Управление и работа с документами

1.1. Управление и работа с документами

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Так повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении, по мнению О.В. Живаевой, делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях [Живаева 2002: 7].

Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело [Кудряев 2001: 152]. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы составляет поток внутренней документации.

Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие [Балибардина 2002: 27].

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При более внимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы с документами и содержащейся в них информацией.

1.2. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение уп­равления совершенно не развито или используется  лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и орга­низация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых ре­шений.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и ин­формации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории работы с документами;

- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа [Гайдукова 2006: 18].

Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В. Гайдуковой как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения [Гайдукова 2006: 19]. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

- как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

- отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;

- отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации. В таблице 1, составленной Е.Н. Филенко, приведены основные из них [Филенко 2006: 64].

Таким образом, бумажные и электронные до­кументы имеют свои преимущества. Традици­онные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения ин­формации с сохранением возможности воспри­ятия. С другой стороны, необходимо использо­вать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полно­та. Для оперативного информационного обес­печения (прежде всего - доведения информа­ции и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной орга­низации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электрон­ном, а при необходимости - и на других носите­лях информации применительно к конкретным задачам.

Таблица 1.

Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов

Продолжение таблицы 1