Навигация
ЗМІСТ
Вступ
1. Поняття інформації та її функції
2. Класифікація інформації
3. Джерела інформації
4. Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу
5. Збір та обробка матеріалу
Висновки
Література
Вступ
Тема контрольної роботи – «Інформація в управлінні».
В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Оперативне забезпечення керівника необхідною інформацією - основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому під рукою секретаря завжди повинні знаходитися інформаційні й довідкові посібники.
Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, пов'язаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отримати з комп'ютерних правових систем «Референт», Консультант плюс» та ін. Велику допомогу в роботі секретаря з пошуку необхідної інформації може надати офісна бібліотечка. Під час аналізу публікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних виданнях секретар повинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.
Нині одним з основних джерел найрізноманітнішої інформації стала мережа Internet.
По закінченні збору інформації секретар повинен вибрати форму її представлення керівнику. Це залежить від наявності часу, відповідних технічних засобів і побажань керівника. За наявністю часу підібраний матеріал можна оформити у вигляді реферату, який являє собою короткий виклад відомостей із різних джерел.
Мета контрольної роботи – ознайомитися з поняттям інформації та її функціями, класифікацією інформації, джерелами інформації, суттю та основними принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, збіром та обробкою матеріалу.
1. Поняття інформації та її функції
Роль і значення інформації в роботі секретаря-референта важко переоцінити. Адже ще древні небезпідставно говорили про те, що хто володіє інформацією, той володіє світом. Без сумніву, сьогодні ці слова, як ніколи, звучать актуально. Ніхто не заперечить, що своєчасна, точна, достовірна інформація забезпечує секретареві успіх і авторитет у колективі, повагу в керівництва. Отже, він мусить володіти, принаймні, мінімумом знань про інформацію в управлінні. Подаємо основи теоретичних знань про інформацію, її функції, класифікацію, джерела, суть організації інформаційно-аналітичного процесу.
Історично склалось так, що поняття «інформація» асоціювалось зі змістом якогось сигналу, повідомлення, що, в свою чергу, слугував стимулом для певних дій тих чи інших суб'єктів. Інформація - атрибут матеріального світу, без якого неможлива життєдіяльність будь-якої живої істоти, а не лише людини. Відповідно виділяють біологічну інформацію, що функціонує в живій природі, і соціальну, котра функціонує в суспільстві.
Будь-який процес у людському суспільстві нерозривно пов'язаний з прийомом, опрацюванням інформації та управлінням, з тим, як швидко та ефективно це робиться. Як свідчить досвід еволюції живої природи та людського суспільства, чим краща групова організація, тим більше додаткових переваг мають індивіди, об'єднані в ці групи. А функціонування групи, як відомо, передбачає якісно вищий рівень управління, а отже, й інформаційної діяльності порівняно з суто індивідуальною організацією. Адже управління неможливе без збору, обробки, передачі та накопичення інформації.
Інформація - це зміст повідомлення про сукупність явищ і подій, що становлять інтерес для зацікавлених осіб та організацій, підлягають реєстрації та обробці.
Інформацію можна поділити на структурну (або зв'язану) та оперативну (чи робочу). Структурна (зв'язана) інформація притаманна об'єктам живого та неживого світу природного та штучного походження й являє собою, так би мовити, "уречевлену" інформацію. Тобто будь-який предмет або процес, що відображається органами відчуття суб'єкта, є джерелом структурної інформації.
Основна функція інформації полягає в повідомленні суб'єкту про стан середовища, в якому проходить його життєдіяльність, у зниженні ступеня невизначеності тієї чи іншої ситуації. У найзагальнішому плані інформацію поділяють на масову та спеціальну. Масова інформація виконує функцію спілкування, а спеціальна - забезпечує процес створення матеріальних і нематеріальних благ.
Для ефективного управління, яке полягає у здійсненні цілеспрямованого впливу суб'єкта на об'єкт, що, в свою чергу, передбачає збирання, передачу, обробку та накопичення необхідної інформації, прийняття та реалізацію відповідних рішень, а також контроль за виконанням цих рішень, надзвичайно важливе значення має і ряд інших якісних характеристик інформації, а саме: її точність, достовірність, повнота, коректність і оперативність.
Точність інформації - це припустимий рівень її викривлення, що визначається характером завдань, які вирішує той чи інший суб'єкт. У свою чергу, достовірність інформації визначається її властивістю відображати реально існуючі об'єкти з необхідною точністю. У цьому плані інформація, оприлюднена, наприклад, в пресі, для фінансових органів буде недостовірною. Властивість інформації містити в собі необхідний мінімальний обсяг відомостей для прийняття правильного рішення називається повнотою інформації. Як бачимо, точність, достовірність і повнота інформації є однотипними взаємозв'язаними характеристиками.
Надзвичайно важливе значення, з точки зору управління, має така характеристика інформації, як її оперативність, тобто актуальність інформації за умов зміни ситуації.
А для того, щоб процес управління чи навіть просто спілкування був продуктивним, інформація повинна однозначно сприйматися всіма споживачами, тобто бути коректною.
Разом із якісними існують і кількісні характеристики інформації. Кількість інформації - це міра, що характеризує зменшення ступеня невизначеності ситуації після отримання певного повідомлення. Одиницями виміру кількості інформації є біти, байти, кілобайти, мегабайти тощо.
Похожие работы
... і дій. Із переліку задач можна побачити, що інформаційна технологія управління направлена на створення різних видів звітів. Основні види звітів, що розроблюються з використанням інформаційної технології управління - регулярні та спеціальні звіти: · Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їх створіння, наприклад місячний аналіз продаж компанії. ...
... успішно працювати і приносить прибуток своїм господарям. Головним стратегічним напрямком компанія ВЕК вибрала забезпечення високої якості обладнання та послуг. 2. Інформаційні потреби управлінського апарату підприємства Інформаційні системи, як і інформація і інформаційні технології, існували з моменту появи суспільства, оскільки на будь-якій стадії його розвитку є потреба в управлінні. А ...
... рідною мовою. Крім того, надається широкий набір засобів підтримки системи й консультаційних послуг. 4. Характеристика змін в системі управління в результаті впровадження обраної інформаційної системи управління Проаналізувавши запропоновані інформаційні системи керівництво обрало систему Галактика. Після впровадження цієї системи організація управління установою значно поліпшилася. Так, ...
... ERP програм. Цей програмний продукт автоматизує майже весь спектр виробничо-економічних і фінансово-господарських функцій корпорації, у тому числі й маркетингову діяльність. Окремі функції управління маркетингом здійснюються в таких функціональних модулях: ¾ виробниче планування (РР). Модуль використовується для організації планування та контролю виробничої діяльності підприємств. ...
0 комментариев