Делопроизводство в бухгалтерском учете

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ИДО

ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ

по делопроизводству в бухгалтерском учете

студентки группы 05/2 Бп

Тимофеевой Екатерины Валерьевны.

Проверила Цыпкина Н.В.

Электросталь 2006

Содержание

Введение

1 Требования к бланкам документов

2 Порядок организации документооборота

3 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов

3.1 Приходный кассовый ордер

3.2 Объявление на взнос наличными

3.3 Платежные поручения

3.4 Доверенность

3.5 Счет-фактура

3.6 Авансовый отчет

4 Порядок хранения первичных документов и учетных регистров

Литература

Введение

В своей работе федеральные органы исполнительной власти руководствуются типовой инструкцией, которая разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005г. №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органов исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

Ответственность за правильную организацию и постановку делопроизводства в структурных подразделениях Отделения Федерального Казначейства возлагается на его руководителя.

Деятельность Отделения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу.

Отделение Федерального Казначейства издает следующие ненормативные правовые акты: приказы, указания, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и иные документы в соответствии с их компетенцией.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливают единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

1 Требования к бланкам документов

Документы изготавливаются на бланках и должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А 4 (210´297 мм) и. А 5 (148´210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Они изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки документов Отделения Федерального Казначейства с изображением Государственного Герба Российской Федерации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

-    угловой (приложение 1);

-     продольный (приложение 2).

Для Отделения Федерального Казначейства устанавливают следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

1.                    Общий бланк;

2.                    Бланк письма;

3.                    Бланк конкретного вида документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2 Порядок организации документооборота

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя. График устанавливает в Отделении рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники Отделения создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.