1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

 

На сегодняшний момент спектр програм­мных продуктов, составляющих рынок систем электронного до­кументооборота, достаточно широк. Их можно раз­делить на две группы:

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.
2. Программные системы, построенные на других плат­формах: LanDocs («Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Следует отметить, что плат­форма IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной рабо­ты» (ICE — Integrated Collaborative Environment),где также представ­лены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru].

Отечественные компании, ко­торые в качестве технологичес­кой основы используют либо ре­ляционные базы данных (Oracle, MS SQL – «Дело» и LanDocs), ли­бо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища ин­формации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

Более подробно про системы электронного документа и способах их внедрения будет рассказано далее в главе 2.


1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД

Для проведения анализа ис­пользования и внедрения автоматизирован­ных технологий в области управ­ления документами целесооб­разно разделить все структур­ные подразделения организа­ции на функциональные группы (например):

•   административные подраз­деления;

•   эксплуатационно-техничес­кие подразделения;

•   социально-бытовые подраз­деления.

Затем выделим основные автома­тизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структур­ных подразделений.

Административные подраз­деления:

• функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды, автоматизи­рующие базовые бизнес-процессы и обеспечиваю­щие поддержку функций уп­равления ими;

·            система автоматизации де­лопроизводства (Управле­ния делами);

·           автоматизированная систе­ма подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);

• автоматизированная систе­ма по учету кадров (Управле­ние кадрами);

·           система электронного доку­ментооборота, электронного согласования и визирования документов и другие.

Эксплуатационно-техничес­кие подразделения:

·           функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды;

•   автоматизированная система для службы главного инженера;

•   автоматизированная систе­ма для службы главного энергетика;

•   автоматизированная система для службы главного механика;

•   общекорпоративная систе­ма электронного управления документами.

Социально-бытовые подраз­деления:

• функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды;

·           общекорпоративная система электронного уп­равления документами.

Базовая программная платформа.

В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причи­нами.

1.Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть на­личие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus
Notes/Domino, сокращает затраты на приоб­ретение программных средств и платформ.

2.В организации в настоящий момент используются прикладные автоматизированные ин­формационные системы, реализованные на
платформе IBM Lotus Notes/Domino.

3.Организация имеет территориально распреде­ленную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределен­ной корпоративной информационной среде.

Базовая архитектура решения.

Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:

- ядро системы;

- множество функциональных подсистем (см. рис. 1).

Программные платформы.

Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами - IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные подсистемы общекорпора­тивной системы электронного управления доку­ментами могут быть реализованы на любой плат­форме, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.

Предполагаемые этапы выполнения работ.

Этап 1. Аналитический (анализ требований)

Основные задачи этапа:

1.         Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2.         Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).

3.         Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.

4.         Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).

5.         Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).

Таблица 4.

Примерная таблица работ

 

Задачи

Сроки исполнения

Результат

Исполнители

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Этап 2. Проектно-технологический

Основные задачи этапа:

1.         Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.

2.         Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.

3.         Разработка технического задания на процесс внедрения системы.

4.         Разработка программы и методики опытной эксплуатации.

5.         Разработка программы и методики приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение системы

Основные задачи этапа:

1.         Проведение опытной эксплуатации.

2.         Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.

3.         Проведение приемочных испытаний.

1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

 - единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;

 - объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

 - использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;

 - обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.


Глава 2.

Выбор автоматизированной системы

 

2.1      . Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

 

Как было сказано уже выше, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

·      российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;

·      полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) [Сборец 2004: 48-56; Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33]. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.

Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.

Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами организации [Витин 2004: 54].

Еще более широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы организаций.

Актуальным на сегодня требованием, по мнению В.Э. Баласаняна, к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами [Баласанян 2003: 24]. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

4)         помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

5)         быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

6)          уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, предложенной П.М. Московой, их можно условно разделить по следующим критериям:

1) типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);

2) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;

3) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

4) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения [Московая 2004: 37-40].

Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).

В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство.

Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.

Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде [Глик 2006: 51]:

Таблица 5.

Сравнение технологий

Российская технология

Западная технология

1

2

Четко выраженный вертикальный характер движе­ния документов (руководитель - исполнитель - ру­ководитель) внутри организации Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возмож­ность попадания документа сразу к непосред­ственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание всего комплекса работ с докумен­тами в регистрационных журналах или в машино­писных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции началь­ства, контроль сроков исполнения, и т.д. Отсутствие централизованного (рамках всей ор­ганизации) контроля
Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий. Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

2.2      . Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

 

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.

Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux [www.businessdoc.ru]. В связи с этим, при установки системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.

Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны нами не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

1.         «CompanyMedia», ИнтерТраст;

2.         «Landocs», Ланит;

3.         «Optima Workflow», Оптима;

4.         «БОСС-Референт», АйТи;

5.         «Дело», Электронные Офис­ные Системы;

6.         «Documentum», Документум Сервисиз;

7.         «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.

То, что касается последней системы («Documentum»), то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее.

В отдельную таблицу вошли, выработанные нами в ходе исследований, сравнительные характеристики программных возможностей САДД, поскольку знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки явились системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт» (см. приложение 1).

Далее нами предложены функциональные характеристики САДД, которые, на наш взгляд, будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства (см. приложение 2).

Как показано в данной таблице, все представленные системы обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт».

Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Как видно из данной таблицы наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы «Дело», «Оптима» и «ЕВФРАТ-Документооборот».

Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Из приложения 2 следует, что системы «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.


Информация о работе «Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"»
Раздел: Информатика, программирование
Количество знаков с пробелами: 158977
Количество таблиц: 11
Количество изображений: 1

0 комментариев


Наверх