Совершенствование подсистемы "Управление персоналом" автоматизированной системы управления "БелАЗ"

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

На тему:

"Совершенствование подсистемы "Управление персоналом"

автоматизированной системы управления "БелАЗ""

МИНСК, 2009

Подсистема "Управление персоналом" действующей на предприятия автоматизированной системы управления "БелАЗ", разработанная инженерами-программистами управления информационных систем, представляет собой масштабированную информационную систему, которая установлена в локальной сети предприятия, объединенной средствами электронных коммуникаций.

Важнейшим свойством подсистемы является обеспечение многопользовательского режима с единой базой данных о сотрудниках предприятия, при этом возможна одновременная работа нескольких пользователей с информацией, что позволяет гибко распределять обязанности между сотрудниками (прием, перевод, временное перемещение, увольнение работников, формирование различных отчетов осуществляют разные инспекторы и специалисты отдела кадров). Важным свойством подсистемы является также возможность ведения нескольких отделов кадров (отделы кадров РУПП "Белорусский автомобильный завод", сталелитейного цеха в г. Могилеве, филиала "Могилевский автомобильный завод имени С.М. Кирова"), что особенно актуально, в связи с тем, что структура предприятия является территориально-распределенной.

Основными функциями подсистемы "Управление персоналом" являются:

поддержка ведения штатного расписания;

создание, редактирование личных карточек (Т-2) работников предприятия;

обеспечение развитых механизмов поиска необходимой для работы отдела кадров информации;

автоматизация подготовки различных документов (распечатка приказов (распоряжений) о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении работника осуществляется сразу из базы данных после утверждения документа, что позволяет сократить время, затрачиваемое на подготовку вышеуказанных документов машинописным способом);

автоматизация подготовки отчетов;

назначение прав доступа к информационным ресурсам системы (разрешенный доступ к различным подсистемам автоматизированной системы управления "БелАЗ" осуществляется введением табельного номера сотрудника, который присваивается каждому принимаемому на работу автоматически. и если на данный табельный номер нет прав доступа, то работу с данными базы осуществить невозможно).

Учет персональной информации производится на базе карточки "Личная карточка", в которой хранятся не только личные данные о работнике (Ф.И.О., домашний адрес, образование, семейное положение, паспортные данные и т.д. - часть I), но и данные об отпусках, аттестации, повышении квалификации, награждениях (часть II).

Подсистема предоставляет пользователю возможности облегчить ввод информации за счет развитой системы справочников. Например, для ввода информации о проживании/прописке используется полный справочник населенных пунктов Республики Беларусь и улиц в них.

В подсистеме "Управление персоналом" пользователю предоставляются мощные механизмы поиска: атрибутивный и интеллектуальный. Атрибутивный поиск позволяет производить гибкий поиск по любому сочетанию атрибутов информационных объектов. Например, можно легко выбрать работников предприятия, имеющих детей в возрасте до шести лет, владеющие английским языком, родившиеся в городе Жодино и т.д. важным свойством этого вида поиска является то, что он может быть выполнен в разрезе любого сочетания структурных подразделений предприятия.

С помощью интеллектуального поиска можно задать исходные параметры для формирования интеллектуального критерия отбора данный в любых сочетаниях по "и", "или". Комбинируя эти параметры определенным образом, получим требуемый критерий отбора. Сформированный запрос может быть сохранен в базе данных для его последующего использования. С помощью этого поиска можно создать свой набор часто используемых в работе выборок (список вакантных должностей, список уволившихся за период, список достигнувших пенсионного возраста, список подростков и т.д.). Подобный способ поиска используется в работе крайне редко, в основном, работники Отдела кадров работают с автоматически формирующимися отчетами, такими как "Журнал приема", "Журнал перевода", "Журнал увольнений", "Военно-учетный стол", которые позволяют сокращать время на создание подобного отчета и его формирование.

Подсистема "Управление персоналом" несовершенна и требует внедрения, значительного изменения и добавления различных возможностей электронно-вычислительных машин для максимальной минимизации потерь рабочего времени по работе с данными работников предприятия, необходимых для создания, в частности, резерва персонала.

На предприятии создана программа (база данных, совмещенная с основной подсистемой "Управление персоналом"), позволяющая формировать резерв на замещение руководящих должностей, но данная база работает с руководящим составом предприятия (от мастера производственного участка до генерального директора предприятия). Но резерв должен создаваться и из рабочих предприятия, имеющих среднее специальное образование и обучающихся заочно в высших учебных заведениях для получения первого высшего образования. Решением данной проблемы является создание в подсистеме "Управление персоналом" раздела и отчета "Список работников, обучающихся в настоящее время на" ("на" означает на текущую дату).

Для создания раздела используем данные подсистемы "Управление персоналом", в частности, табельный номер работника. Для этого необходимо зайти в извещение об изменении личных данных (часть 1), перейти к категории "Образование" и указать табельный номер работника.

С помощью функции "Добавление" добавим необходимую информацию с помощью справочника, как это показано на рис.1.

Рис.1. Создание карточки работника, обучающегося заочно в высшем учебном заведении

Незаполненные категории данных о работнике необходимы для помещения именно этой карточки в отчет. Актуализируя в подсистеме указанные выше данные, получаем необходимую информацию о работнике для дальнейшей работы. Информация для просмотра данных работников предприятия в извещении об изменении личных данных выглядит, как показано на рис.2.

После заполнения карточек на всех работников предприятия, обучающихся заочно в высших учебных заведениях, можно переходить к формированию отчета.

Сформированный отчет представлен на рис.3.

В нем указано также количество работников, обучающихся в настоящее время. С помощью средств поиска в данном отчете можно найти работников в разрезе всего предприятия либо в разрезе отдельного структурного подразделения, к примеру, обучающихся в Белорусском государственном университете информатики и радиоэлектроники и Белорусском национальном техническом университете одновременно, поступивших в 2001 году и обучающихся по специальности "Экономика и управление на предприятии".

Добавление данных о работнике после получения диплома о высшем образовании, как показано на рис.4, приводит к автоматическому удалению данных на этого работника из отчета и перемещению их в личную карточку, как показано на рис.5.

Рис.2. Данные об образовании работника, обучающегося заочно в высшем учебном заведении

Рис.3. Сформированный отчет "Список работников, обучающихся в настоящее время на"

Рис.4. Добавление данных об образовании работника

Рис.5. Фрагмент раздела "Личная карточка" (часть 1) Добровольского А.Н. (табельный номер №11181).

Совершенствование подсистемы "Управление персоналом" автоматизированной системы управления "БелАЗ" позволяет:

снизить трудоемкость по работе с информацией;

снизить трудоемкость на подготовку аналогичной информации (ранее подобное производилось путем выбора из имеющейся базы данных, т.е. из 10 000 чел. и 600 чел., обучающихся в высших учебных заведениях;

улучшить основные показатели работы отдела кадров по работе с резервом и персоналом предприятия в целом, подбирая работников необходимой для производственных целей квалификации (имеющейся или получаемой), максимизируя прибыль предприятия.

Экономический эффект у пользователя образуется в виде экономии средств, получаемой в результате применения усовершенствованного продукта. Затраты на совершенствование складываются из единовременных и эксплуатационных (текущих) затрат. Единовременные затраты представляют собой расходы на приобретение дополнительных комплектующих для увеличения серверной памяти (около 1000 000 р. с учетом налога на добавленную стоимость и транспортных расходов). Эксплуатационные (текущие) затраты предприятия состоят из установления доплаты в размере 10% к основной заработной плате инженера-программиста, который будет отслеживать правильность (по индексам) вводимой информации и устранять появившиеся в работе программы неполадки (оклад инженера-программиста составляет 450 000 р., следовательно доплата составляет 45 000 р. ежемесячно).

Основным источником экономического эффекта от использования усовершенствованной подсистемы является повышение оперативности и точности получаемой информации.

Если ранее информацию о работниках-студентах необходимо было готовить 2 дня (или 8∙2∙60 = 960 мин), с усовершенствованием подсистемы, программа позволяет сделать аналогичное за 10 мин, т.е. быстрее в 96 раз.

Капитальные вложения предприятия, связанные с совершенствованием подсистемы определяются по формуле

Ко=Кпр+Кос+Коб, (1)

Где Кпр - затраты на приобретение программного продукта, включая стоимость услуг по сопровождению и адаптации, р. (в нашем случае Кпр=1000 000);

Кос - затраты на освоение программного продукта, р. (Кос=0);

Коб - затраты на пополнение оборотных средств в связи с внедрением нового программного продукта, р. (Коб=0).

Таким образом, капитальные вложения, связанные с совершенствованием подсистемы составляют:

Ко=Кпр, (2)

Таким образом, Ко= 1000 000 р.

Месячные затраты на зарплату сотрудников без использования усовершенствованной подсистемы "Управление персоналом" определяются по формуле

Зс1=(Зс+Зс×Кнз) Nc×T1×И, (3)

где Зс - дневная заработная плата сотрудника, р. (Зс=20 000 р);

Кнз - коэффициент начислений на заработную плату (Киз=0,2);

Nс - число сотрудников (Nc=2);

Т1 - среднее время получения информации без использования усовершенствованной подсистемы, дней (T1=2);

И - средняя частота выполнения задачи, раз/месяц (И=3).

Зс1=(20 000+20 000×0,2) ×2×2×3=288 000 р.

Месячные затраты на зарплату сотрудников с использованием усовершенствованной подсистемы определяются по формуле

Зс2=(Зс+Зс×Кнз) Nc×T2×И+Зди, (4)

где Зс - дневная заработная плата сотрудника, занятого эксплуатацией усовершенствованной подсистемой, р.;

Кнз - коэффициент начислений на заработную плату;

Nс - число сотрудников, занятых эксплуатацией усовершенствованной подсистемой;

Т2 - среднее время получения информации с использованием усовершенствованной подсистемой, дней;

И - средняя частота выполнения задачи, раз/месяц;

Зди - ежемесячная доплата инженеру-программисту, р. (Зди=45 000).

Зс2=(20 000+20 000×0,2) ×2×0,02×3+45 000=47 880 р.

Годовая экономия затрат на заработную плату работников при использовании нового программного средства составляет:

С2=(Зс1-Зс2) ×12, (5)

гдеЗс1 - месячные затраты на зарплату сотрудников без использования усовершенствованной подсистемы, р.;

Зс2 - месячные затраты на зарплату сотрудников с использованием усовершенствованной подсистемой, р.

Сз=(288000-47880) ×12=2881 440 р.

Расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений на усовершенствование подсистемы определяется по формуле

, (6)

где Сз - годовая экономия затрат на заработную плату работников при использовании усовершенствованной подсистемы, р.;

Сш - годовая экономия затрат при решении задач при помощи усовершенствованной подсистемы, р.

Ко - общие капитальные вложения, связанные с совершенствованием подсистемы, р.

В результате применения усовершенствованной подсистемы экономия затрат при решении задач уменьшится на 30%, или в денежном выражении на 1250 000 р.

Ер= (2881 440+1250 000) / 1000 000 = 4,13 (>1).

Расчетный срок окупаемости капитальных вложений на внедрение программного средства определяется по формуле

, (7)

где Ко - общие капитальные вложения, связанные с совершенствованием подсистемы, р.;

Сз - годовая экономия затрат на заработную плату работников при использовании усовершенствованной подсистемы, р.;

Сш - годовая экономия затрат при решении задач при помощи усовершенствованной подсистемы, р.

Таким образом

Ток= 1000 000/((2881 440+1250 000) ×0,75) = 0,3 года (≈ 4 мес).

Таким образом, все затраты, связанные с совершенствованием подсистемы "Управления персоналом" АСУ "БелАЗ" окупятся через 4 месяца после начала его использования, совершенствование подсистемы является экономически оправдано.

Литература

1.         Гончаров, В.И. Менеджмент: Учеб. пособие. - Минск; Мисанта, 2003.

2.         Гринченко, В.Г. Управление персоналом: Учеб. пособие для студ. экон. спец. / В.Г. Гринченко, Е.Э. Пуровская. - Минск: БГУИР, 2006.

3.         Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие / Н.И. Кабушкин. - 7-е изд., стереотип. - М.: Новое знание, 2004.