Аналіз методів автоматизації обробки облікової інформації

Міністерство освіти і науки України

Вінницький національний технічний університет Інститут автоматики, електроніки та комп’ютерних систем управління Факультет АКСУ Кафедра АІВТ

Аналіз методів автоматизації обробки облікової інформації

Курсова робота з дисципліни «Обчислювальна техніка та програмування»

2007

Зміст

Вступ

1 Загальні відомості

2 Функціональне призначення

3 Аналіз методів рішення задачі

4 Опис логічної структури задачі

5 Технічні засоби, що використовуються у програмі

6 Порядок роботи із програмою

6.1 Виклик та завантаження програми

6.2 Вхідні дані

6.3 Вихідні дані

6.4 Інструкція користувача

Додатки

Додаток А Лістинг програми

Додаток Б Схема функціонування програми

Додаток В Тестовий приклад

Анотація

В роботі розроблено базу даних для автоматизації облікової інформації. База розроблена В СУБД Access. Обґрунтовано вибір СУБД. Представлено алгоритм, лістинг програми та віконні форми бази даних.

Вступ

Уява про те, що таке база даних, ми можемо отримати, заглянувши в свою записну книжку, заповнену однотипними записами, що зберігають інформацію про фамілії, імена, адреси і телефони друзів, родичів і знайомих. При необхідності ми звертаємось до цієї “ Бази даних ”, щоб отримати ту чи іншу інформацію.

Бази даних, що створюються в запам’ятовуючих пристроях комп’ютера, подібні картотекам, але на відміну від записної книжки можуть містити сотні і тисячі записів, що зберігають сукупність взаємопов’язаної інформації про ті чи інші об’єкти. Головна перевага, яку нам дає перехід до автоматизованого ведення бази даних – швидкий пошук необхідної інформації і представлення її в потрібній формі.

Так, автоматизована картотека обліку робітників підприємства дає можливість співробітнику відділення кадрів за кілька секунд отримати інформацію на такі запити:” Видати список співробітників, що знаходяться у відпустці в тому числі: в чергових, учбових, за дозволом адміністрації… ” чи “ видати список співробітників, що закінчують в наступному році вищі навчальні заклади ” і т.д.

На невеликих фірмах працівники власноруч створюють свої бази даних, які притаманні тільки цій фірмі, цим самим відкидаючи купівлю дорогого програмного забезпечення у інших фірм. Для створення своєї бази даних необхідно мати хоча б один ПК із в строєним в ньому необхідним для цього пакетом програм.

База даних – це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області ( під предметною областю тут розуміють, наприклад школу, університет, підприємство, район та ін.), до якої мають доступ багато програм. Процес створення комп’ютерної бази даних складається з переносу інформації з традиційних паперових документів (картотек, таблиць ) на магнітні диски комп'ютера. Послідовність даних, що записуються на магнітний диск комп’ютера, називають файлом бази даних. Файл бази даних складається з окремих записів, кожен з яких вміщує інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Запис файлу складається з окремих полів, кількість яких відповідає числу граф таблиці чи числу стрічок, що заповнюються. Створення бази даних починається з опису структури записів, що в ній зберігаються. Термін ведення бази даних характеризує операції, що виконуються над базою даних для підтримки її в актуальному стані. Процес внесення змін і виправлення помилок в документах бази даних називається редагуванням. Використання бази даних припускає виконання дій по пошуку й одержанню в заданому вигляді збереженої в ній інформації.

1 Загальні відомості

Особливості розробки баз даних.

Програми для роботи з базами даних являються чи не самим поширеним видом програмного забезпечення. Вони мають більш ніж тридцятилітню історію розвитку зі збереженням наслідування та стійких традицій. Їх ідеологічна цілісність пояснюється тим, що в основі програм такого роду лежить концепція моделі даних, тобто деякої абстракції представлення даних. У більшості випадків передбачається, що дані представлені у вигляді наборів, що складаються із записів. Структура всіх записів в наборі однакова, а кількість записів являється змінною. Елементи даних, з яких складається кожний запис, називають полями.

При розробці бази даних переслідуються такі основні цілі:

- задоволення особистих потреб чи потреб організації в періодичному чи регулярному одержанні інформації довідкового чи економічного характеру;

- усунення чи мінімізація дублювання даних. Для досягнення цієї мети у великих організаціях необхідно використовувати розподілені бази даних, у яких для збереження інформації використовуються кілька серверів. На кожному із серверів зберігається окрема база даних, але усі вони зв'язані між собою за допомогою локальних чи глобальних мереж таким чином, щоб їх можна було використовувати як єдину базу даних;

- забезпечення групам користувачів швидкого доступу до окремих інформаційних елементів бази даних відповідно до їхніх прав і потреб.

- забезпечення можливості наступного розширення бази даних для задоволення постійно зростаючих потреб організації. Під розширенням у даному випадку мається на увазі установка додаткового програмного забезпечення, приведення у відповідність вимогам державних стандартів, що змінюються, впровадження нових програм обробки документів і програм підтримки прийняття рішень;

- підтримка цілісності бази даних, що дозволяє забезпечити використання тільки правильної, попередньо перевіреної інформації;

- запобігання доступу до бази даних неавторизованих користувачів;

- дозвіл доступу тільки до визначених інформаційних елементів бази даних, необхідних окремим категоріям користувачів в процесі їхньої роботи. Наприклад, права перегляду чи зміни визначених таблиць бази даних можуть бути надані тільки конкретним групам користувачів;

- додавання чи редагування інформації бази даних тільки авторизованими користувачами.

Всі програми для роботи з БД підтримують в тій або іншій формі чотири основні операції:

- додати в базу даних один або декілька записів;

- видалити з бази даних один або декілька записів;

- знайти в базі даних один або декілька записів, що задовольняють заданим умовам;

- обновити в базі даних значення декількох полів в одному або декількох записах.

Більшість таких програм підтримують, окрім цього, механізм зв‘язків між різними наборами, що входять в базу. Наприклад, зв‘язок може встановлюватись явним чином, коли значенням деяких полів є посилання на дані що містяться в іншому наборі, такі БД називаються мережевими; або ж зв‘язок може встановлюватись неявним чином, наприклад по співпаданню значень полів в різних наборах, такі БД називаються реляційними .

Тепер практично неможливо уявити сучасний світ без повсякденного і широкого застосування комп’ютерних технологій. Комп’ютер став неодмінним атрибутом робочого місця багатьох професій.

Виготовлення програмного забезпечення зараз є задачею не поодиноких програмістів, а являє собою високотехнологічну галузь.

Розроблена в даній курсовій роботі програма стане незамінним помічником на будь-яких підприємствах та установах , які виконують операції купівлі , виготовлення, продажу товарів. На сьогоднішній день можна говорити про актуальність цієї програми , а тому вона знайде широке практичне застосування на виробництві при виконанні обрахунків.