Технічні засоби в інформаційній системі

7.3. Технічні засоби в інформаційній системі

Сучасні організації оснащені великою кількістю універсальних і спеціалізованих засобів обчислювальної техніки й оргтехніки. При цьому загальна тенденція складається в об'єднанні різних і навіть різнорідних технічних засобів у мережні структури. У такий спосіб відбувається інтеграція сфери обробки інформації з виробничою сферою, що дозволяє оперативно і гнучко реагувати на зміну виробничої ситуації і прогнозувати її, чим створюється можливість повного використання потенціалу сучасних технічних засобів і засобів обчислювальної техніки. Ієрархічний принцип побудови комплексів технічних засобів забезпечує можливість прийняття рішень нижніми найбільш близькими до виробництва рівнями ієрархії.

У сучасних інформаційних системах використовуються наступні види обчислювальної техніки: ЕОМ великогабаритні і персональні; мікропроцесори; засоби телекомунікацій; електронні друкарські машинки і композери, термінальні пристрої з убудованими мікро ЕОМ; засоби автоматизованої обробки текстової інформації.

У сучасних умовах ЕОМ використовують для обробки як цифровий так і нечислової інформації, а також текстової і графічної інформації.

У системі оперативного керування міні ЕОМ використовуються для: розробки оперативних планів і контролю за їхнім виконанням; контролю руху запасів матеріалів; розрахунку заробітної плати; контролю за надходженням замовлень; аналізу даних про збут продукції; реєстрації платежів, що надходять; ведення обліку і звітності; для перевірки якості продукції і інше.

У сучасних умовах одержало розвиток використання ЕОМ для автоматичного друкування тексту з голосу без участі друкарки. У результаті на 60-70% скоротилися витрати на введення інформації.

Розвиток систем телекомунікацій дозволило об'єднати всі технічні засоби цифрової і текстової інформації в єдину внутрифірмову систему. Найбільш ефективної вважається система інформації, заснована на одночасному використанні обчислювальної техніки і засобів автоматизованої обробки текстової інформації. Автоматизовані системи швидкого пошуку і видачі інформації створюються для збереження великого числа різних документів і полегшення користування ними.

До засобів підвищення рівня автоматизації адміністративно-управлінської праці відносяться: здійснення записів; пошук матеріалів і документів; розкладка копій документів по відповідним досьє.

До нових технічних засобів автоматизації конторської праці можна віднести: копіювальні пристрої з убудованою мікро ЕОМ для автоматизації процесу копіювання і розсилання документів; електронні друкарські машинки і композеры для автоматизації процесу передруку документів і матеріалів; інформаційна база даних для збереження текстів різних матеріалів чи їхніх індексів, для скорочення часу на їхній пошук; телекомунікаційний зв'язок, що забезпечує тісну систематичну взаємодію і координацію діяльності керівників підрозділів; фотоскладальну техніку, пристрої оптичного зчитування; електронну пошту; диктофонну техніку.

Контрольні питання:

1.         Дайте визначення поняттю інформація та інформаційне забезпечення менеджменту.

2.         Сформулюйте основні вимоги до інформації.

3.         Які засоби класифікації інформаційних систем вам відомі?

4.         Наведіть характеристику банку і бази даних.

5.         Які задачі вирішує документальне забезпечення організацій?

6.         Які види обчислювальної техніки використовуються в сучасних інформаційних системах?

7.         Дайте характеристику процесу комунікації в менеджменту.

8.         Назвіть причини неефективних комунікацій.

9.         Які засоби удосконалення комунікацій вам відомі?

Розділ ІІІ

ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

8. СТРАТЕГІЧНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ

У менеджменті питання про функції управління займає центральне місце. Через функції розкривається сутність та зміст управлінської діяльності на усіх рівнях. Виділення в менеджменті окремих функцій – це об’єктивний процес, який обумовлений складністю управління і є результатом диференціації цілеспрямованого впливу на об’єкт управління, а також розподілу та спеціалізації праці в сфері управління. Функції управління – особливий вид діяльності, що виражає напрямки цілеспрямованого впливу на відносини людей в процесі виробництва. Вони відповідають на питання, хто що робить або повинен робити в системі управління. Склад функцій управління забезпечує ефективну реакцію на всі зміни у системі управління, їх необхідно узгодити по часу, по місту виконання, між рівнями та ланками управління.

Вперше функції були описані французьким практиком та вченим А.Файолем у 1916 році – планування, організація, контроль, лідерство. Процес взаємозв’язку цих функцій показаний на рис. 8.1.

Ускладнення взаємодії з зовнішнім оточенням дозволяє сьогодні вже говорити про більшу кількість загальних функцій управління – установка цілей, розробка стратегії, планування, маркетинг, підприємництво, фінанси, організація, виробництво, контроль, координація, інновації, інформація, соціальне управління.