Розробка автоматизованого обліку та руху товарів на складах засобами СУБД Microsoft Access

Зміст

 

Розділ 1. Аналіз обліку та руху товарів на складах.

1.1 Організаційно – економічна постановка задачі.

Розділ 2. Проектування бази даних по організації обліку та руху товарів на складах.

2.1 Інфологічна модель

2.2 Обґрунтування вибору інструментального засобу проектування.

Розділ 3.Розробка автоматизованого обліку та руху товарів на складах засобами СУБД Microsoft Access.

3.1 Розробка таблиць бази даних.

3.2 Розробка запитів до бази даних.

3.3 Розробка форм Microsoft Access.

3.4 Конструювання звітів в Microsoft Access.

3.5 Організація захисту даних.

3.6 Опис бази даних.

Висновок

Використана література

 

Розділ 1. Аналіз обліку та руху товарів на складах

 

1.1 Організаційно-економічна постановка задачі

Торгівля - одна з найважливіших сфер життєзабезпечення населення. При її посередництві здійснюється ринкове узгодження товарної пропозиції та купівельного попиту. Будучи джерелом надходження коштів , торгівля тим самим формує основи фінансової стабільності держави.

У торгівлі, як у жодній іншій галузі господарської системи, сформувалося багате конкурентне середовище. Підприємницька й інвестиційна активність у цій сфері найвища. Торгівля сьогодні є важливої галузевою системою.

Якщо складський облік товарів організований по партіях протягом звітного періоду товар здобувався по однієї і тій же ціні, то базою для визначення покупної вартості реалізованих товарів можуть служити дані первинних документів. При цьому досить кількість реалізованих товарів у натуральному вираженні помножити на ціну їхнього придбання. Складності виникають в умовах сортового обліку товарів на складі, а також придбання товарів у різних постачальників за різними цінами. У цих випадках для визначення покупної вартості реалізованих товарів можуть бути використані методи оцінки матеріальних запасів:

-по середній (середньозваженої) ціні;

-за цінами перших закупівель (ФИФО);

-за цінами останніх закупівель (ЛИФО);

- по собівартості одиниці запасів.

Сучасний споживчий ринок відрізняється високою насиченістю. Товарного дефіциту фактично немає. Бюрократична система розподілу товарів цілком замінена відносинами вільної купівлі-продажу. Динамізм обсягів і структури реалізації товарів і послуг поступово здобуває усе більш стійкий характер.

З метою забезпечення позитивного розвитку ринку необхідне рішення наступних задач:

1.Забезпечення для абсолютної більшості населення приступності споживчого ринку в цивілізованих формах його організації.

2.Усіляке забезпечення прав громадян на безпеку і якість товарів.

3.Формування розвитий системи товароруу, що створює сприятливі можливості для вітчизняних товаровиробників і сприятливої оптимізації на ринку співвідношення вітчизняних і імпортних товарів.

4.Відновлення фінансового контролю над товарообігом на основі істотного обмеження можливостей для тіньового обороту.

5.Відновлення оптимального співвідношення магазинних і вне магазинних форм продажу товарів.

6.Зміцнення нормативно-правової бази розвитку торгівлі.

7.Відновлення єдиної інформаційної системи внутрішньої торгівлі.

Структура обліку в оптовій торгівлі.

Облік товарів в організаціях торгівлі організується:

-    У бухгалтерії - по матеріально-відповідальних обличчях (бригадам) у вартісному вираженні;

-    На складах - по найменуваннях, сортам, кількості і ціні товару в товарних книгах, товарних картках.

Бухгалтер організації зобов'язаний перевіряти своєчасність і повноту оприбуткування товарів, що надійшли, правильність їхнього списання, а також правильність складання звітів матеріально відповідальними обличчями. відповідність суми по внутрішньому переміщенню відпущених товарів і тари тій сумі, що показана в прибутковій частині товарних звітів інших матеріально відповідальних облич;

Однієї із самих складних задач для фірми, що займається торговою діяльністю, є точний і упорядкований облік матеріальних засобів. При дуже великому обороті первинних документів стає дуже складним їх упорядкування. Як правило, багато фірм дотепер , при такому стрімкому розвитку комп'ютерної техніки і програмного забезпечення, не мають чітко налагодженого комп'ютерного обліку.

Однієї з проблем недосконалості методів ведення обліку - є недалекоглядність керівництва фірм.

Предметна область це облік товарообігу на фірмі торговою діяльністю. Сюди входить і облік товарів на складі (на декількох складах), оформлення документів по відвантаженню і при оприбуткуванню товару на склад, ведення реєстру постачальників і покупців, облік взаєморозрахунків з юридичними і приватними особами й одержання звітної інформації про продажі.

Основною задачею ставиться правильна організації структури збереження інформації (тобто структури баз даних.), алгоритмів уведення, читання, коректування інформації. А сама програма являє собою довідкову систем.

Вимоги до розроблювальної системи:

-    Чітка і логічна структура баз даних;

-    Наявність мінімум третьої нормальної форми для всіх створюваних структур даних;

-    Наявність логічно грамотних зв'язків між компонентами структури даних;

-    Способи одержання інформації із системи.

Що стосується вимог до апаратних ресурсів, то тут усе залежить від розмірів автоматизованого обліку.

Необхідно проаналізувати предметну область, звичайно системи складського обліку розробляються під конкретного замовника.

Для кожної гарної системи завжди повинний існувати адміністратор, що буде супроводжувати систему, усувати помилки, а при розширенні предметної області допрацьовувати програмні модулі.

Що стосується кінцевих користувачів, то отут можуть бути майже всі співробітники фірми, причому для кожного співробітника може бути запрограмований тип доступу (читання, зміна, додавання, видалення й ін.) до документів, довідникам, регістрам і іншій інформації в системі.

На сьогоднішній день існує велика кількість систем автоматизації складської діяльності підприємства. Однак багато фірм, що використовують специфічні методи роботи, не можуть використовувати дані програми.

Підприємства, господарства України роблять різноманітну продукцію. У її числі можна знайти засобу виробництва: верстати, машини, металопродукцію, товари народного споживання, предмети побутової хімії і т.д.

Для виробництва всієї перерахованої вище продукції підприємства, незалежно від форм власності, для свого нормального і стабільного функціонування мають потребу в сировину, що комплектують, запчастинах і т.п. Іншими словами для організації своєї діяльності підприємства зіштовхуються з проблемою своєчасного постачання продукції. Для цих цілей підприємства державної форми власності використовують постачальницькі організації (у даний час даними організаціями користаються спеціалізовані державні підприємства), підприємства ж приватних форм власності проводять відповідні заходи, спрямовані на своєчасне і безупинне забезпечення необхідною чи сировиною матеріалами. Але в даний час практично всі підприємства будь-якої форми власності самостійно займаються пошуком підприємств-постачальників, а також у міру необхідності організацією постачань.

Одним з показників підприємства, що характеризують роботу, є товарообіг, що являє собою планово організаційний процес звертання засобів виробництва, від якого багато в чому залежать і інші економічні показники. У загальний обсяг товарообігу включають усі товари, реалізовані підприємством, тобто отримані від підприємств постачальників продукції. Також товарообіг показує наскільки швидке підприємство використовує отриману продукцію, тобто якими темпами воно здійснює свою діяльність, чим більше на підприємство здійснюється постачань, тим більше стабільно працює дане підприємство.

При здійсненні постачань на підприємство виробляється обробка і збереження великої кількості інформації, зв'язаної з постачаннями, що у себе включає:

своєчасне і правильне оформлення документів і контроль за кожною операцією надходження товарів від постачальників, з переробки й інших джерел, виявлення розбіжності фактичної наявності і кількості, зазначеного в супровідних документах;

контроль за своєчасним, повним і правильним оприбуткуванням товарів, що надійшли; своєчасне і правильне оформлення документації і контроль за кожною операцією відпустки, чи відвантаження реалізації товару;

контроль за дотриманням нормативів запасу товарів.

На підприємствах державної форми власності здійсненням усіх дій зв'язаних з постачаннями й оформленням необхідних документів , при наявності відповідного програмного забезпечення, займається визначена кількість персоналу підприємства, але , як правило, розробка такого програмного забезпечення велася на мовах низького рівня програмування, а за останні 6-8 років розвиток машинних засобів (ПЭВМ), програмних засобів різко збільшилася, тому раніше розроблене ПО не відповідає більш високим вимогам, пропонованим до сучасних програмних продуктів. Що ж стосується підприємств, фірм різний форм приватної власності, то вони найчастіше не мають зовсім відповідного програмного забезпечення, що значно збільшує трудомісткість процесу контролю й обліку проведення постачань. Розроблювальний програмний продукт і покликаний вирішувати дані проблеми.

Господарський облік являє собою сукупність бухгалтерського, оперативного і статистичного обліку. Облік - одна з найбільш трудомістких функцій керування. Відмітною рисою обліку є велика масовість і однорідність вихідних і підсумкових показників. Як правило, підсумкові показники формуються шляхом багаторазового угруповання по різних ознаках вихідних первинних даних без застосування складних розрахунків.

Важливим елементом обліку реалізації товарів є визначення вартості, по якій вони списуються з балансу торгової організації.

Порядок списання відпущених товарів залежить від способу збереження товарів на складі (партійний чи сортовий) і прийнятого підприємством в обліковій політиці методу визначення облікових цін на реалізовані товари.

Розділ 2. Проектування бази даних по організації обліку та руху товарів на складах

 

2.1 Інфологічна модель

Мета інфологічного моделювання - забезпечення найбільш природних для людини способів збору і представлення тієї інформації, яку передбачається зберігати в створюваній базі даних. Тому інфологічну модель даних намагаються будувати по аналогії з природною мовою (останній не може бути використаний в чистому вигляді із-за складності комп'ютерної обробки текстів і неоднозначності будь-якої природної мови). Основними конструктивними елементами інфологічних моделей є суть, зв'язки між ними і їх властивості (атрибути).

Суть - будь-який помітний об'єкт (об'єкт, який ми можемо відрізнити від іншого), інформацію про який необхідно зберігати в базі даних. Суттю можуть бути люди, місця, літаки, рейси, смак, колір і т.д. Необхідно розрізняти такі поняття, як тип суті і екземпляр суті. Поняття тип суті відноситься до набору однорідних осіб, предметів, подій або ідей, виступаючих як ціле. Екземпляр суті відноситься до конкретної речі в наборі. Наприклад, типом суті може бути місто, а екземпляром - Мінськ, Київ і т.д.

Атрибут - пойменована характеристика суті. Його найменування повинне бути унікальним для конкретного типу суті, але може бути однаковим для різного типу суті (наприклад, колір може бути визначений для багатьох сутей: кіт, автомобіль, сукня і т.д.). Атрибути використовуються для визначення того, яка інформація повинна бути зібрана про суть. Прикладами атрибутів для суті автомобіль є тип, модель, номерний знак, колір і т.д. Тут також існує відмінність між типом і екземпляром. Тип атрибуту колір має багато екземплярів або значень проте кожному екземпляру суті привласнюється тільки одне значення атрибуту.

Абсолютна відмінність між типами суті і атрибутами відсутня. Атрибут є таким тільки у зв'язку з типом суті. У іншому контексті атрибут може виступати як самостійна суть. Наприклад, для автомобільного заводу колір - це тільки атрибут продукту виробництва, а для лакофарбної фабрики колір - тип суті.

Ключ - мінімальний набір атрибутів, по значеннях яких можна однозначно знайти необхідний екземпляр суті. Мінімальність означає, що виключення з набору будь-якого атрибуту не дозволяє ідентифікувати суть по тих, що залишилися. Для суті Розклад ключем є атрибут Номер_рейса або набір: Пункт_відправлення. Час_вильоту і Пункт_призначення (за умови, що з пункту в пункт вилітає в кожен момент часу один літак).

Зв'язок - асоціювання двох або більше за сутей. Якби призначенням бази даних було тільки зберігання окремих, не зв'язаних між собою даних, то її структура могла б бути дуже проста. Проте одна з основних вимог до організації бази даних - це забезпечення можливості відшукання однієї суті по значеннях інших, для чого необхідно встановити між ними певні зв'язки. А оскільки в реальних базах даних нерідко містяться сотні або навіть тисячі сутей, то теоретично між ними може бути встановлений більше мільйона зв'язків. Наявність такої безлічі зв'язків і визначає складність інфологічних моделей.

Для визначення переліку і структури даних, що зберігаються, треба зібрати інформацію про реальні і потенційні додатки, а також про користувачів бази даних, а при побудові інфологічної моделі слід піклуватися лише про надійність зберігання цих даних, геть забувши про додатки і користувачів, для яких створюється база даних.

Це пов'язано з вимогами, що абсолютно розрізняються з базами даних прикладних програмістів і адміністратора бази даних. Перші хотіли б мати в одному місці (наприклад, в одній таблиці) всі дані, необхідні їм для реалізації запиту з прикладної програми або з терміналу. Другі ж піклуються про виключення можливих спотворень даних, що зберігаються, при введенні в базу даних нової інформації і оновленні або видаленні тієї, що існує. Для цього вони видаляють з бази даних дублікати і небажані функціональні зв'язки між атрибутами, розбиваючи базу даних на безліч маленьких таблиць. Оскільки багаторічний світовий досвід використання інформаційних систем, побудованих на основі баз даних, показує, що недоліки проекту неможливо усунути будь-якими хитруваннями в програмах додатків, то досвідчені проектувальники не дозволяють собі йти назустріч прикладним програмістам (навіть тоді, коли вони самі є такими).