, при согласовании с ведомствами, которых они непосредственно касались. По окончании данных консультаций составляется список фактически недействующих актов, подлежащих исключению из дальнейшей кодификационной обработки материала. К списку прилагаются подробные справки с указанием мотивов исключения из процесса кодификации каждого из внесенных в него акта.

Получив таким образом лишь действующие нормативные акты, кодификатор подвергает их дальнейшей обработке. В частности, из текста акта исключаются:

вводные части, если они не содержат принципиальных указаний;

статьи с перечнем отменяемых актов, временными правилами применения акта при введении его в действие;

статьи, которые фактически утратили силу;

статьи ненормативного характера.

Все исключения также сопровождаются мотивированными объяснениями в специальных справках, на основании которых законодатель при обсуждении проекта кодификационного сборника будет решать вопрос об окончательной судьбе данных статей.

Получив, таким образом, полное собрание действующего законодательства, кодификатор создает алфавитно-предметную картотеку, а затем в алфавитном порядке располагает свободные листы с текстами законодательных актов. Это позволяет быстро получать необходимые справки по действующему законодательству, является основанием для систематического толкования действующих правовых норм, а также облегчает решение других вопросов кодификационной работы, в частности вопроса о схеме будущего кодификационного сборника, в соответствии с которой весь действующий законодательный материал распределяется по разделам.

Закончив распределение законодательного материала по разделам, кодификатор приступает к устранению имеющихся в действующем законодательстве противоречий и повторений. На этом этапе обнаруживаются и существующие в законодательстве пробелы, о которых кодификатор может и должен поставить в известность законодателя.

Итогом кодификации является создание проекта единого, сводного, юридически и логически цельного, согласованного нормативного акта (кодификационного сборника), представляемого на утверждение соответствующего компетентного государственного органа.

Контрольные вопросы и задания

1. Какую задачу призвана решить систематизация законодательства?

2. Какие виды систематизации нормативно-правовых актов вы знаете?

3. Что такое кодификация? Каковы ее основные черты?

4. Перечислите известные вам виды кодификации.

5. Какие существуют виды кодифицированных актов?

6. Изобразите в виде схемы основные этапы процесса кодификации.

7. Раскройте содержание каждого этапа кодификационного процесса.

ПРИЛОЖЕНИЯ   Приложение 1

Перечень нормативных актов, регулирующих документационное обеспечение управления

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1-2.

3. Кодекс законов о труде Российской Федерации.

4. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г.).

5. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

6. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

7. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996г., 24 мая 1999 г.).

8. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23 июля 1998 г.).

9. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. и доп. от 11 июля, 31 декабря 1998 г.).

10. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. - М.: Государственная-архивная служба России, 1993.

11. Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г. № 191.

12. Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268.

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах».

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г.).

15. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

16. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562.

17. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги.

18. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования.

19. ГОСТ Р 1.0-92. Государственная система стандартизации РФ. Основные положения.

20. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями № 1, утвержденными Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-СТ «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р»).

21. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

22. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.

23. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд РФ, 1998.

24. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. - М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998.

25. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

26. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.

27. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М., 1989.

28. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

29. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

30. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 1994.

31. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).

32. Инструкция по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Утверждена приказом Министерства финансов РФ от 3 декабря 1999 г. № 107 н.

33. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. № 2.

34. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1968 г. № 189/11-64.) - М., 1968.

35. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1991.

36. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). - М.: ЦЕНТ Минтруда Российской Федерации, 1995. 26 с.

37. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993. 77 с.

38. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/ 17-42). - М.: Экономика, 1988. 30 с.

39. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1982.

40. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справ, пособие. - М.: ВНИИДАД, 1996.

Приложение 2

Образец оформления общего бланка документа с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А4

Приложение 3

Образец оформления общего бланка документа с продольным вариантом расположения реквизитов на формате А4

Приложение 4

Образец оформления общего бланка документа с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А5

Приложение 5

Образец оформления бланка конкретного вида документа (приказа) с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А5

Приложение 6

Образец оформления бланка конкретного вида документа (приказа) с продольным вариантом расположения реквизитов на формате А4

Приложение 7

Образец оформления бланка письма с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А4

Приложение 8

Образец оформления бланка письма с продольным вариантом расположения реквизитов на формате А4

Приложение 9

Образец оформления бланка письма с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А5

Приложение 10

Образец оформления бланка письма с продольным вариантом расположения реквизитов на формате A5

Приложение 11

Образец оформления бланка должностного лица на формате А4 (бланк конкретного вида документа)

Приложение 12

Образец оформления бланка должностного лица на формате А4

(бланк письма)

Приложение 13

Образец документа (справки по личному составу) с трафаретным текстом

Приложение 14 Образец оформления титульного листа устава

Приложение 15 Типовая (унифицированная) форма положения о структурном

подразделении

Приложение 16

Типовая (унифицированная) форма структуры и штатной

численности

Приложение 17

Типовая (унифицированная) форма штатного расписания

Приложение 18

Типовая (унифицированная) форма должностной инструкции

Приложение 19 Образец оформления постановления

Приложение 20

Образец оформления решения

Приложение 21

Образец оформления совместного распорядительного документа

(приказа)

Приложение 22

Образец оформления приказа по основной деятельности

Приложение 23 Образец оформления приказа по личному составу

Приложение 24

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) - Типовая межотраслевая форма № Т-8

Приложение 25 Образец оформления распоряжения

Приложение 26 Образец оформления служебного письма

Приложение 27

Образец оформления телеграммы

Приложение 28   Образец оформления телефонограммы

Приложение 29 Образец оформления протокола

Приложение 30

Образец оформления акта

Приложение 31

Образец оформления докладной записки

Приложение 32 Образец оформления справки

Приложение 33 Образец оформления выписки из приказа

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практ. пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000. -224 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 208 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 818 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - 4-е изд., испр. и доп. -М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999. - 256 с.

6. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: Учеб -справ пособие. - М.: ИМПЭ, 1998. - 96 с.

7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 8-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 288 с.

8. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ» 1994 -85с.

9. Составление и оформление служебных документов: Практ. пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999.-224с.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР 1999

11. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. - М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997. - 176 с.

12. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие / О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана – М.: Инфра-М, 1999.-272с. "

13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 1999. - 232 с.

14. Журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело».

 

[1] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 1,п. 1.

[2] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 1,п. 3.

[3] Там же. - С. 2, п. 32.

[4] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 22.

[5] Там же. - С. 2, п. 23.

[6] Там же. - С. 2, п. 25.

[7] Большой энциклопедический словарь. - М., 1991. - С. 526.

[8] ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 34.

[9] См.: ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. - М., 1972.

[10] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 34.

[11] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 34.

[12] Там же. - С. 2, п. 39.

[13] Там же. - С. 2, п. 42.

[14] Там же. - С. 2, п. 43.

[15] Допускается использование форматов A3 и А6.

[16] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 44.

[17]  Для физического лица - только инициалы и фамилию.

[18] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. от 24 июля 1998 г.).

[19]  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1981.-С. 29.

[20]  Акционерное общество: Сб. типовых организационно-распорядительных документов. - М., 1994. -С. 116.

[21]Унифицированная система организационно-распорядительной документации. -М., 1981.-С. 33.

[22] Если текст печатается через 1,5 интервала, то двойной интервал - 3,0.

[23] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998.-С. 4, п. 75.

[24] ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 27.

[25] Там же. - С. 2, п. 29.

[26]  Организация работы с документами / В. А.Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М., 1998. -С. 211.

[27] Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 1995. - С. 23, п. 4.1.2.

[28]  Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986. - С. 33-34.

[29] См.: ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. - М., 1985.